Что такое угловой штамп. Печати и штампы в организации

Содержание
  1. Печати и штампы. Словарь терминов
  2. «за 7-ю печатями»
  3. Гербовая печать
  4. Датер
  5. Нумератор
  6. Оснастка
  7. Оттиск
  8. Печать
  9. Печать рельефная
  10. Печать с защитой
  11. Печать по ГОСТ
  12. Печать по оттиску
  13. Плакетка
  14. Пломбиратор
  15. Подушка штемпельная
  16. Прикладная печать
  17. Самонаборные печати и штампы
  18. Сфрагистика
  19. Ударное клеймо
  20. Факсимиле
  21. Штамп
  22. Экслибрис
  23. Делопроизводство от А до Я. Как использовать печати и штампы в организации
  24. Как использовать печати в организации
  25. Основные виды печатей
  26. Печати в государственных организациях
  27. Печати в коммерческих организациях
  28. Какие документы нужно заверять основной и вспомогательной печатями
  29. Как использовать штампы в организации
  30. Как хранить печати и штампы
  31. Как вести учет печатей и штампов
  32. Замена и приобретение печатей и штампов
  33. Кто несет ответственность за печати и штампы
  34. Какие документы нужно заверять основной и вспомогательной печатями
  35. Как использовать штампы в организации
  36. Как хранить печати и штампы
  37. Как вести учет печатей и штампов
  38. Замена и приобретение печатей и штампов
  39. Кто несет ответственность за печати и штампы
  40. Штамп и печать: их разница и отличие. Все о печатях и штампах
  41. Что представляет собой печать?
  42. Какие виды печатей существуют?
  43. Что такое штамп?
  44. Основные различия между штампом и печатью
  45. Еще статьи которые могут вас заинтересовать:

Печати и штампы. Словарь терминов

Что такое угловой штамп. Печати и штампы в организации

Булла (лат. bulla шарик; позднелат. печать, документ, скрепленный печатью) – круглая металлическая (из свинца, серебра, золота) печать, обычно скреплявшая папский или императорский, королевский акты в средневековой Европе.

К списку

«за 7-ю печатями»

Это выражение библейского происхождения. Семью печатями удерживают сатану от преждевременного прихода в мир. Когда ангелы, сняв последовательно семь печатей (протрубив при этом и произведя величайшие бедствия), освободят его, начнётся адское правление на земле.

В переносном смысле “держать за семью печатями” говорят в тех случаях, когда что-то сохраняется в величайшей тайне и/или тщательно охраняется.

К списку

Гербовая печать

[faq=вопрос]изготавливаются для государственных предприятий, учреждений и ведомств и содержат в себе государственную символику РФ. Такие печати изготавливаются по вступившему в силу 1 июля 2003 года ГОСТ Р 51511–2001 “Печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Форма, размеры и технические требования”

К списку

Датер

Датер – это штамп с датой. Датер имеет широкий спектр применения, очень прост и удобен.

Автоматический механизм помещен в надежный пластиковый или цельнометаллический корпус со встроенной подушкой и содержит расположенные на барабане вертикальные ленты из резины: две с цифрами от 0 до 9 для обозначения дня, одну с обозначением месяца, одну с четырехзначным обозначением года.

При помощи выступающих колесиков путем прокрутки устанавливается нужная дата. Окрашенный оттиск получается при нажатии на верхнюю часть корпуса. Такой цифровой датер чаще всего используется в банках при оформлении платежных документов.

К списку

Нумератор

Нумератор – это штамп с номером. Его отличие от датера в том, что вместо даты на ленточках – у него цифры: путем прокрутки колесиков устанавливается нужная комбинация.

К списку

Оснастка

Оснастка – то, на что наклеивается печать.

Виды оснасток:

    Автоматическая оснастка – устройство для проставления оттисков печати или штампа, содержащее в себе штемпельную подушку и обладающее рядом несомненных преимуществ по сравнению с ручными оснастками:[list]
  • Клише находится в постоянном контакте со штемпельной подушкой. Это обеспечивает получение полного и четкого оттиска печати.
  • Исключает проскальзывания печати в момент простановки оттиска. Таким образом, оттиск печати на документе никогда не получится смазанным.
  • Исключается простановку оттиска “с размаху”, снижается нагрузка на клише и отсутствует его деформация при эксплуатации печати. Этим обеспечивается долгий срок службы печати.
  • Клише печати находится внутри автоматической оснастке, что исключает возможность случайного повреждения его поверхности.
  • Так как нет перегрузки клише, мелкие элементы рельефа не деформируются, обеспечивают воспроизведение скрытого изображения в оттиске в весь период эксплуатации печати.

Ручная оснастка – приспособление для проставления оттисков, требующее дополнительного использования штемпельной подушки. Существуют металлические, пластиковые и деревянные ручные оснастки различного исполнения в т.ч. карманные.

К списку

Оттиск

Оттиск – след, оставляемый печатью или штампом.

К списку

Печать

Печать – По словарю русских слов Даля – ручная вещица разного вида, с вырезанным на ней письмом, вензелем, тамгой, знаками, гербом или иным начертаньем, для оттиска на сургуче, на воску, либо чернью и краской, что служит рукоприкладством.

К списку

Печать рельефная

Печать рельефная – печать для проставления давленых оттисков на бумаге. Служат в виде дополнительной степени защиты от подделки документа.

К списку

Печать с защитой

Печать с защитой – печать с дополнительными элементами защиты от подделки.

К списку

Печать по ГОСТ

Печать по ГОСТ – (Гербовые печати) – изготавливаются для государственных предприятий, учреждений и ведомств и содержат в себе государственную символику РФ. Такие печати изготавливаются по вступившему в силу 1 июля 2003 года ГОСТ Р 51511–2001 “Печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Форма, размеры и технические требования”.

К списку

Печать по оттиску

Печать по оттиску – точная копия печати с соблюдением шрифтов, расстояний между буквами и словами.

К списку

Плакетка

Плакетка – слово французского происхождения (plaquette, уменьшительное от plaque – пластинка, дощечка). Имеет этот термин несколько значений:

  • пластинка из металла, керамики или другого материала рельефным изображением, предназначенная для украшения мебели, бытовых предметов и т.д;
  • произведение медальерного искусства, для которого характерны прямоугольная, многоугольная или близкая к прямоугольной форма.

Кроме того, в современный обиход это слово вошло с еще одним понятием, означающее награду, диплом, грамоту, сертификат, свидетельство и т. д. Конструктивно плакетка состоит из деревянной подложки и металлической пластины. Для основы используют различные породы дерева, чаще всего – орех, бук, вишню.

К списку

Пломбиратор

Пломбиратор – ручной инструмент, изготовленный из стали. Используется для опломбирования контейнеров, ящиков, мешков для банка, помещений, различных измерительных приборов, счетчиков и т.п. свинцовыми или пластиковыми пломбами. При креплении пломб рекомендуется применять специальную витую пломбировочную проволоку, которая надежно фиксирует пломбу.

К списку

Подушка штемпельная

Подушка штемпельная – пропитанная штемпельной краской ткань или иной материал.

К списку

Прикладная печать

Прикладная печать – средневековая печать-матрица, которую прикладывали к воску или специальной мастике, утверждая, таким образом, соответствующие документы. Известные археологам прикладные делятся на три основных типа:

  1. костяные миниатюрные изделия, напоминающие шахматные фигурки с вырезанными изображениями на нижней плоскости;
  2. костяные или металлические медальоны с ушками и гравированными изображениями, так называемые шейные печати;
  3. металлические перстни-печати.

Менее чем в половине случаев печати всех указанных типов помимо изображений имеют гравированные негативные надписи, содержащие имена и указания на социальный статус владельцев.

К списку

Самонаборные печати и штампы

Самонаборные печати и штампы – оснастка с пластиной, в которой предусмотрены пазы для крепления прилагаемых литер (букв) из касс. Это позволяет легко и быстро набрать требуемый текст и произвести нужное количество оттисков, не приобретая отдельной печати. Несколькими движениями штамп “оплачено” превратится в солидное “одобряю”.

Существует несколько типов самонаборных печатей, отличающихся формой и количеством текста. Прямоугольные штампы могут нести от одной до 6-ти строк, круглые печати имеют от одного до 4-х кругов текста.

В комплект самонаборной печати входят несколько наборных касс, количество и соотношение литер в которых рассчитано так, что Вы можете не опасаться нехватки “редких” букв вроде ё или твердого знака. Кассы содержат русские и латинские литеры и цифры.

Недостаток у самонаборных печатей лишь один – они не позволяют использовать в оттиске изображения, являясь по своему характеру текстовыми.

К списку

Сфрагистика

Сфрагистика – Сфрагистика (греч. “сфрагис” — печать) — вспомогательная историческая дисциплина, изучающая печати, а также пломбы, цилиндры, буллы, геммы, скарабеи, керамические и гончарные клейма, знаки — штампы, кустодии и т.д. Сфрагистика изучает как матрицы печатей, т.е. рисунки печатей, вырезанные на твердых предметах, так и их оттиски, т.е. отпечатки.

Основная функция печатей — удостоверение предметов и документов. Сфрагистические материалы составляют важную часть музейных коллекций Новгородского музея-заповедника, Эрмитажа, Исторического музея и др.

Новгородский музей-заповедник владеет богатым собранием печатей — около 1500 единиц, из которых 1000 — актовые печати Древней Руси. Эрмитаж — около 2000 единиц русских и западноевропейских печатей.

Печати, гербовые и должностные знаки (более 8000 единиц) находятся в отделе Нумизматики ГИМ.

К списку

Ударное клеймо

Ударное клеймо – позволяет получать на изделии изображение в виде букв, цифр и графики. Ударные клейма изготавливают из высокоуглеродистой инструментальной закаленной стали У-8А с показателем твердости 56 НRC.

Для клеймения используют материал с более низким показателем твердости. Профиль ударного клейма обычно выполняется прямоугольным или заостренным.

Применяется в различных отраслях промышленности, технике, прикладных областях искусства.

К списку

Факсимиле

Факсимиле – (от латинск. “fac simile” = “делай подобное”) – печать, клише, с помощью которого воспроизводится собственноручная подпись лица, человека, подписывающего множество документов, бумаг. Факсимиле приравнивается к подписи лица собственной рукой – факсимильные документы, как правило, обладают юридической силой.

Факсимиле предполагает воспроизведение всякого графического оригинала передающее его вполне точно, со всеми подробностями.

В прежнее время Факсимиле делалось посредством прорисовки оригинала через прозрачную бумагу и затем гравирования на металле или дереве и литографирования, в новейшее же время изготовление подобных снимков очень облегчилось.

К списку

Штамп

Штамп – это вид печати прямоугольной формы. Штампы формально заменяют рукописную или машинописную запись в повторяющихся однотипных ситуациях в основном при бумажном делопроизводстве. В этом случае штампы по существу представляют собой реквизиты, участвующие в придании документу юридической силы и ускоряющие документооборот.

Виды штампов:

    Угловой штамп используется в том случае, если в организации или у предпринимателя отсутствуют типографские или “электронные” бланки. Угловой штамп может использоваться при краткосрочной переписке, выдаче текущих справок и т. п. В данном случае угловой штамп, изготовленный в соответствии с необходимыми требованиями, придает документу официальный характер. В угловых штампах строки размещаются в следующем порядке (сверху-вниз) – центральное учреждение (министерство), управление, организация (учреждение, предприятие). Данные реквизиты, указанные в тексте угловых штампов и печатей одних и тех же организаций должны совпадать.Регистрационный штамп устанавливает ответственность организации за документ, начало отсчета срока исполнения. Он содержит: наименование предприятия, поля для указания даты поступления и номера (индекса) входящего документа. Данный штамп не проставляется на приложениях к документу.Штамп ограничения доступа ограничивает распространение документа, например, гриф ДЛЯ СЛУЖЕБНОГО ПОЛЬЗОВАНИЯ, СЕКРЕТНО, КОНФИДЕНЦИАЛЬНО. Такие грифы ограничения доступа проставляются в верхнем правом углу каждого листа документа. Гриф может быть дополнен данными, предусмотренными законодательством об информации, отнесенной к государственной тайне и конфиденциальной информации.Штамп с реквизитами предприятия, как правило, небольшого размера, с рамкой, включает краткое наименование фирмы, место регистрации, ИНН.Адресный штамп юридического лица должен содержать полное наименование, полный почтовый адрес предприятия, входящий и исходящий номера, дату. Кроме того, может включать e-mail и адрес сайта организации.Банковский штамп включает платежные реквизиты, наименование фирмы, юридический адрес и ИНН.Маркировочные штампы используются для внутренних нужд предприятия. Их размеры, форма и содержание не регламентируются. Использование специальной штемпельной краски позволяет применять такие штампы для решения производственных задач – маркировки тары, тканей, пластмассы и других поверхностей.

К списку

Экслибрис

Экслибрис – (от _la. ex libris «из книг») — книжный знак, наклеиваемый владельцами библиотек на книгу, преимущественно на внутреннюю сторону переплета. В настоящее время печать на книгах, указывающая на принадлежность той или иной частной библиотеке.

Обычно на экслибрисе обозначены имя и фамилия владельца и рисунок, лаконично и образно говорящий о профессии, интересах или о составе библиотеки владельца. Родиной экслибриса считают Германию, где он появился вскоре после изобретения книгопечатания. В России экслибрис появился при Петре I.

Простейший экслибрис представляет собой бумажный ярлык с именем владельца книги (иногда в сочетании с девизом или эмблемой). Художественные экслибрисы представляют собой произведения печатной графики.

Среди художественных экслибрисов различают:

  • гербовые, которые воспроизводят герб владельца и характерны главным образом для XVI—XVIII веков;
  • вензелевые с орнаментально разработанными инициалами владельца;
  • сюжетные, которые стали наиболее популярными в XX веке и представляют собой изображения пейзажей, архитектурных мотивов, различных эмблем.

Древнейший русский экслибрис – это рисованный от руки книжный знак игумена Досифея обнаруженный в книгах Соловецкого монастыря за 1493 – 1494 гг.

К списку

Источник: https://1stamp.ru/page/slovar-terminov

Делопроизводство от А до Я. Как использовать печати и штампы в организации

Что такое угловой штамп. Печати и штампы в организации

Какую печать выбрать и чем штампы отличаются друг друга? В этом вопросе вам поможет закон. Порядок использования печатей и штампов был закреплен 40 лет назад, и до сих пор он остается неизменным. Однако есть нюансы, о которых необходимо помнить во время работы с печатями и штампами.

Как использовать печати в организации

Положения о порядке использования печати, зафиксированные в Единой государственной системе делопроизводства (ЕГСД), были одобрены постановлением Госкомнауки Совмина СССР от 04.09.1973 г.

№ 435 и рекомендованы для использования всеми министерствами, ведомствами и их подведомственными учреждениями, организациями и предприятиями при совершенствовании делопроизводства.

Положения о печати, зафиксированные в ЕГСД, сохраняют действие до настоящего времени.

Оттиск печати проставляется на подлинных документах, удостоверяющих права должностных лиц, факты расхода денежных средств и материальных ценностей, на расчетно-платежных документах, удостоверениях, доверенностях, на организационных документах (например: положения, уставы, учредительные документы, штатные расписания и др.). Оттиск печати проставляется также во всех случаях, когда необходимо удостоверить права должностных лиц организации, подтверждающих расходование денежных средств и материальных ценностей и др.

Важно знать:

  1. Оттиск печати ставится на документах для удостоверения их подлинности, подтверждения их юридической силы.
  2. Печати изготавливаются в строго ограниченном количестве и исключительно в служебных целях.

Основные виды печатей

По своему назначению печати подразделяются на основные (гербовые и печати юридических лиц) и вспомогательные (простые).

Печати в государственных организациях

В статье 4 Федерального конституционного закона от 25.12.2000 г.

№ 2-ФКЗ «О государственном гербе Российской Федерации» определено право на воспроизведение государственного герба Российской Федерации на печатях федеральных органов государственной власти, иных государственных органов, организаций и учреждений, на печатях органов, организаций и учреждений независимо от форм собственности, наделенных отдельными государственно-властными полномочиями, а также органов, осуществляющих государственную регистрацию актов гражданского состояния.

Что представляет собой гербовая печать? Гербовая печать имеют круглую форму. В центре находится изображение государственного герба Российской Федерации, а по окружности – наименование организации.

Герб города и района Российской Федерации помещается на печатях органов представительской и исполнительной власти города и района в соответствии с нормативно-правовыми актами этого города или района.

Печати в коммерческих организациях

В негосударственных организациях используется печать фирмы, которая приравнивается к гербовой. В центре такой печати размещается эмблема или аббревиатура организации с указанием ее наименования, по окружности – полное наименование организации с указанием ее организационно-правовой формы и номера ее государственной регистрации (в регистрационном реестре).

Пункт 7 ст. 2 Федерального закона от 26.12.

1995 № 208-ФЗ «Об акционерных обществах» устанавливает состав информации в печати общества: «Общество должно иметь круглую печать, содержащую его полное фирменное наименование на русском языке и указание на место его нахождения. В печати может быть также указано фирменное наименование общества на любом иностранном языке или языке народов Российской Федерации».

Организации могут иметь простые (вспомогательные) печати. Они воспроизводят наименование организации, ее структурное подразделение и вид печати. В этом случае в печати должна содержаться дополнительная надпись: «Секретариат», «Для счетов», «Для справок», «Для пакетов», «Для копий» и т.д.

Простые (вспомогательные) печати могут быть квадратными, круглыми, прямоугольными, треугольными, овальными.

Лица, уполномоченные проставлять печать на документы должны знать, что оттиск печати, заверяющий подлинность подписи должностного лица ставится на свободном от текста месте, не захватывая личную подпись должностного лица.

На документы финансового характера печать проставляется без захвата наименования должности и подписи, на специально отведенном месте. Как правило, место проставления печати отмечается символом «М.П.»

Какие документы нужно заверять основной и вспомогательной печатями

В делопроизводственной практике принято составлять индивидуальный для каждой организации список документов, на которые проставляется печать. Он вводится в действие приказом руководителя или является приложением к инструкции по работе с документами. Так же в организации издается приказ (распоряжение) со списком должностных лиц (руководителей), имеющих право подписи на документах.

Рекомендуемый перечень документов, которые заверяются основными печатями:

  • акты (приема законченных строительством объектов, оборудования, выполненных работ; списания; экспертизы и т.д.);
  • архивные справки;
  • архивные копии;
  • доверенности (на получение товарно-материальных ценностей, ве¬дение дел в арбитраже и т.д.);
  • договоры (о материальной ответственности, поставках, подрядах, научно-техническом сотрудничестве, аренде помещений; о производст¬ве работ и т.д.);
  • задания (на проектирование объектов, технических сооружений, капитальное строительство; технические и т.д.);
  • заключения и отзывы;
  • заявления (на аккредитив; об отказе от акцепта и т.д.);
  • исполнительные листы;
  • командировочные удостоверения;
  • нормы расхода;
  • образцы оттисков печатей и подписей работников, имеющих право совершения финансово-хозяйственных операций;
  • письма гарантийные (на выполнение работ, услуг и т.д.);
  • поручения (бюджетные; банковские; пенсионные; платежные (свод¬ные, в банк; на получение и перевод валюты, на импорт и т.д.);
  • положения об организациях;
  • представления и ходатайства (о награждении орденами и медалями, премиями и т.д.);
  • реестры (чеков; бюджетных поручений, представляемые в банк);
  • сметы расходов (на содержание аппарата управления; на калькуля¬цию к договору и т.д.);
  • соглашения;
  • справки (лимитные; о выплате страховых сумм; использовании бюджетных ассигнований на заработную плату; о начисленной и при¬читающейся заработной плате и т.д.);
  • спецификации (изделий, продукции и т.д.);
  • титульные списки;
  • удостоверения;
  • уставы организаций;
  • штатные расписания.

Оттиски вспомогательных печатей проставляется:

  • для заверения справок;
  • на копии документов;
  • на выписки из документов;
  • учетные документы и др.

Как использовать штампы в организации

Помимо основных и вспомогательных печатей, в делопроизводстве организации используются штампы. Штамп – это вид печати прямоугольной формы. Штампы формально заменяют рукописную запись в повторяющихся однотипных ситуациях в бумажном делопроизводстве. В этом случае штампы, представляют собой реквизиты, участвующие в придании документу юридической силы и ускоряющие документооборот.

Штампы бывают нескольких видов:

  • угловой (адресный);
  • регистрационный;
  • ограничения права доступа;
  • с реквизитами организации;
  • маркировочные.

Угловой (адресный) штамп используется, если в организации отсутствует типографские или «электронные» бланки. Угловой штамп может использоваться при переписке, выдаче текущих справок и т.п.

В данном случае угловой штамп, изготовленный в соответствии с необходимыми требованиями, придает документу официальный характер. В угловых штампах реквизиты организации располагаются в той же последовательности, что и в бланке. Реквизиты, указанные в угловых штампах и печатях, должны совпадать.

Размер углового штампа, как правило, соответствует размерам углового бланка (70х100 мм).

Регистрационный штамп содержит наименование организации, поля для указания даты поступления и номера (индекса) входящего документа. Такой штамп устанавливает ответственность организации за документ, начало отсчета срока исполнения. В регистрационный штамп не проставляется на приложениях к документу, а только на самом документе.

Штамп ограничения права доступа проставляется в верхнем правом углу каждого листа документа, на журналах регистрации документов с ограниченным правом доступа и на пакетах с документами с ограниченным правом доступа. Этот штамп может быть дополнен данными, предусмотренными законодательством об информации, отнесенной к государственной тайне и конфиденциальной информации.

Штамп с реквизитами предприятия, как правило, небольшого размера с рамкой. Он включает краткое наименование организации, место регистрации, ИНН.

Маркировочные штампы используются для внутренних нужд предприятия (маркировки продукции, тары и др.) с использованием специальной штемпельной краски. Их размеры, форма и содержание не регламентируются.

Как хранить печати и штампы

Основная круглая печать организации должна находиться у руководителя отдела, назначенного приказом руководителя организации, и храниться у него в сейфе.

Она может выдаваться под расписку другим работникам в случаях, когда этот руководитель отсутствует длительное время либо возникает необходимость использования печати в выходные и праздничные дни или использования ее за пределами организации.

Простые (вспомогательные) печати и штампы находятся у работников организации, ответственных за их использование и сохранность.

Вспомогательные штампы хранятся в закрывающихся столах. Основные и простые (вспомогательные) печати, угловой (адресный) штамп хранятся в опечатываемых сейфах (металлических несгораемых шкафах), доступ к которым имеет работник, получивший печати и штампы и отвечающий за их сохранность.

Как вести учет печатей и штампов

Для учета печатей и штампов необходимо вести журнал, который находится у работника, ответственного за сохранность печатей и штампов. Журнал должен вестись по правилам ведения документов строгой отчетности. Каждый лист журнала нумеруется, журнал прошнуровывается, скрепляется печатью (штампом) и подписью руководителя организации. Журнал хранится в несгораемом шкафу (сейфе).

Поступившие печати и штампы должны быть немедленно зарегистрированы в журнале учета печатей и штампов. 

Для проведения проверок состояния учета и хранения печатей и штампов в организации могут создаваться специальные комиссии.

По результатам проверки составляется справка (акт), представляемая руководителю для принятия мер по обеспечению надлежащего учета и условий хранения печатей и штампов.

При переводе или увольнении работника, ответственного за учет и хранение печатей и штампов, руководитель назначает комиссию для проверки фактического наличия печатей и штампов.

Результаты проверки отражаются в акте приема-передачи печатей и штампов другому работнику, назначенному приказом руководителя ответственным за их учет и хранение. В акте должно быть приложение с оттисками печатей и штампов.

Замена и приобретение печатей и штампов

Замена и приобретение печатей (штампов) производятся на основании приказа (распоряжения) руководителя по представлению руководителей структурных подразделений организации.

Для изготовления печатей и штампов оформляется заказ в организацию (фирму), изготавливающую печати и штампы. Печати и штампы числятся за получившим их лицом до их передачи (сдачи) либо замены (уничтожения).

Печати (штампы), подлежащие замене, уничтожаются.

Уничтожение печатей и штампов производится комиссией, которая создается приказом руководителя организации.

Способ уничтожения определяется комиссией. Уничтожение печатей и штампов предполагает полное разрушение их печатающей поверхности и формы, не допускающее возможности восстановления и дальнейшего использования.

Изделия из каучука, резины, полимеров разрезаются на мелкие части или сжигаются, из металла – опиливаются двумя перекрестными линиями. Об уничтожении печатей и штампов составляется акт, который утверждается руководителем.

Отметка об уничтожении печатей (штампов) делается в журнале, с проставлением номера и даты акта.

В акте должны быть указаны:

  • время и место уничтожения;
  • состав комиссии;
  • основание уничтожения печатей и штампов;
  • наименование и оттиски уничтоженных печатей и штампов;
  • способ уничтожения;
  • заключение комиссии о приведении печати (штампа) в состояние, исключающее возможность ее восстановления и дальнейшего использования;
  • подписи членов комиссии.

Акты хранятся вместе с журналом учета печатей и штампов.

Кто несет ответственность за печати и штампы

Изготовление, учет, замену, хранение, передачу и уничтожение печатей и штампов обеспечивает лицо, назначенное приказом руководителя организации. В случае его увольнения приказ переиздается и назначается другое ответственное лицо.

Ответственность за использование и хранение печатей и штампов после выдачи их структурным подразделениям возлагается приказом руководителя на работников, получивших такие печати и штампы.

Вопрос о том, кто в организациях должен отвечать за учет печатей и штампов, не регламентирован никакими нормативными правовыми актами.

В каждой организации этот вопрос решают в зависимости от особенностей и понимания важности этой работы.

Выдача печатей и штампов осуществляется под расписку в журнале работникам, персонально ответственным за их использование.

Т.В. Войцеховичконсультант по вопросамделопроизводства naar.ru

Источник: http://pbarnaul.ru/raznoe/interesnye_fakty/deloproizvodstvo_ot_a_do_ya_kak_ispol_zovat_pechati_i_shtampy_v_organizacii/

Какие документы нужно заверять основной и вспомогательной печатями

В делопроизводственной практике принято составлять индивидуальный для каждой организации список документов, на которые проставляется печать. Он вводится в действие приказом руководителя или является приложением к инструкции по работе с документами. Так же в организации издается приказ (распоряжение) со списком должностных лиц (руководителей), имеющих право подписи на документах.

Рекомендуемый перечень документов, которые заверяются основными печатями:

  • акты (приема законченных строительством объектов, оборудования, выполненных работ; списания; экспертизы и т.д.);
  • архивные справки;
  • архивные копии;
  • доверенности (на получение товарно-материальных ценностей, ве¬дение дел в арбитраже и т.д.);
  • договоры (о материальной ответственности, поставках, подрядах, научно-техническом сотрудничестве, аренде помещений; о производст¬ве работ и т.д.);
  • задания (на проектирование объектов, технических сооружений, капитальное строительство; технические и т.д.);
  • заключения и отзывы;
  • заявления (на аккредитив; об отказе от акцепта и т.д.);
  • исполнительные листы;
  • командировочные удостоверения;
  • нормы расхода;
  • образцы оттисков печатей и подписей работников, имеющих право совершения финансово-хозяйственных операций;
  • письма гарантийные (на выполнение работ, услуг и т.д.);
  • поручения (бюджетные; банковские; пенсионные; платежные (свод¬ные, в банк; на получение и перевод валюты, на импорт и т.д.);
  • положения об организациях;
  • представления и ходатайства (о награждении орденами и медалями, премиями и т.д.);
  • реестры (чеков; бюджетных поручений, представляемые в банк);
  • сметы расходов (на содержание аппарата управления; на калькуля¬цию к договору и т.д.);
  • соглашения;
  • справки (лимитные; о выплате страховых сумм; использовании бюджетных ассигнований на заработную плату; о начисленной и при¬читающейся заработной плате и т.д.);
  • спецификации (изделий, продукции и т.д.);
  • титульные списки;
  • удостоверения;
  • уставы организаций;
  • штатные расписания.

Оттиски вспомогательных печатей проставляется:

  • для заверения справок;
  • на копии документов;
  • на выписки из документов;
  • учетные документы и др.

Как использовать штампы в организации

Помимо основных и вспомогательных печатей, в делопроизводстве организации используются штампы. Штамп – это вид печати прямоугольной формы. Штампы формально заменяют рукописную запись в повторяющихся однотипных ситуациях в бумажном делопроизводстве. В этом случае штампы, представляют собой реквизиты, участвующие в придании документу юридической силы и ускоряющие документооборот.

Штампы бывают нескольких видов:

  • угловой (адресный);
  • регистрационный;
  • ограничения права доступа;
  • с реквизитами организации;
  • маркировочные.

Угловой (адресный) штамп используется, если в организации отсутствует типографские или «электронные» бланки. Угловой штамп может использоваться при переписке, выдаче текущих справок и т.п.

В данном случае угловой штамп, изготовленный в соответствии с необходимыми требованиями, придает документу официальный характер. В угловых штампах реквизиты организации располагаются в той же последовательности, что и в бланке. Реквизиты, указанные в угловых штампах и печатях, должны совпадать.

Размер углового штампа, как правило, соответствует размерам углового бланка (70х100 мм).

Регистрационный штамп содержит наименование организации, поля для указания даты поступления и номера (индекса) входящего документа. Такой штамп устанавливает ответственность организации за документ, начало отсчета срока исполнения. В регистрационный штамп не проставляется на приложениях к документу, а только на самом документе.

Штамп ограничения права доступа проставляется в верхнем правом углу каждого листа документа, на журналах регистрации документов с ограниченным правом доступа и на пакетах с документами с ограниченным правом доступа. Этот штамп может быть дополнен данными, предусмотренными законодательством об информации, отнесенной к государственной тайне и конфиденциальной информации.

Штамп с реквизитами предприятия, как правило, небольшого размера с рамкой. Он включает краткое наименование организации, место регистрации, ИНН.

Маркировочные штампы используются для внутренних нужд предприятия (маркировки продукции, тары и др.) с использованием специальной штемпельной краски. Их размеры, форма и содержание не регламентируются.

Как хранить печати и штампы

Основная круглая печать организации должна находиться у руководителя отдела, назначенного приказом руководителя организации, и храниться у него в сейфе.

Она может выдаваться под расписку другим работникам в случаях, когда этот руководитель отсутствует длительное время либо возникает необходимость использования печати в выходные и праздничные дни или использования ее за пределами организации.

Простые (вспомогательные) печати и штампы находятся у работников организации, ответственных за их использование и сохранность.

Вспомогательные штампы хранятся в закрывающихся столах. Основные и простые (вспомогательные) печати, угловой (адресный) штамп хранятся в опечатываемых сейфах (металлических несгораемых шкафах), доступ к которым имеет работник, получивший печати и штампы и отвечающий за их сохранность.

Как вести учет печатей и штампов

Для учета печатей и штампов необходимо вести журнал, который находится у работника, ответственного за сохранность печатей и штампов. Журнал должен вестись по правилам ведения документов строгой отчетности. Каждый лист журнала нумеруется, журнал прошнуровывается, скрепляется печатью (штампом) и подписью руководителя организации. Журнал хранится в несгораемом шкафу (сейфе).

Поступившие печати и штампы должны быть немедленно зарегистрированы (см. Журнал учета печатей и штампов). 

Для проведения проверок состояния учета и хранения печатей и штампов в организации могут создаваться специальные комиссии.

По результатам проверки составляется справка (акт), представляемая руководителю для принятия мер по обеспечению надлежащего учета и условий хранения печатей и штампов.

При переводе или увольнении работника, ответственного за учет и хранение печатей и штампов, руководитель назначает комиссию для проверки фактического наличия печатей и штампов.

Результаты проверки отражаются в акте приема-передачи печатей и штампов другому работнику, назначенному приказом руководителя ответственным за их учет и хранение. В акте должно быть приложение с оттисками печатей и штампов.

Замена и приобретение печатей и штампов

Замена и приобретение печатей (штампов) производятся на основании приказа (распоряжения) руководителя по представлению руководителей структурных подразделений организации.

Для изготовления печатей и штампов оформляется заказ в организацию (фирму), изготавливающую печати и штампы. Печати и штампы числятся за получившим их лицом до их передачи (сдачи) либо замены (уничтожения).

Печати (штампы), подлежащие замене, уничтожаются.

Уничтожение печатей и штампов производится комиссией, которая создается приказом руководителя организации.

Способ уничтожения определяется комиссией. Уничтожение печатей и штампов предполагает полное разрушение их печатающей поверхности и формы, не допускающее возможности восстановления и дальнейшего использования.

Изделия из каучука, резины, полимеров разрезаются на мелкие части или сжигаются, из металла – опиливаются двумя перекрестными линиями. Об уничтожении печатей и штампов составляется акт, который утверждается руководителем.

Отметка об уничтожении печатей (штампов) делается в журнале, с проставлением номера и даты акта.

В акте должны быть указаны:

  • время и место уничтожения;
  • состав комиссии;
  • основание уничтожения печатей и штампов;
  • наименование и оттиски уничтоженных печатей и штампов;
  • способ уничтожения;
  • заключение комиссии о приведении печати (штампа) в состояние, исключающее возможность ее восстановления и дальнейшего использования;
  • подписи членов комиссии.

Акты хранятся вместе с журналом учета печатей и штампов.

Кто несет ответственность за печати и штампы

Изготовление, учет, замену, хранение, передачу и уничтожение печатей и штампов обеспечивает лицо, назначенное приказом руководителя организации. В случае его увольнения приказ переиздается и назначается другое ответственное лицо.

Ответственность за использование и хранение печатей и штампов после выдачи их структурным подразделениям возлагается приказом руководителя на работников, получивших такие печати и штампы.

Вопрос о том, кто в организациях должен отвечать за учет печатей и штампов, не регламентирован никакими нормативными правовыми актами.

В каждой организации этот вопрос решают в зависимости от особенностей и понимания важности этой работы.

Выдача печатей и штампов осуществляется под расписку в журнале работникам, персонально ответственным за их использование.

Т.В. Войцехович

консультант по вопросам

делопроизводства

Источник: http://naar.ru/articles/deloproizvodstvo-ot-a-do-ya-kak-ispolzovat-pechati-i-shtampy-v-organizatsii/

Штамп и печать: их разница и отличие. Все о печатях и штампах

Что такое угловой штамп. Печати и штампы в организации

Подробности Бизнес и финансы 2015-01-09 15304

Сегодня ни одна из организаций не может обойтись без штампов или печатей.

Все это для того, чтобы документы той или иной компании приобретали официальный вид и были уникальными.

Чаще всего печати или штампы ставят при совершении сделок, применяются в финансовых учреждениях или других отраслях, которые используют в ведении своих дел различные документы.

С помощью печатей и штампов любая ценная бумага становится законной и наделяется правовыми полномочиями. Обычно такие атрибуты могут иметь разную форму и текстовую информацию внутри.

Встречаются случаи, когда на штампах или печатях размещают специальные эмблемы, герб или необходимый логотип. Данная статья создана Elgreloo.

com, чтобы помочь вам в составлении документов – вы узнаете, какие функции исполняют печать, штамп и чем они отличаются.

Что представляет собой печать?

Печать – это специальный ручной инструмент, используемый физическими и юридическими лицами, чтобы удостоверить подлинность документов и заверить оставленные на них подписи, придав им официальный статус.

Печать содержит изображение текста (иногда дополненное рисунком) с наименованием организации или полным именем физического лица.

Она используется всеми предприятиями и государственными структурами для заверения приказов, положений, уставов, удостоверения прав должностных лиц, факта расхода средств и других важных документов.

Какие виды печатей существуют?

Существует несколько видов печатей, различаемых по таким критериям:

  • Форма – они могут быть круглыми, прямоугольными, квадратными и треугольными;
  • Тип оснастки – печати бывают автоматическими, оставляя след на бумаге при нажатии копки и ручные, которые необходимо самостоятельно промачивать при каждом использовании;
  • Наличие государственного герба – выделяют гербовые печати (с изображением герба) и простые (без него);
  • Уровень защиты – печати могут иметь скрытое изображение, которое нельзя различить невооруженным глазом; содержать невидимое изображение, нанесенным специальной краской. Практикуется также изготовление печатей с контрольными метками – они имеют отличительные черты, характерны только для это конкретной модели.

Кроме того, различают сухую печать – ее оттиск оставляет рельефный след на бумаге и, так называемую «мокрую» печать», где используется жидкое вещество (своеобразное чернило) черного или темно-синего цвета.

Что такое штамп?

Штамп – ручной инструмент, не обладающий юридической силой. Он используется для фиксирования и отображения информации и содержит полное наименование организации или частного лица, реквизиты или какой-то специфический текст («Одобрено» или «Здоров» и другие стандартные фразы).

Единственная функция штампа – заменить рукописный текст. Его можно дополнять различными пометками и необходимыми правками – для этого выделяются специальные поля.

Чаще всего штамп применяется в таких организациях:

  • Больницы – его ставят на всех справках, добавляя дату и подпись врача;
  • Библиотеки – штампы проставляются непосредственно на книгах или формулярах, где указывается адрес и название учреждения;
  • Почта – письма и посылки непременно штампуются.

Штамп на документе не является подтверждением его легитимности – он просто отображает определенную информацию.

Основные различия между штампом и печатью

Данные атрибуты имеют свои весьма значительные различия:

  1. Ключевой особенностью стоит назвать то, что указанную на штампе информацию можно менять. Существуют и такие виды штампов, на которых текстовую информацию можно вписать даже собственноручно, тогда как печать корректировать нельзя.
  2. Есть определенные виды документов, требующие заверения и печатью, и штампом. Главное условие здесь – это образец, который устанавливается один раз и далее уже несет в себе стопроцентную юридическую силу в течение долгих лет.
  3. Следующим отличием стоит назвать и форму двух атрибутов – печать чаще всего круглая, тогда как штампы могут быть различными, например, прямоугольными или угловыми, хотя последние сегодня уже используют крайне редко.
  4. Отличаются печать и штампы по характеру документов, для которых они используются. Печатью заверяются официальные документы, подтверждая подлинность бумаги. Владельцами печати могут быть только некоторые сотрудники, у которых есть на это письменное разрешение. А вот у штампа статус значительно ниже. Обычно он ничего не заверяет, а просто упрощает работу и заменяет ручной набор часто повторяющегося текста. Документы, отмеченные штампом, не представляют особенной ценности.

Вы не допустите грубой ошибки, назвав печать штампом, а вот штамп назвать печатью нельзя – он не имеет такой же юридической силы. При составлении документов обязательно учитывайте все указанные на elgreloo.com различия между этими атрибутами. Удачного Вам бизнеса!

Еще статьи которые могут вас заинтересовать:

2017-05-01 Администратор Elgreloo.com

Источник: https://elgreloo.com/business-and-finances/shtamp-i-pechat-raznitsa-i-otlichie

Водителю
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: