Домашний архив: способы хранения документов. Система хранения документов дома Домашние документы разложить и кто может помочь

Содержание
  1. Хранение документов дома: идеи организации с фото
  2. Как организовать хранение документов дома
  3. Системы хранения: ящик, папка, коробка или органайзер
  4. Удобное хранение документов в электронном виде
  5. Способы организации
  6. Хранение документов  в кабинете
  7. Другие способы организации документов и идеи
  8. Правила хранения документов дома
  9. Как хранить бумажные письма, уведомления, рецепты
  10. Хранение документов дома: идеи, которые будут полезны каждому
  11. Почему порядок — это важно
  12. Наводим порядок: сортировка
  13. Систематизация
  14. Системы хранения
  15. Заключение
  16. Отправим материал на почту
  17. Хранение документов дома: как организовать и в чем хранить папки
  18. Как и в чем хранить документы дома
  19. Папки для хранения
  20. Корзины
  21. Комод
  22. Держатель для бумаг
  23. Система и идеи хранения
  24. Организация и хранение документов дома
  25. 1 шаг. Размусоривание
  26. 2 шаг. Сортируем
  27. 3 шаг. Организацияхранения
  28. Как я организовала хранение документов у меня дома
  29. 1 шаг — оценка и план
  30. 2 шаг — сортировка документов по категориям
  31. 3 шаг — минимизация
  32. 4 шаг — разложить все по местам и 5 шаг контейнеризация
  33. Шаг 6 — утилизация
  34. Шаг 7 — составление плана дальнейшего поддержания порядка

Хранение документов дома: идеи организации с фото

Домашний архив: способы хранения документов. Система хранения документов дома Домашние документы разложить и кто может помочь

Организация хранения документов дома рано или поздно требуется любой хозяйке. За несколько десятков лет жизни у каждого человека накапливается большое количество документов личных и своих домочадцев.

Когда квитанции, договора, свидетельства о рождении детей свалены в один ящик для хранения, найти быстро небольшое по размеру удостоверение личности либо СНИЛС сложно.

Периодически каждый задумывается, как организовать хранение архива.

Как организовать хранение документов дома

Для хранения документов дома можно применять специальные полки, выдвижные ящики, короба.  Вместимость, внешний вид приспособлений зависит от типа и количества носителей информации. Чтобы организовать хранение документов, нужно накопленный архив:

  1. перебрать;
  2. выкинуть неактуальное;
  3. рассортировать остатки.

Папки для хранения документов покупаются заранее. Понадобится несколько штук для квитанций, свидетельств, договоров.

Чтобы навести порядок, содержимое хранилищ складывают в одну кучу и затем по одной бумаге тщательно изучают. Некоторые письма, расписки имеют юридический вес даже через несколько десятков лет. Например, переписку с судебными приставами, о том, что бывший муж не платит алименты ребенку, сохраняют. Такая информация может стать доказательной базой в дальнейшем.

Легко можно избавиться от:

  1. чеков из магазинов, по истечению срока возврата покупки;
  2. уведомлений из налоговой инспекции, о приближении срока предоставления отчетов;
  3. квитанции со сроком давности свыше 3 лет;
  4. устаревших гарантийных талонов, инструкций.

Системы хранения: ящик, папка, коробка или органайзер

Организация хранения документов дома начинается с определения количества оставшихся после инспекции бумаг, их предназначения. У предпринимателя, который зарегистрировал ИП по своему адресу, кроме личного архива будет накоплено много бухгалтерских отчетов и иной специфической информации.

Рабочие документы следует хранить отдельно от личных. Желательно организовать хранение не только в разных папках, но и в разных ящиках и шкафах.

Папки для хранения документов дома должны быть подписаны и установлены в короб для деловых бумаг. Маркировка делается на корешках.

Система хранения документов дома начинается с классификации носителей информации по их типу. Придется купить папки хранения для дома следующих видов документов:

  1. учеба (дипломы, сертификаты об окончании курсов);
  2. работа (трудовая книжка, договор с работодателем о найме, справки из центра занятости, благодарственные письма);
  3. любые правоустанавливающие бумаги на недвижимое имущество, банковские счета (договора ренты, дарения, купли — продажи, свидетельство о вступлении в наследство);
  4. семья (удостоверения личности, национальные и заграничные паспорта, СНИЛС, свидетельства о рождении, браке, разводе).
  5. займы (договоры с кредитными организациями, квитанции о погашении долга, выписки);
  6. покупки (чеки, гарантийные талоны, инструкции);
  7. коммунальные расчеты (оплаченные счета).

Остается разложить папки по коробам и ящикам, предназначенным для хранения документов дома. Выбор приспособления зависит от финансовых возможностей и фантазии владельца архива. Это может быть:

  1. Большая коробка для хранения документов. Между установленными в нее файлами, устанавливают разделители.
  2. Папка с файлами. Большая папка с уже установленными файлами может заменить коробку.
  3. Железный сейф или бокс для хранения документов пригодится предпринимателю, который держит в своей квартире финансовые отчеты и другие важные бумаги.
  4. Кейс. Небольшой чемоданчик, закрывающийся на ключ, подходит для транспортировки ценных документов.

В одной из комнат вы можете выделить шкаф или комод, в котором одна или несколько полок могут быть выделены под хранение документов дома.

Вариантов много, хорошие идеи, как организовать хранение документов можно посмотреть в видео.

Несгораемый железный ящик для хранения документов и ценностей дома, актуален, если в нем держат:

  1. бумаги, подтверждающие право собственности;
  2. личные печати;
  3. большие суммы наличных средств.

Папка для медицинских анализов, книжек, рецептов должна быть выделена на каждого члены семьи отдельно. Это ускорит поиск нужных документов и структурирует их хранение.

Удобное хранение документов в электронном виде

Паспорта, свидетельства о браке, разводе, рождении необходимо сканировать. В случае утраты их будет проще восстановить по распечатанным копиям. Скинуть информацию можно на флешку, а продублировать в облачном хранилище, например Яндекс Диске, Гугл Драйве или Дропбокс. Если накопитель информации выйдет из строя, сведения останутся целыми на сервере.

Нужные инструкции, гарантийные талоны можно сложить в один отдельный органайзер, для хранения документов дома. Руководства, которые редко нужны, переводят в электронный вид. Для этого можно создать текстовый файл в ноутбуке, и туда занести полные названия, маркировку всей имеющейся бытовой техники. Можно часть инструкций отсканировать или сфотографировать.

Электронное хранение инструкций — это удобное размещение, которое экономит место у вас в жилище.

Электронные способы хранения позволяют сохранить информацию по строительным материалам, декоративной отделке. В любое время можно открыть файл и просмотреть сведения о производителе, названии колера, коллекции:

  1. плитки;
  2. линолеума;
  3. обивочной ткани.

Отсканированные брошюры, инструкции удобно читать на мониторе. Обычно руководства печатают очень мелким шрифтом. Фото можно увеличить до удобного для чтения размера.

Скорее всего, в интернете уже есть инструкции от вашей бытовой техники. Найдите её по названию модели. Вам не придется фотографировать и сканировать инструкцию самостоятельно.

Способы организации

Для быстрого поиска нужного документа, вам нужно разделить их на категории.  Не забудьте прикрепить ярлыки каждой категории, или используйте цветовую разметку. Классифицировать бумажную информацию можно по назначению:

  1. медицина;
  2. бытовая техника;
  3. ремонт.

Слишком мелкое дробление приведет к тому, что нагромождение папок будет затруднять поиск нужной справки.

Хранение документов  в кабинете

Если у вас есть рабочий кабинет, то более комфортно организовать хранение документов в нем. Ящики рабочего стола и стеллажи — это удобный способ хранения документов дома. Размещайте в них только важные бумаги или те, к которым требуется быстрый доступ.

Ключевые и значимые рабочие документы лучше хранить в сейфе. Поместите его в ящиках рабочего стола или шкафу. Панели мебели должны быть непрозрачные.

Для хранения второстепенных документов подойдет коробка. Если в квартире есть отдельный рабочий кабинет, можно купить специальную офисную мебель. На полках шкафов подписанные папки расставляют вертикально в алфавитном порядке.

Коробка для хранения большого количества документов дома не лучший вариант. В нее бумаги вкладывают стопкой. Когда нужно что-то найти, приходится вынимать полностью все содержимое перебирать поштучно. На такие манипуляции уходит много времени. Поэтому для медицинских брошюр, рецептов, справок нужно использовать органайзер для хранения документов.

Другие способы организации документов и идеи

Люди, у которых хранится большое количество разнообразных важных документов, могут приобрести:

  1. деревянный либо пластиковый ящик;
  2. стойки для бумаг;
  3. сортер;
  4. вертикальные лотки;
  5. папку портфель;
  6. кейс, запирающийся на замок;
  7. канцелярские конверты;
  8. папки на молнии или с кнопкой.

Есть несколько правил, как удобно организовать хранение документов дома:

  1. Бумаги, которыми пользуетесь редко, ставьте дальше;
  2. Создайте несколько крупных папок, в которых сгруппируйте бумаги по одному направлению;
  3. Выбирайте инструменты для хранения нужного размера. Мелкие документы можно хранить по несколько штук в одном файле;
  4. Постарайтесь максимально перенести документ в электронный вид, чтобы освободить пространство;
  5. Проводите ревизию своего архива документов один или два раза в год.

Вертикальные стойки и короба для хранения документов дома можно купить, либо сделать своими руками из ДВП, фанеры, или же купить в мебельном магазине.

Правила хранения документов дома

Чтобы у вас в документах всегда был порядок, регулярно просматривайте их на актуальность. Быстро устаревают:

  1. Оплаченные коммунальные квитанции. Эти сведения актуальны в течение трех лет;
  2. Ежегодно возобновляемые договора.

Любые платежи удобно производить онлайн через личный кабинет Сбербанка. При недоразумениях с квартплатой всегда можно найти нужный чек в истории и распечатать его в бумажном виде.

Так же переводятся деньги за питание детей в школе, вносится ежемесячная родительская плата за дошкольные учреждения.

Удобство в том, что электронная форма долго хранится на официальном сайте банка, а не пылится дома в стопках.

Как хранить бумажные письма, уведомления, рецепты

Существуют разные способы хранения текущих документов дома. Актуальная информация, отправленная по почте заказным письмом, может быть ценной для человека несколько дней, месяцев, десятилетий. Письма разбирают сразу. Судебные решения, ответы из официальных инстанций откладывают в отдельную коробку или бокс, предназначенные для хранения документов дома.

Ненужные письма (реклама) сразу отправляют в мусорную корзину. В красивой коробке можно временно хранить неразобранные текущие документы. Здесь могут находиться два- три дня чеки из продуктовых магазинов, затем они выбрасываются.

Рецепты размещают отдельно от всех остальных бумаг в вертикальном лотке на полке подвесного ящика. Есть большое количество видео идей хранения документов дома.  В подарочных и поделочных магазинах можно купить готовые деревянные полки, стойки для бумаг и раскрасить по собственному вкусу.

Источник: https://cleanhack.ru/hranenie/hranenie-dokumentov-doma-idei-organizatsii-foto.html

Хранение документов дома: идеи, которые будут полезны каждому

Домашний архив: способы хранения документов. Система хранения документов дома Домашние документы разложить и кто может помочь

Появившись на свет, мы начинаем обрастать документами и, хотя сегодня многие вопросы решаются с помощью интернета, бумажная документация по-прежнему остается важной частью жизни.

Рано или поздно, каждый задумывается, как организовать порядок в доме; идеи для хранения, позволяющие не потерять ни одной важной бумаги, будут интересны всем и каждому.

В статье рассказывается о практичных способах упорядочивания и хранения документов, познакомившись с которыми, вы сможете навести порядок в собственных бумажных залежах.

Как сделать правильно Источник dekormyhome.ru

Почему порядок — это важно

Вопрос о том, как хранить документы дома, и идеи, помогающие его решить, будут актуальны для всех тех, кто хоть раз тратил бездну времени, пытаясь найти нужную бумагу. Но порядок нужен не только для того (хотя это ценно само по себе), чтобы необходимую документацию можно было найти в любой момент.

Ценные бумажные документы нуждаются в бережном хранении вдали от посторонних глаз. Не только их утеря, но иногда и порча оборачивается длительным процессом восстановления, неоднократным утомительным посещением различных инстанций. На восстановление может уйти уйма времени, нервов и средств.

Все под рукой Источник img-emlakjet.mncdn.com

Существует и другая причина для аккуратного хранения бумажной документации. В случае форс-мажора, когда приходится срочно покидать жилье (пожар, наводнение), из вещей стремятся спасти самое необходимое, деньги и документы. Если последние лежат неизвестно где, велик риск остаться совсем без них.

Использование корзины Источник postroika.biz

Перед тем, как выбрать подходящий способ хранение документов дома, воспользуйтесь идеей сортировки с последующей систематизацией. Сортировка нужна для того, чтобы выявить бумаги с истекшим сроком давности.

Особенно предусмотрительные личности имеют привычку припрятывать каждую бумажку, попавшую к ним в руки, включая продуктовые чеки и справки. Стремление похвальное, но имеет обратную сторону: бумажный архив разрастается до неприличных размеров и на поиск действительно нужного документа тратится неприличное количество времени.

Сортировка Источник res.cloudinary.com

Срок давности бумаг варьируется от месяца и до бесконечности, поэтому имеет смысл проредить бумажные залежи, чтобы избавиться от бесполезного балласта. Информацию о сроке давности документа проще всего получить у того, кто его выдает. Постоянно (пока они актуальны) хранятся следующие типы бумаг:

  • Документы на недвижимость, машину (пока вы владелец).

Пластиковый короб для бумаг Источник cdn1.ozone.ru

  • Семейные: свидетельства о браке и рождении, завещания.
  • Касающиеся образования (аттестаты, дипломы), работы и выхода на пенсию.
  • Нотариально заверенные бумаги.
  • Касающиеся здоровья, например, выписки из больницы, результаты обследований. Корешки квитанций частных клиник, которые могут понадобиться для страховых выплат, сберегают 2 года.

Системы хранения в интерьере Источник yellowhome.ru

Чеки на крупные и дорогие покупки сохраняются в течение срока, указанного в гарантийном талоне, в стандартном случае — 12 месяцев. Квитанции и чеки об оплате коммунальных услуг, а также услуг врача, преподавателя, адвоката необходимо сберегать 3, максимум 5 лет, после чего от них избавляются.

В ящике стола Источник i.pinimg.com

Систематизация

Наконец, вы избавились от бесполезных, с истекшим сроком давности, квитанций и справок. Пришло время решить, как хранить документы дома в порядке; идеи по упорядочиванию просты и предлагают три подхода к систематизации.

Папка для основных документов Источник comfylife.ru

Чаще всего бумаги рассортировывают по категориям, логически вытекающим из сферы применения документации. В этом случае появляются следующие группы: документы на жилье, налоговые, медицинские и далее по необходимости. Отдельные категории выделяются для квитанций об оплате коммунальных услуг, а также для чеков с гарантией.

Иногда удобно хранить персонально личные документы каждого члена семьи; отдельно содержатся бумаги родителей и детей. Если в доме имеются животные, сортировка касается также и их. 

На открытых полках Источник media.placester.com

В отдельных случаях хозяевам удобнее упорядочить бумаги по частоте использования:

  • Архивные (вечного хранения). Сюда помещают как документы на жилье, так и памятные вещи, например, фотографии.
  • Базовая документация. Эти бумаги нужны время от времени, поэтому их держат отдельно. Это паспорта, дипломы, сертификаты, медицинские карты.
  • Активные (текущие). Квитанции по оплате услуг, а также важные заметки, которые делаются наспех и имеют обыкновение теряться, если их сразу не поместить в определенное место.

Настольный органайзер Источник avatars.mds.yandex.net

Системы хранения

Когда дело касается вопроса хранения и порядка в доме, идеи не блещут разнообразием. Обычно хозяева выделяют выдвижной ящик или полку, где бумаги лежат безликой массой, и необходимо достать почти все, чтобы найти нужную.

Просто и удобно Источник kitchendecorium.ru

Встречаются и экзотические варианты в виде катонной коробки из-под обуви или старого чемоданчика-дипломата. Многие хозяева, осознав важность порядка в документации, переходят к прогрессивным способам, в числе которых:

  • Папки с файлами. Лидирующий по простоте, удобству и порядку вариант, когда в каждой папке хранятся бумаги, отсортированные по категориям. Для удобства использования можно приобрести папки разного цвета и размера.
  • Если бумаг много, покупают вместительные папки на металлических кольцах с твердой обложкой или большие папки-портфели с отделениями. Папки можно спрятать в бюро, поставить на полке или на рабочем столе в специальном боксе.

Папки-регистраторы Источник newstes.ru

  • Особо ценную бумажную документацию скрывают не только от чужих глаз, но и от маленьких и не в меру любопытных отпрысков. В этом случае поможет надежный шкаф или сейф; возможна аренда банковской ячейки.
  • Настольная корзина для бумаг. Практичное, удобное и многовариантное решение с разнообразным дизайном. Если бумаги должны находиться на рабочем столе, подойдет прозрачная или перфорированная модель.

Для ценностей и документов Источник static-xiaoguotu.17house.com

  • Доска-оганайзер. Также неплохая идея для хранения текущей документации, подходящая тем, кто работает за столом; стикеры и чеки всегда будут под рукой. В продаже имеются самые разные модели, от пробковых до магнитных, со всевозможным дизайном.
  • Картонные и пластиковые коробки. Нужны, если документов действительно много. Выбирайте такие модели, где папки можно хранить вертикально; папки, сложенные стопкой — не самый практичный способ.

Доска-оганайзер Источник i.pinimg.com

О том, как организовать хранение документов в следующем видео:

Заключение

Год от года документов скапливается все больше, и нужны они оказываются чаще всего неожиданно и срочно. По этой причине рациональным решением станет их сортировка и систематизация. Существует немало способов удобного хранения бумажной документации, каждый из которых поможет навести порядок и забыть о бумажных залежах и лихорадочных поисках нужного листочка.

Прочитать позже

Отправим материал на почту

Автор статьи

Дизайнер-декоратор и блогер, с международным опытом

Ульяна Матвеева

Источник: https://m-strana.ru/design/khranenie-dokumentov-doma-idei/

Хранение документов дома: как организовать и в чем хранить папки

Домашний архив: способы хранения документов. Система хранения документов дома Домашние документы разложить и кто может помочь

Справки на водительские права, квитанции об оплате, ксерокопии, прочие документы присутствуют в любом доме. Набирается немалая куча, поиски нужно бумажки требуют больше времени, заставляют нервничать. Выход — заняться организацией порядка.

Рассмотрим хранение документов дома, способы упорядочивания, структурирования большого количества бумаг. Бонус — подборка разных систем, идей.

Как и в чем хранить документы дома

Ценные документы прячут от посторонних глаз. Рабочие бумаги находятся на виду. Следует держать вдали от детей. Необходимо спрятать от домашних животных. Грамотное хранение должно решать перечисленные задачи.

Содержите ли вы документы в порядке?

Пошаговая инструкция:

  1. Выбрасываем старые, лишни инструкции, квитанции, чековые книжки, ненужные гарантии.
  2. Проводим сортировку. Раскладываем отдельно бумаги: недвижимость, паспорта, медицинские полюса, договора, ксерокопии. Либо делим на пакеты по членам семьи.
  3. Выбираем систему хранения. Ниже предоставим актуальные способы.
  4. Раскладываем по местам.
  5. Поддерживаем порядок — возвращаем в определенные места.

Дома организовать хранение документов просто в шкафу, комоде, на полочке. Помогают корзинки, органайзеры, папки, коробки, передвижные этажерки, тележки, мини-комоды.

Папки для хранения

Доступный любому человеку вариант. Продается в магазинах канцелярии. Нетрудно найти подходящий цвет, размер, форму, способ крепления.

Основные виды:

  • простые папки на кнопках, замках. Желательно выбирать прозрачный пластик. Либо модели с окошками для нанесения записи;
  • скоросшиватели с файлами. Стоят недорого, удобные в работе. Видно содержимое прозрачных кармашков. Бывают окошки для нанесения надписей. Минус — мягкая обложка;
  • папки с кольцами. Вариант дороже, механизм сложнее. Имеется солидная, твердая обложка. Отличаются вместимостью, удобством. Подойдут для самых важных договоров, личных документов;

Для мелких листочков удобнее завести бумажные конверты либо пакетики с застежками zip.

Корзины

Корзины легко приобрести в хозяйственных магазинах, отделах канцелярии. Множество идей предлагают гипермаркеты Икеа, Леруа Мерлен. Чаще емкости выполнены из пластика. Встречаются картонные, металлические модели.

Недостаток — открытое хранение. Корзины оставляют на столах, реже убирают внутрь шкафа, стеллажа. Достоинство — возможность наполнять документацией разного формата, толщины, скоросшивателями. Существуют разборные конструкции.

Комод

Удачный способ, как легко организовать хранение различных документов дома. Достаточно осуществить складирование в комод. Вариант идеально подходит для большого количества. Несомненный плюс — быстрый поиск, просто сохранять дома порядок. Несложно выдвинуть, посмотреть, вернуть назад. Ящики выдерживают внушительный вес, долго служат. Пластиковые корзинки, органайзеры быстрее ломаются.

Удобные системы хранения и папки для документов

Держатель для бумаг

Представляет собой органайзер с отделениями. Бывает оснащение стаканчиками для ручек, карандашей, зажимами для записок. Ошибочно считать держатели исключительно офисным вариантом. Удобно использовать дома. Нужно спрятать — конструкция убирается в шкаф.

Держатели делаются из пластика, могут иметь металлические элементы, произвольное количество полочек.

Система и идеи хранения

Редкий хозяин задумывается о системном хранении документов. Чаще дома выделяется ящик, полка шкафа. Поиски маленькой справки от нарколога, старой квитанции занимают немало времени. Приходится вытаскивать кипы бумажек, перебирать, складировать. Второй минус — постоянный беспорядок. Избавить от подобных хлопот поможет домашняя систематизация.

Идеи для организации системного хранения документов дома:

  • настольные органайзеры. Больше подходят для бухгалтерских документов, рабочих бумаг. Простой органайзер несложно сделать своими руками;
  • коробки. Подойдет картонная, пластиковая тара с отверстиями, замками, крышками. Моделей масса. Хорошо иметь внутри разделители;
  • лотки для корреспонденции. Применяются для постоянно используемой документации;
  • настольные мини-комоды с выдвижными ящиками. По желанию устанавливаются на тумбочки, в шкаф;
  • этажерки, тележки на колесиках. Удобная идея для работающих дома людей. Поместится много документов, легко сохранить в опрятном, бережном виде, никаких заломов. Наполнение на виду, конструкция просто перемещается.

Особо важные бумаги хранят в сейфе. Наличие специального шкафчика с замком не отменяет необходимости следить за порядком. Рекомендуем приобрести необходимые папки, удобные коробочки, органайзеры.

Важный момент — проводите ревизию, выбрасывайте мусор. Квитанции не должны храниться дольше трех лет. Срок годности справок от врачей меньше. Дома не нужны документы от выброшенного пылесоса, сгоревшей стиральной машины. Захламление портит настроение, забирает энергию.

ПредыдущаяСледующая

Источник: https://profhranenie.ru/hranenie-dokumentov-doma

Организация и хранение документов дома

Домашний архив: способы хранения документов. Система хранения документов дома Домашние документы разложить и кто может помочь
Документы есть в каждом доме, и их скапливается немало. Квитанции, гарантийные талоны,инструкции, документы на недвижимость, авто, медицинские карточки, паспорта, свидетельства,дипломы….

Как показывает практика места они занимают довольно много, а требуютсяобычно не очень часто, но почти всегда внезапно и срочно. Вот поэтому онидолжны быть упорядочены и структурированы, а еще…их количество можно свести кминимуму.

Сегодня об этом).

1 шаг.Выкинуть лишнее

2 шаг. Сортировкаоставшегося.

3 шаг. Организоватьхранение.

У менядокументы занимали два ящика в тумбе в гостиной. В первом лежали собственно документы,а во втором инструкции и гарантийные талоны. Где-то раз в год я все эторазбирала, какая-то часть выкидывалась, но в любом случае два ящика по-прежнемубыли заняты этим добром.

В этом году я решила организовать хранение иначе. Носначала надо все разобрать и избавиться от лишнего, размусориться. Ох, не люблюэто слово, но… так емко характеризует процесс).

Вот задумалась, если бы не гипсна ноге, затеяла бы я это мероприятие? По времени вышло очень прилично.

1 шаг. Размусоривание

Складываемвсю документацию в одну кучу или несколько, я раскладывала в две и разбирала в два этапа: инструкции  идокументы. Именно так они у меня уже были рассортированы по ящикам.

https://www.youtube.com/watch?v=DrVqK0mPOx0

Выкидываем инструкцииот тех девайсов, которые приказали долго жить, просроченные гарантийные талоны.Квитанции, которым больше трех лет. Остальные документы индивидуально.

2 шаг. Сортируем

 Это можно делать попутно с размусориванием.Просто всё, что необходимо оставить сразу раскладывать по тематическим группам: личные документыкаждого члена семьи, медицинские документы, недвижимость…

3 шаг. Организацияхранения

Самыйприятный и творческий процесс.

Начала я синструкций и гарантийных талонов. Думаю, Вы со мной согласитесь, довольно редко мы имипользуемся. Какими-то только первое время, пока осваиваем покупку, а какие-тодаже и не открываем – всё очевидно. Вещи приобретаются, инструкции копятся. Явообще любитель техники, целый ящик макулатуры в итоге нажила. Решила яперевести абсолютно все инструкции в электронный вид. В результате внушительнаякуча бумаги трансформировалась в маленькую электронную папку «инструкции» вноутбуке.

Расскажу как. В сети есть практически всеинструкции, просто надо в поисковике забить название техники (марку и модель) искачать файл pdf илиобычный текстовый файл. Для пары вещей инструкции скачать не удалось и я ихотсканировала. Также создала текстовую папочку, где сохранила важную информациюпо отделочным материалам (например, какая и где кафельная плитка (модель,коллекция), ткань на диване, артикулы напольных покрытий, производитель и колеркраски). Это позволило распрощаться с еще большим количеством бумажек. Да, этаработа заняла время, но в итоге искать нужное стало гораздо быстрее и удобнее.Не надо рыться в куче бумаг, не надо их как-то упорядочивать, регулярно перебиратьи размусоривать, они не занимают место,а еще на пк удобно увеличить мелкийшрифт. Кроме разово затраченного времени (и то только потому, что не делала этопо мере покупок раньше), минусов такого хранения инструкций я не нашла. Единственное,что я делаю дополнительно, это и документы, и фотографии копирую на внешнийноситель, мало ли ноутбук устанет и откажется работать.
Если хранение в электронном виде для Вас неудобно, то можно завести папку и разбить все инструкции на группы. Сортировка может быть по назначению (электроника, бытовая техника, для здоровья, разное) или по местоположению (кухня, ванная, комнаты). Не стоит под каждый девайс делать отдельную папку, такое хранение не сильно будет отличаться от стопки, да и пользоваться приходиться редко.

Остальныедокументы. Они уже рассортированы на группы и их объем понятен. Вот исходя из объема и надо продумать хранение. Удобное хранение☝!

Хранитьдокументы лучше вертикально, стопка – это не самый удобный вариант. При вертикальномхранении не надо ничего доставать, чтобы добраться до нижележащего.

Ящик длядокументов у меня уже есть – размеры ящиков я еще при заказе мебели делалатакие, чтобы помещался формат А4. Я купила сортер (можно было и без негообойтись), канцелярские конверты на зип-молнии и кнопке. Разложила документы впапки, подписала их и составила в ящик.

Те что реже используются (документы направо собственности, старые, но пока хранящиеся квитанции) в глубину, частоиспользуемые ближе.

! Если папки на виду, то стоит потратиться и выбрать что-токрасивое, чтобы не портить интерьер.

 

! Большое количество папок, на мой взгляд, не оченьудобно, поэтому документы надо группировать достаточно объемно, а в болеекрупные папки можно вложить более мелкие конверты, чтобы структурироватьдокументы внутри.

Никто не просматривает домашнюю документацию ежедневно, а значит чрезмерно усердствовать и под каждую бумаженцию делать отдельную папку, маркировать ее нет смысла. Возможно, это красиво и интересно, но на счет целесообразности поспорила бы))).

Папкиполучились такие:

  • документы нанедвижимость по каждому объекту отдельно;
  • документы наавто;
  • личная папкадля каждого члена семьи;
  • медицинскаяпапка для ребенка;
  • квартирнаяпапка (документы по электрике, счетчикам на воду, договор с телефонной станцией…);
  • старыеплатежи (архив за три года);
  • текущиеплатежи «платежи 2018» (в большой конверт положила дополнительно средний смаркировкой «оплачено»).

Папка скоммунальными платежами, думаю, в скором будущем тоже аннулируется, но пока нерискнула, надо понаблюдать, как все это работает. Как я понимаю ситуацию, приплатежах онлайн, их история хранится 3-5 лет.

То есть при любых недоразуменияхс коммунальщиками можно попросить выдать еще раз квитанцию и найти в историиплатежей соответствующий чек.

С этого года чеки я распечатывать перестала,просто делаю пометку на квитанции «оплачено», ставлю дату оплаты (чтобы, есличто, чек быстро найти) и отправляю в соответствующий конверт.

Если нетспециального «мебельного» ящика для хранения папок, как у меня, то подойдетлюбая соответствующая коробка, корзина, контейнер, куда могут поместитьсяконверты А4. Можно использовать и обычную коробку нужного размера, простообклеить ее обоями или самоклеящейся пленкой. Здесь нет предела для фантазии.

Вот такиеварианты тоже очень удобны:

В этих лотках храню на кухне рецепты. Были они простыми деревянными из икеи, краска+декупаж вписали их в интерьер. 
  • бокс для подвесных папок;
  • папка-портфельс отделениями, их можно промаркировать (именно так у меня хранились документыраньше);
  • папка сфайлами;
  • подвесныепапки с разделителями.

Итог проведеннойработы мне понравился. Особой красоты и творческих моментов, конечно, нет, но ицель такая не стояла. Целый ящик освободился, все структурировано и быстронаходится, убирать на место тоже удобно.

Неплохо завести папку или вертикальный лоток под входящие документы. Туда складывать новые инструкции, свежие квитанции. Назначение такой папки одно: ВРЕМЕННОЕ ХРАНЕНИЕ еще неразобранных документов в ОДНОМ МЕСТЕ. При первой возможности это хранилище надо разбирать, отправляя бумажки по своим местам, стремиться к тому, чтобы оно пустовало или, по крайней мере, не переполнялось.Если есть желание тоже упорядочить документы, просто СДЕЛАЙТЕ ЭТО)! Всем удачи в наведении порядка.

Про расхламление дома можно еще почитать здесь и здесь. А вот статья о методе конмари. Как организовать хранение косметики, читайте ЗДЕСЬ.  

Здравствуйте, я рада, что Вы зашли на огонек!
Обо мне):

– Папа,папа, а кто это там в углу – лохматенький…с красными глазками…всю ночьсидит?
– Не бойся,малыш…это же наша мама блог ведет…






Меня зовут Лера. Ко мне можно и нужно на «ты». Питерская – это немоя фамилия. Просто я живу в Санкт-Петербурге. Часто, когда спрашивают откудая, отвечаю: «Питерские мы».

О себе трудно рассказать: или клонит в избыток, или совсемнечего сказать. Подглядела идею у других блогеров и поняла , что по пунктам, несвязывая одно с другим, может получиться. 

  • Я мама дочери –подростка, замужем один раз и давно). И еще внашей семье проживают два кота, точнее, кот и кошка. Мы их не звали, такполучилось.
  • Два высших образования за плечами, правда, одно чуть-чуть недо конца, не написала диплом, по причине глубокой беременности,физико-математическая школа тоже где-то болтается среди моих регалий))).
  • Перфекционист. В крайней форме проявления. Либо идеально,либо никак. А идеально не будет никогда. С этим и живу.
  • Не боюсь осваивать новое. Наверное, поэтому успелапоработать в школе учителем, менеджером по персоналу, менеджером по продажам,поруководила строительно-отделочной фирмой (именно тогда увлеклась дизайном иэргономикой пространства), после сделала интернет-магазин, где в процессепоняла, что торговля совсем не моё…а теперь я –блогер.
  • Люблю свой дом, постоянно пытаюсь что-то улучшить в нем и …минимизировать трудовые затраты на поприще домохозяйства не в ущерб семье и квартире. И, кажется, неплохие успехи в этом уже есть. Именно отсюда пришла идея создать блог. Какое-то время домашняя круговерть пыталась сделать из меня недочеловека: плита, стиралка, утюг, готовка и прочие “радости” домохозяйства

    Источник: https://www.valeryhomeblog.ru/2018/09/hranenie-dokumentov.html

    Как я организовала хранение документов у меня дома

    Домашний архив: способы хранения документов. Система хранения документов дома Домашние документы разложить и кто может помочь

    Осенью 2016 года я проходила обучение на курсе «Профессиональный организатор пространства» у Юлианы Мызниковой.

    Одно из заданий курса было таким: нужно было организовать хранение какой-нибудь категории вещей.

    Я выбрала организацию полки с документами, на момент прохождения тренинга — это была моя самая «больная» тема.

    1 шаг — оценка и план

    Сначала я составила для себя опросник и ответила на него, вот например, несколько вопросов и ответов из него:

    Зачем вам организация?

    Чтобы в моем доме было уютно и красиво всем, а также было удобно найти нужную вещь быстро всем членам семьи.

     Как давно у вас беспорядок?

    Беспорядок в документах где-то примерно год – постепенно накопился после рождения 3го ребенка, до этого все было организовано тщательно.

    Что является препятствием на пути к сохранению порядка на ваш взгляд?

    Отсутствие свободного времени у мамы и не до конца продуманная система хранения вещей.

    Семья прикладывает усилия, для сохранения порядка?

    С бумагами порядок навожу только я, муж по мере использования возвращает бумаги на место, но не всегда.

    Есть ли у вас какие-либо особые потребности к организации?

    Чтобы документы можно было легко найти и мне и мужу

    Какая организация в вашем доме хорошо работает?

    Ранее, когда я раскладывала все входящие документы вовремя – эта система работала хорошо. Все по папочкам. Папочки подписаны. Одна отдельная папка с самыми важными документами.

    Что работает плохо или совсем не работает?

    Отдельная временная папка для складывания входящих документов, она стала постоянным складированием всех документов за год.

    Что хотите получить в итоге?

    Хорошо упорядоченную систему хранения документов, в которой легко найти нужный документ, как мне самой, так и мужу и любому другому родственнику.

    Какие сложности ожидаются?

    • Документы не разобраны за целый год
    • Документы хранятся не в одном месте
    • У меня есть годовалый ребенок, который может разорвать все документы, если делать организацию при нем (средний ребенок тоже может проявить интерес к происходящему и начать «помогать» маме.

    Как их можно преодолеть?

    Заниматься организацией этапами, когда дети или спят или находятся вне дома (гуляют с папой или бабушкой, находятся у бабушки в гостях, находятся в другой комнате)

    Далее я составила подробный план организации, опираясь на ответы опросника. Определила сроки выполнения каждой задачи, соотнесла план с имеющимися в наличии организационными материалами и бюджетом.

    https://www.youtube.com/watch?v=7GCC4KlLb2M

    У меня были в наличии следующие организационные материалы:

    • несколько папок с файлами,
    • три канцелярских папки с кольцами,
    • несколько скоросшивателей,
    • большая папка на замке для важных документов,
    • много файлов,
    • папки пластиковые разных цветов и размеров,
    • наклейки для идентификации,
    • один пластиковый органайзер.

    Мне осталось купить соответственно моему плану три больших картонных органайзера, что я и сделала.

    2 шаг — сортировка документов по категориям

    Сначала я прописала возможную сортировку на бумаге, соотнесла с имеющейся структурой, поменяла совсем немного.

    Сделала это без перфекционизма: достаточно подробно, но на простом листе в тетрадке за 2 минуты.

    Вот как это выглядело:

    Потом я приступила к оценке объема работ.

    Вот фотографии того, что  мне требовалось разобрать:

    Да, бумаг у меня всегда было много: семья большая, направлений, по которым лично мне надо хранить бумаги было и есть достаточно много.

    3 шаг — минимизация

    Список быстрой утилизации документов:

    • нежелательная почта – такой не было
    • рекламные каталоги – выбрасываю сразу
    • объявлений и рекламные буклеты – выбрасываю сразу
    • журналы старше двух месяцев, если в планах нет сбора коллекции для возврата к нужным публикациям – есть одна коллекция у меня и одна у мужа, коллекции организованы хорошо. Журналы периодически пересматриваем.
    • Просроченные купоны, гарантии, приглашения – нет таких
    • Руководства по эксплуатации техники, которой больше не существует, либо окончательно сломана – пересмотрела, таких руководств не оказалось
    • Важные документы, по которым истек срок хранения – таких оказалось достаточно много
    • Отработанные документы – таких оказалось тоже много

    4 шаг — разложить все по местам и 5 шаг контейнеризация

    Все оставшиеся документы я разложила на 3 части:

    1. документы, которые я ношу всегда с собой
    2. самые важные документы, которые мы забираем с собой в экстренной ситуации
    3. остальные документы

    Документы, которые всегда со мной, я поместила в небольшую зеленую пластиковую папку.

    В этой папке я отдельно разложила по трем голубым файлам документы по каждой дочке отдельно.

    В основном я беру эти документы с собой, когда езжу куда-то со всеми дочками.

    Но могу взять и документы только по одной из дочек. Теперь это сделать очень легко и быстро.

    Самые важные документы, которые мы забираем с собой в экстренной ситуации.

    До начала организации они хранились все в одной папке на замке и выглядело это вот так:

    Документы были все вместе, но искать нужные документы в этой папке было не очень удобно.

    Я рассортировала эти документы внутри папки на несколько категорий.

    Каждую категорию поместила в пластиковую папку своего цвета, папку подписала.

    После этого уже все папки поместила все в ту же большую папку на замке, которую легко взять с собой в экстремальной ситуации (пожара, например).

    Получилось очень здорово. Поиск нужного документа теперь осуществляется менее, чем за минуту. Причем не только мной, но и мужем.

    Остальные документы я также рассортировала по категориям и поместила по отдельным папкам разного формата.

    Папки, чтобы не падали, я поместила в большие картонные органайзеры.

    В итоге моя полка с документами стала выглядеть вот так:

    Отдельно я уделила внимание организации хранения журналов, вырезок и распечаток по видам хобби. Я очень люблю рукоделие и уделяю ему достаточно много времени.

    Я организовала хранение по видам: для шитья, для плетения и вязания на вилке, вязания крючком, вышивки, разные другие виды рукоделия (квиллинг, скрапбуккинг и т.д.)

    Все поместила по отдельным папкам, все подписала с помощью специальных наклеек.

    Вот как это стало выглядеть в итоге:

    Шаг 6 — утилизация

    Все бумаги, от которых нужно было избавиться, я сразу сортировала на три части ещё во время второго шага:

    1)      Оборотки для рисования для детей, я сразу же помещала детям в специальный органайзер в их комнате,

    2)      Бумаги на растопку на дачу или для сбора макулатуры в школе – упаковала эти бумаги в большой пакет, который мы увезли на дачу.

    3)      Некоторые важные документы с подписями я разорвала на мелкие части и выбросила в мусорное ведро.

    Шаг 7 — составление плана дальнейшего поддержания порядка

    После окончания разбора всех бумаг, я создала буферную папку для счетов и бумаг для сортировки.

    Поместила эту папку на свой рабочий стол. Чтобы папку было удобно хранить, я приобрела специальный удобный органайзер для своего рабочего стола.

    В нем я теперь храню документы для сортировки, а также свой ежедневник и некоторые книги и тетради для ежедневного использования.

    Я определила, что буду разбирать буферную папку минимум 1 раз в месяц, в идеале 1 раз в неделю (две).

    Чтобы не пропускать время разбора, я назначила конкретный день и время для разбора бумаг.

    Если я буду разбирать 1 раз в месяц, то мне это удобно делать после оплаты счетов, то есть после 10 числа.

    Если я буду разбирать документы 1 раз в неделю, то мне удобно разбирать документы по средам.

    Пока вот уже несколько месяцев мне удается придерживаться такого порядка.

    Правда пока я разбираю документы не еженедельно, но раз в месяц 11 числа.

    Ещё важный момент нужно не забывать осуществлять контроль документов на входе: то есть сразу выбрасывать ненужные.

    Чеки мы с мужем выбрасываем сразу, как заносим их в специальную программку. Остальные бумаги я отслеживаю примерно раз в день, когда сажусь за рабочий стол.

    Пока все документы в порядке. Получившаяся система работает хорошо! И это здорово!

    Вот так вот я организовала хранение документов у себя дома. А как Вы храните свои документы?

    Источник: http://tragaruk.ru/kak-ya-organizovala-khranenie-dokument/

Водителю
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: