Контроль исполнения документов – организация работы

Контроль исполнения документов

Контроль исполнения документов – организация работы

43

ОГЛАВЛЕНИЕ

Введение……………………………………………………… … ………… .…..3

Глава 1. Теоретические аспекты организации контроля исполнения документов………………………………………………………………….…  ..6

1.1 Понятие, значение и организация контроля исполнения документов …. 6

1.2 Виды, формы и сроки контроля  исполнения документов…… …………12

Глава 2. Этапы контроля исполнения документов……………… ……… ..…29

2.1 Постановка документов на контроль…………………………………  …..29

2.2 Снятие документа с контроля. Направление исполненного документа в дело……………………………………………………………………………  …34

2.3 Предложения по совершенствованию организации контроля исполнения документов на предприятии ООО «ЛЕГЕНДА СУПЕРМАРКЕТ»……. ..…36

Заключение…………………………………………………………………….…41

Список литературы………………………………………………………….. …43

Введение

Документационное обеспечение управления (делопроизводство) — это специфическое направление деятельности, которое заключается в составлении, оформлении документов, их обработке и хранении.

От того, насколько правильно составлен и оформлен документ, организована работа с ним, во многом зависит своевременность и правильность принятия управленческого решения. В документах отражается и учитывается деятельность организации, фирмы, пред­приятия. Поэтому ведение многих документов предписано закона­ми.

При проверке работы организации, проведении ревизии прове­ряют прежде всего документы, в которых деятельность организации или фирмы зафиксирована.

Организация и ведение делопроизводства требуют профес­сиональных знаний и навыков, поэтому эту работу в учреждении (фирме) ведут специальные подразделения (службы делопроиз­водства), а в небольших организациях и фирмах – секретари-ре­ференты (секретари).

В настоящее время для большинства российских государственных организаций и коммерческих фирм характерно отсутствие упорядоченной системы ведения делопроизводства, несмотря на то, что именно рациональное и четко организованное делопроизводство, определяющее документационное обеспечение управления организацией, может существенно увеличить эффективность деятельности предприятия. Проблемы контроля исполнения документов на предприятии, существующие в современной организации, требуют тщательного исследования.

Надлежащее оформление, правильная организация работы с документами в учреждениях, организациях, на предприятиях, обеспечение архивного хранения документов – непременные условия, которые обеспечивают законность и правопорядок в обществе, стабильность и защиту общественных интересов,  прав и свобод граждан, наконец, нормальную деятельность государства. От организации делопроизводства зависит оперативность, надежность, экономичность управленческого труда, культура работы, возможность использования в будущем информации, зафиксированной в документах.

Для эффективности управленческого решения немаловажное значение имеет регистрация, учет документов и контроль их исполнения, который в настоящее время вновь приобретает одно из первостепенных значений.

Многие  руководители сегодня понимают, что реорганизация организационной структуры, регламентация деятельности сотрудников, автоматизация управленческого труда не даст ожидаемого эффекта без жесткого контроля  процесса управления.

Контроль позволяет вовремя зафиксировать ошибки и принять меры по их устранению еще до того, как организация войдет в полосу кризиса.

Изложенные выше факты и определили актуальность темы нашего исследования.

Объект исследования – процесс организации контроля исполнения документов.

Предмет исследования – разнообразие форм и видов контроля исполнения документов.

Гипотеза исследования – можно предположить, что разнообразие форм и видов проведения контроля исполнения документов повышает эффективность использования документов в дальнейшей деятельности организации.

Цель исследования – выявление зависимости между эффективностью работы с документами и четкой организацией контроля их исполнения.

Задачи исследования:

1.      Анализ литературы по исследуемой проблеме

2.      Рассмотрение понятия, значения и организацию контроля исполнения документов

3.      Изучение и анализ форм и видов контроля исполнения документов при их использовании в дальнейшей деятельности организации.

4.      Знакомство с этапами постановки документов на контроль; ходом проверки своевременности доведения документов до исполнителей; процессом снятия документа с контроля, направлением исполненного документа в дело, учетом, обобщением и анализом результатов контроля исполнения документов.

Методы исследования: теоретический анализ и синтез.

Все работники в сфере управления имеют дело с документами. От того, насколько точно и в каком объеме производится контроль исполнения документов, зависит принятие управленческого решения и дальнейшая работа организации.

Данная работа может быть интересна специалистам-делопроизводителям и студентам, изучающим документационное обеспечение управления.

1.1 Понятие, значение и регламентация контроля исполнения документов

Контроль исполнения документов и принятие решений – одна из важнейших функций управления, целью которой является содействие своевременному и качественному исполнению документов, обеспечение получения аналитической информации, необходимой для оценки деятельности структурных подразделений, филиалов, конкретных сотрудников.

Контроль исполнения документов – это совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов [2].

При этом основными задачами группы контроля исполнения (сотрудника, осуществляющего контроль) являются:

      отслеживание хода и фиксация фактического исполнения входящих, исходящих и внутренних документов, имеющих достаточно важное значение, зафиксированных указаний руководства;

      обобщение сведений, получаемых в ходе отслеживания процесса и результатов исполнения, доведения этих сведений до руководства в удобном формализованном виде;

      выработка предложений по ускорению документопотоков и укреплению исполнительской дисциплины.

Иногда по решению руководства организации контроль исполнения документов может быть возложен и на сотрудника, не состоящего в штате службы ДОУ.

Это довольно распространенная практика при подготовке распорядительных документов, когда контроль исполнения может быть возложен на любого из сотрудников или взят руководителем на себя.

Но централизация контроля исполнения документов при этом является важным фактором его эффективной постановки.

Контроль исполнения документов включает в себя несколько последовательных этапов:

      постановку документов на контроль;

      проверку своевременности доведения документов до конкретных исполнителей;

      предварительную проверку и регулирование хода исполнения;

      снятие документов с контроля;

      учет и обобщение результатов контроля исполнения документов.

Начало операций по контролю, то есть постановка документов на контроль, совпадает с моментом регистрации поступивших или созданных в организации документов.

Если документ имеет конкретную дату исполнения, указанную в тексте, или документ входит в перечень документов с типовыми сроками исполнения, его имеет право ставить на контроль служба ДОУ сразу при регистрации.

Входящие документы с индивидуальными сроками исполнения ставятся на контроль после рассмотрения их руководителем, который в своей резолюции определяет конкретный срок.

Во время постановки документа на контроль, на его верхнем поле проставляется отметка о контроле (реквизит 19)[1]. Такая же отметка проставляется в регистрационной форме.

Исполнение документа должно контролироваться с момента постановки на контроль, после осуществления которой документ должен быть передан исполнителю(ям). При этом желательно, чтобы группа контроля или сотрудник, ответственный за контроль, провели проверку своевременности доведения документа до конкретного исполнителя.

В течение срока исполнения документа должны осуществляется предварительные проверки и регулирование хода исполнения, результаты которых, как правило, также фиксируются в регистрационно-контрольной карточке. Ответственность за правильность представленной информации несут исполнители.

Проверки могут проводиться в устной или письменной форме. В последнем случае службой контроля готовятся письменные напоминания. Они могут быть посвящены как конкретному заданию, так и отдельному документу или исполнителю. Возможна также подготовка и рассылка напоминаний, содержащих сведения о документах, находящихся в одном или нескольких структурных подразделениях.

Сроки осуществления предварительных проверок хода исполнения документов должны быть закреплены в регламенте организации (или при его отсутствии в инструкции по делопроизводству).

Снятие документа с контроля осуществляет руководитель, установивший контроль, или по его поручению служба ДОУ, снятие документа с контроля оформляется отметкой об исполнении документа и направлении его в дело (реквизит 28) [1].

Таким образом, документ считается исполненным и снимается с контроля после фактического выполнения поручений по существу, документированного подтверждения исполнения и сообщения результатов заинтересованным организациям и лицам или если в представленных по нему материалах о выполнении не дано дополнительных поручений и материалы не возвращены на доработку. Передача документов на исполнение другим сотрудникам не является основанием для снятия их с контроля или переноса сроков исполнения. Если контрольная служба устанавливает, что содержание, форма и процедура исполнения не соответствует заданию, она должна быть вправе вернуть документ на доработку без продления сроков исполнения.

Данные о ходе и результатах контроля исполнения документов должны учитываться и периодически обобщаться, то есть анализироваться. Как правило, сведения о состоянии исполнительской дисциплины обобщаются ежемесячно и представляются в виде сводок со структурой, закрепленной в организации.

Основным нормативным документом, регламентирующим организацию контроля исполнения документов в организации, является инструкция по документационному обеспечению управления (ДОУ). В Инструкции, как правило, находят отражение следующие вопросы:

      кем осуществляется контроль исполнения документов в организации;

      какие документы ставятся на контроль;

      этапы контроля исполнения документов;

      сроки исполнения документов;

      формирование и использование массива данных, необходимых для контроля;

      отражение данных о контроле в регистрационно-контрольных формах;

      ведение контроля исполнения документов (постановка на контроль, проверка хода исполнения документов, продление срока исполнения, снятие документа с контроля);

      основные этапы работы с исполнителями (проверка хода исполнения, напоминания о приближении срока исполнения и др.);

      обобщение и анализ данных о результатах контроля исполнения документов;

      информирование руководства организации о результатах контроля и об исполнительской дисциплине.

От того, насколько детально и полно будет описана система контроля исполнения документов в инструкции по ДОУ, зависит организация этой работы и ее результаты, которые, несомненно, скажутся и на всей деятельности организации.

Нормативных документов, которые регламентировали бы порядок контроля исполнения документов и его технологию, в настоящее время нет. Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденная приказом Минкультуры от 08.11.2005 № 536, содержит лишь общие положения о контроле исполнения документов.

На федеральном уровне вопросы организации исполнения принятых решений и контроля их исполнения, в т.ч. контроля исполнения обращений граждан, нашли отражение в следующих документах:

Источник: https://www.myunivercity.ru/%D0%94%D0%B5%D0%BB%D0%BE%D0%BF%D1%80%D0%BE%D0%B8%D0%B7%D0%B2%D0%BE%D0%B4%D1%81%D1%82%D0%B2%D0%BE/%D0%9A%D0%BE%D0%BD%D1%82%D1%80%D0%BE%D0%BB%D1%8C_%D0%B8%D1%81%D0%BF%D0%BE%D0%BB%D0%BD%D0%B5%D0%BD%D0%B8%D1%8F_%D0%B4%D0%BE%D0%BA%D1%83%D0%BC%D0%B5%D0%BD%D1%82%D0%BE%D0%B2/44054_1261756_%D1%81%D1%82%D1%80%D0%B0%D0%BD%D0%B8%D1%86%D0%B01.html

Кто контролирует

В крупных организациях, где работает не одна сотня человек, контролем исполнения документов занимается или специальный сотрудник канцелярии, или рабочая группа в составе этого отдела. В особых случаях создается отдельное структурное подразделение. Оно может подчиняться непосредственно генеральному директору или работать в составе службы ДОУ.

В небольшой компании функции контроля может взять на себя секретарь или офис-менеджер.

Свести на нет проблему организации контроля исполнения документов может внедрение в организации системы электронного документооборота.

За пару кликов руководитель может получить полный отчет, каким бы большим ни был вверенный ему коллектив. Однако этот выход доступен не всем: СЭД довольно дорогое удовольствие, да и ее внедрение не всегда оправдано.

Поэтому далее в статье мы рассмотрим методы организации контроля документов, так сказать, вручную.

Что контролировать

Контроль начинается с резолюции руководителя. Она содержит фамилию исполнителя, задачу и срок ее выполнения. Контролер должен проследить, чтобы задание было выполнено в назначенный срок.

Чтобы не шокировать персонал внезапным внедрением новой системы контроля (что неизбежно повлечет за собой недовольство, временное снижение качества работы и т.п.), начнем с малого: с постановки на контроль лишь части документов. Что именно контролировать – решает руководитель.

Итак, руководитель дает указание взять на контроль определенное входящее письмо. Например, он делает это в резолюции:

Секретарь делает отметку на самом письме. Лучше всего с помощью особого штампа:

Этот штамп принято проставлять на верхнем поле документа, ближе к правому краю.

Отметка о контроле ставится также в журнале (или системе) регистрации входящих документов. Можно добавить к стандартным графам таблицы следующие:

— Исполнитель

— Срок исполнения

— Отметка о снятии с контроля

Журнал регистрации у секретаря всегда перед глазами, потому и срок исполнения поставленных на контроль документов он вряд ли пропустит.

Обратите внимание: поставить на контроль можно только зарегистрированные документы!

За два-три дня до срока нужно напомнить исполнителю о задании. Если оно уже сделано – поставить соответствующую отметку. Если на выполнение задачи требуется больше времени, чем отвел директор, необходимо по согласованию с ним продлить срок исполнения.

Постепенно на контроль будет браться все больше документов, служебных записок, указаний… Так за год-полтора система контроля исполнения документов приживается в организации.

Контроль исполнения документов: работаем в полную силу

Служба контроля (ответственное лицо, рабочая группа, специальный отдел) должна отследить срок исполнения каждого документа, получившего резолюцию директора. Очевидно, что контролеры будут тесно связаны с секретарями должностных лиц, которые будут вносить сроки исполнения документов и отметки о снятии с контроля в электронные журналы.

Контролеры периодически предоставляют первому лицу компании данные об исполнении документов. С какой частотой происходит информирование, решается вместе с руководителем.

Вариантов много: раз в месяц, раз в квартал, полугодие, год… Мы рекомендуем делать ежемесячную и ежегодную сводку.

Ежемесячную для оперативного принятия мер, ежегодную – для информирования о качестве работы подразделений и исполнителей в целом.

Помимо этого, служба контроля еженедельно предоставляет данные об исполнении заданий начальникам структурных подразделений. Каждый понедельник руководитель отдела получает служебную записку примерно такого содержания:

Прошу обратить внимание на истекшие сроки исполнения документов в период 09 – 13 июля 2012 года:

Прошу взять объяснение с Конкина В.П. по факту невыполнения поставленных задач и обеспечить их выполнение до 18.07.2012.

Начальник службы контроля         ПИСАРЕВА            Писарева Е.Н.

На практике даже вручную делать это все не так уж и сложно. Главное – не запускать и мониторить электронную базу ежедневно.

Для чего нужен контроль

Контроль исполнения документов не будет иметь смысла, если будет производиться без цели. Неисполнение поставленной руководителем задачи не должно просто констатироваться. Да, не сделал. Ну и что?

Контроль исполнения документов – вспомогательный процесс для оценки качества работы подразделения и каждого сотрудника лично. На его результаты руководство опирается, чтобы выявить лучших работников, распределить бонусы и т.п. Некоторые компании кладут данные контроля в основу ежемесячного (поквартального, годового) премирования.

Image by digitalart / www.freedigitalphotos.net

Источник: http://thebestsecretary.ru/?p=2866

Исполнение и контроль исполнения документов

Контроль исполнения документов – организация работы

Бюджетное образовательное учреждение

среднего профессионального образования Удмуртской Республики

«Глазовский политехнический колледж»

Отделение среднего профессионального образования

«Документационное обеспечение управления»

Исполнение и контроль исполнения документов

Курсовая работа

Специальность                                           032002 «Документационное

                                                                     обеспечение управления

                                                                     и архивоведение»

Автор курсовой работы                             Е.В.Кропотина

                                                                     группа С-31

Руководитель работы                                преподаватель

                                                                     специальных дисциплин

                                                                     В.В.Ушакова

Глазов 2012

ОГЛАВЛЕНИЕ

Водителю
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: