Личное дело воспитателя доу образец оформления. Внутренняя опись личного дела и опись личных дел сотрудников: отличия. Инструкция по заполнению

Содержание
  1. Внутренняя опись документов личного дела — скачать бланк и образец заполнения
  2. Когда необходима опись личного дела?
  3. Порядок проведения описи личного дела работника
  4. Внутренняя опись документов личного дела — бланк
  5. Внутренняя опись личного дела — образец заполнения
  6. Подводим итоги
  7. Оформление личных дел сотрудников в ДОУ
  8. Порядок ведения личных дел в 2017 году
  9. Личное дело сотрудника: порядок формирования и ведения
  10. Личное дело работника
  11. Детский сад №53
  12. Формирование личного дела работника
  13. Опись личного дела работника доу образец скачать бесплатно
  14. Как оформить личное дело сотрудника бюджетной организации
  15. Внутренняя опись документов личного дела — скачать бланк и образец заполнения
  16. Правила формирования личного дела на сотрудника
  17. Личное дело работника – как его правильно оформить
  18. Внутренняя опись документов личного дела
  19. Опись документов в личном деле работника — образец
  20. Образец оформления личного дела сотрудника
  21. Топ 5 Сайтов Знакомств
  22. Внутренняя опись документов личного дела — образец
  23. Как оформить личное дело сотрудника
  24. Правила для госслужащих
  25. Правила для коммерческих организаций
  26. Как оформить личное дело работника: образец
  27. Какие документы нельзя помещать в папки для личных дел сотрудников
  28. Оформление личного дела сотрудника: образец по ГОСТу. Внутренняя опись документов
  29. Как оформить документы при ведении личных дел работников
  30. Где и сколько хранить папки для личных дел сотрудников
  31. Сроки хранения
  32. Личное дело работника: проведение ревизии

Внутренняя опись документов личного дела — скачать бланк и образец заполнения

Личное дело воспитателя доу образец оформления. Внутренняя опись личного дела и опись личных дел сотрудников: отличия. Инструкция по заполнению

На предприятиях и в учреждениях (независимо от сферы деятельности и организационной формы), как правило, ведутся личные дела работников, содержащие основные документы, связанные с трудовой деятельностью. При этом оформляются их внутренние описи.

Ниже речь пойдет о том, когда необходимы описи документов личных дел и как правильно их составлять. Кроме того, чтобы максимально упростить заполнение описей, мы подготовили бланк и образец, которые можно скачать.

Когда необходима опись личного дела?

Личное дело – это пакет документов, касающихся определенного работника. Для их систематизации, быстрого определения содержания дела, удобного поиска необходимой бумаги и по ряду других причин составляется опись. В некоторых источниках можно встретить название «регистр». Он представляет собой перечень бумаг, которые содержатся в определенном деле.

Документы, касающиеся сотрудников компаний и учреждений, хранятся в их личных делах, на каждое из которых оформляется опись

В отечественном законодательстве отсутствует требование вести личные дела персонала для всех работодателей.

Исключение составляют учреждения муниципального и федерального подчинения, в которых такая система хранения документов обязательна.

Однако в большинстве компаний самых разнообразных форм хозяйствования и сфер деятельности предпочитают оформлять на работников личные дела и описывать содержащиеся в них документы. Причин для этого несколько:

  • Поиск необходимых документов значительно упрощается и ускоряется благодаря наличию внутренней описи.
  • Ведение регистра помогает контролировать наполненность личного дела всеми необходимыми бумагами.
  • Легче собирать статистическую информацию о кадрах.

Важно: обязательность оформления описей на предприятии закрепляется в его локальных актах, например в учетной политике.

Порядок проведения описи личного дела работника

За оформление описей документов личных дел обычно отвечают специалисты кадровой службы. При этом они придерживаются некоторых правил и проверенных практикой приемов:

  Список коротких команд Сбербанка (USSD и на номер 900)

  • Перечень содержащихся в деле бумаг располагается в самом его начале.
  • Опись может составляться вручную или печататься.
  • Для организаций, работающих в некоторых сферах (например, для государственных учреждений) предусмотрены унифицированные формы описей. В других компаниях могут разрабатываться собственные, исходя из особенностей структуры и специфики деятельности.
  • Регистр составляется преимущественно в виде таблицы, в которой описывается содержание личного дела. В ней необходимо предусмотреть достаточное количество граф для внесения всех документов.
  • Бумаги в деле размещаются и описываются в хронологическом порядке. Это позволяет проследить всю трудовую деятельность работника от приема в компанию до увольнения.
  • При поступлении новых бумаг или их извлечении из дела в описи делаются соответствующие отметки.
  • Опись размещается на нескольких страницах, нумерация которых осуществляется отдельно от документов дела.

Табличная часть внутренней описи личного дела работника, как правило, содержит следующую информацию о содержащихся в нем бумагах:

  • Порядковый номер.
  • Регистрационный номер.
  • Дата оформления.
  • Название документа.
  • Номера тех страниц дела, на которых он размещен.
  • Примечание. Эта графа используется для различных отметок, например об извлечении документа из личного дела.

Кроме таблицы с перечнем бумаг, опись содержит определенные реквизиты:

  • Название. Как правило, используется формулировка «опись личного дела». Указываются фамилия, имя и отчество работника, а также его должность. В больших компаниях упоминается структурное подразделение.
  • Информация о лице, составившем опись. Кадровик, который оформляет регистр, указывает свою должность, фамилию, имя и отчество, а также проставляет подпись.
  • Общее количество документов дела (цифрами и прописью).
  • Количество страниц описи.
  • Дата составления. Указывается после завершения наполнения дела.

Внутренняя опись документов личного дела — бланк

  • Скачать бланк внутренней описи документов личного дела .docx

Внутренняя опись личного дела — образец заполнения

  • Скачать образец заполнения внутренней описи личного дела .doc

Кроме внутренних описей личных дел работников, кадровые службы обязаны оформлять большое количество других документов. Как специалистам, работающим в этой области, так и другим заинтересованным лицам будет полезна информация о том:

  Как привлечь внимание потенциального работодателя?

Советуем также ознакомиться с материалами по поводу того, как составить:

  • резюме для устройства на работу;
  • анкету на трудоустройство.

Подводим итоги

Внутренняя опись документов личного дела представляет собой список с основной информацией о них. В нем указывается название каждой бумаги, регистрационные данные и место расположения в деле. Оформляют описи специалисты кадровой службы.

Чтобы составление перечней документов максимально упростить и не упустить при этом каких-либо реквизитов, стоит воспользоваться бланком описи и образцом его заполнения.

Источник: https://uvolsya.ru/raznoe/opis-dokumentov-v-lichnom-dele-rabotnika/

Оформление личных дел сотрудников в ДОУ

Личное дело воспитателя доу образец оформления. Внутренняя опись личного дела и опись личных дел сотрудников: отличия. Инструкция по заполнению

— Новости — Порядок формирования документов в личном деле работника образец в доу

Этот документ будет регулировать состав дела, порядок его формирования, перечень сотрудников, на которых их необходимо формировать, а также порядок доступа и режим хранения. Формирование дела при приеме на работу Начинается формирование любого ЛД в момент трудоустройства.

Кандидат на вакансию направляет работодателю свое резюме, а потом, когда принято решение о заключении с ним трудового договора, пишет заявление и заполняет анкету (обязательно только для госслужащих, остальным фирмам можно без этого обойтись). Именно эти документы становятся основой ЛД вместе с личной карточкой по форме Т-2 (утв. постановлением Госкомстата России от 05.

01.2004 № 1). Для заведения ЛД требуется отдельная папка, обложка которой служит титульным листом.

Обязательные поля:

  1. № п/п – согласно журналу учета личных дел.
  2. Индекс документа – присваивается по номенклатуре дел.
  3. Дата документа – цифровое обозначение даты его выдачи арабскими цифрами.
  4. Заголовок документа — его название (свидетельство, диплом, приказ).
  5. Номер листов дела – цифровое обозначение согласно нумерации, которые занимает данный документ.
  6. Дата включение – имеется в виду дата его появления в материалах дела.
  7. Примечание – используется для корректировки информации, например, указывается оригинал или копия.

Внизу прописью и цифрами проставляется количество документов и листов описи.

Порядок ведения личных дел в 2017 году

Впоследствии, в ходе трудовой деятельности на данном предприятии, в личное дело подшиваются копии справок и других документов, подтверждающих изменение: семейного положения работника; паспортных данных, например, смену фамилии; уровня образования, получение дополнительного профессионального образования или специальности, присвоения нового разряда или квалификации. Обратите внимание: Копии всех документов, подшитых при формировании и ведении личного дела сотрудника должны быть заверены подписью лица, назначенного приказом ответственным.
Заверительная надпись оформляется в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003.

Личное дело сотрудника: порядок формирования и ведения

Внимание

Из-за этого не стоит подшивать акты, хранящиеся меньше данного срока. В частности, это касается уведомлений о начале отпуска, заявлений о его предоставлении, приказов об очередных отпусках, которые подшиваются в отдельный журнал регистрации и хранятся 5 лет.

Заполнение документов Оформлять, пронумеровывать, описывать, вносить любые изменения, закрывать и сдавать в архив личное дело, может, только сотрудник кадровой службы, назначенный ответственным приказом организации. Только этот специалист должен иметь доступ к персональным делам и в случае разглашения персональной информации о работнике понесет ответственность.

Также в его обязанности входит ознакомление работника под роспись с личным делом, как правило, это должно происходить не менее чем раз в календарный год. Опись Документы, в деле должны располагаться по дате поступления.

Личное дело работника

Важно

Согласно сложившейся практике и рекомендациям, приведенным в «Основных правилах работы архивных организаций», документы в папку с личным делом подшиваются по мере их оформления, то есть, в хронологическом порядке.

Обратите внимание: согласно правилам ведения личных дел, любые изменения и корректировки в документы, хранящиеся в личном деле сотрудника, вносятся только на основании соответствующих подтверждающих документов, а не со слов работника.

Правилами ведения личных дел работников предусматривается доступ сотрудника к своему личному делу для ознакомления с его содержанием. Сделать это сотрудник может только после того, как напишет заявление и получит разрешение от руководителя компании.
Ознакомиться со своим личным делом работник имеет право только в присутствии лица, ответственного за их ведение.

Детский сад №53

Справка Поскольку личные дела сотрудников относятся к документам длительного хранения, при формировании в их состав не включаются те документы, срок хранения которых не превышает пять лет. Это, например:

  1. приказы о предоставлении ежегодных отпусков и отгулов;
  2. заявления на отпуск или предоставление отгула;
  3. медицинские справки о состоянии здоровья;
  4. справки с места жительства;
  5. материалы судебных разбирательств, а также поступившие в адрес работодателя материалы от редакций средств массовой информации.

Порядок ведения личного дела в 2017 году Установленный на предприятии положением о ведении личных дел порядок их ведения может предусматривать формирование таких дел на каждого работника, с которым заключается трудовой договор, или же только в отношении некоторых категорий сотрудников.

Формирование личного дела работника

Любой работодатель стремится к систематизированному хранению персональной информации о своих работниках по нескольким причинам. Во-первых, так намного легче находить нужные сведения о конкретном сотруднике, во-вторых, защитить его персональные данные от разглашения, в-третьих, оперативно вносить возникающие изменения и уточнения.

Еще в советские времена для достижения подобных целей была придумана такая конструкция, как личное дело работника.

Законодательные требования Для государственных организаций Трудовой кодекс (далее — ТК РФ) не обязывает работодателей заводить на каждого, с кем он заключил трудовой договор, личное дело. Исключение составляют государственные и муниципальные служащие.

Такое исключение предусмотрено частью 3 статьи 42 Федерального закона от 27 июля 2004 г.
N 79-ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации».

Чем предусмотрено ведение личных дел Для госслужащих регламентируют такую обязанность:

  • Федеральный закон от 27.07.2004 № 79;

Источник: https://lksmrf.ru/oformlenie-lichnyh-del-sotrudnikov-v-dou/

Опись личного дела работника доу образец скачать бесплатно

Личное дело воспитателя доу образец оформления. Внутренняя опись личного дела и опись личных дел сотрудников: отличия. Инструкция по заполнению

Как правило, составлением занимается сотрудник отдела кадров, на которого возложена обязанность ведения личных дел работников предприятия.

Опись в личном деле работника, бланк которой подлежит заполнению, находится в самом начале папки. В ней перечисляется вся содержащаяся в личном деле документация.

Для ее оформления существует унифицированная форма, утвержденная Архивными правилами (Приложения 2, 10).

В табличную часть данного регистра вносятся следующие сведения о документах:

  1. индекс документа;
  2. заголовок;
  3. дата составления;
  4. номера листов дела;
  5. примечание.
  6. № п/п;

Чаще всего опись состоит из нескольких страниц.

Как оформить личное дело сотрудника бюджетной организации

Например, только на руководителей или на руководящий состав и материально ответственных лиц и т.

д. Оформлением, ведением и хранением дел, как правило, занимаются кадровые службы. Данная ответственность закрепляется за ними приказом руководителя.

Как правильно оформить личное дело сотрудника (образец), можно посмотреть ниже.

Обязательно утверждается список лиц, кому разрешается доступ к персональным делам: к ознакомлению с материалами и получению их во временное пользование для выполнения определенной работы.

По определению ГОСТ Р 7.0.8-2013

«Дело — это документ или совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку»

.

Соответственно, оформление личного дела сотрудника, образец по ГОСТу, — это, условно говоря, папка, в которую подшиваются ,бумаги, содержащие сведения о работнике, о его трудовой деятельности и стаже. Формирование дела начинается с момента приема сотрудника на работу.

Внутренняя опись документов личного дела — скачать бланк и образец заполнения

В других компаниях могут разрабатываться собственные, исходя из особенностей структуры и специфики деятельности.

  • Регистр составляется преимущественно в виде таблицы, в которой описывается содержание личного дела. В ней необходимо предусмотреть достаточное количество граф для внесения всех документов.
  • Бумаги в деле размещаются и описываются в хронологическом порядке. Это позволяет проследить всю трудовую деятельность работника от приема в компанию до увольнения.
  • При поступлении новых бумаг или их извлечении из дела в описи делаются соответствующие отметки.
  • Опись размещается на нескольких страницах, нумерация которых осуществляется отдельно от документов дела.
  • Табличная часть внутренней описи личного дела работника, как правило, содержит следующую информацию о содержащихся в нем бумагах:

    1. Регистрационный номер.
    2. Порядковый номер.

    Правила формирования личного дела на сотрудника

    ;копии документов об образовании, повышении квалификации;;служебные записки, личные заявления и объяснительные записки;акты, уведомления и т.

    д.3. Документы о прекращении трудового договора.Все эти документы имеют различные нормативно установленные сроки хранения на предприятии.

    Образец внутренней описи документов личного делаОсновываясь на различии нормативно-установленных сроков хранения различных видов кадровых документов, а также на том, что информация о трудовой деятельности работника фиксируется в личной карточке, рекомендуется не включать в личное дело копии приказов (выписки) о переводах и перемещениях, отпусках, поощрениях и т.д.

    Документы, подшиваемые в личное дело работника в течении срока его трудовой деятельности, должны быть выстроены в хронологической последовательности.Копии документов (выписки) должны заверяться работниками кадровой службы.

    Личное дело работника – как его правильно оформить

    Это необходимо для систематизации информации и документов по личному составу данных учреждений, а также для выполнения требования некоторых законов. Нормы ТК РФ не предусматривают обязанность фирмы по ведению личных дел работающих на предприятии. Но такую необходимость могут определять вышестоящие организации и собственники.

    Точный список бланков, включаемых в личное дело, определен только для государственных и муниципальных организаций и учреждений. Для остальных компаний не существует строго списка, содержащего какие именно должны быть документы в личном деле работника.

    Внутренняя опись документов личного дела

    Особенно это актуально сейчас, когда отменен утвержденный ранее порядок ведения личных дел и сотрудники предприятий должны в этом процессе опираться лишь на свой опыт и общепринятую практику. На сегодняшний день нет единого, унифицированного, обязательного к применению образца данного документа.

    Поэтому компании могут воспользоваться одним из двух вариантов:

    • использовать разработанный и утвержденный в организации шаблон (его необходимо зарегистрировать в учетной политике фирмы).
    • каждый раз по мере надобности составлять его с произвольной форме (что неудобно при большом количестве личных дел),

    Документ должен содержать в себе ряд сведений:

    1. должность и ФИО сотрудника, чьи документы описываются,
    2. наименование предприятия,
    3. список описываемых документов,
    4. полный список бумаг, хранящихся в личном деле (а также их копий).

    Опись документов в личном деле работника — образец

    Исходя из вышеизложенного, ясно, что такой регистр, как опись для документов с очень долгим сроком сохранения, должен присутствовать в деле.

    Для оформления описи предусмотрена унифицированная форма, утвержденная Архивными правилами (приложения 2, 10). О сроках хранения различной документации читайте в статье .

    В отличие от другой ценной документации ( у которой опись, как правило, располагается последней по списку), в личном деле она находится в самом начале. В ней перечисляется вся подшитая в личное дело документация.

    Так, в табличную часть данного регистра вносится следующая информация о документах:

    1. номер по порядку;
    2. индекс;
    3. дата составления (или крайние даты и срок хранения);
    4. заглавие;
    5. номера листов.

    При этом обычно опись состоит из нескольких страниц, которые нумеруются отдельно от сквозного учета страниц в самом личном деле. В

    Образец оформления личного дела сотрудника

    д.;

  • возникающие во время трудовой деятельности:
    1. справки о медосмотрах;
    2. дополнительные соглашения к трудовому договору;
    3. копии свидетельства о браке, разводе, рождении ребенка, установлении инвалидности;
    4. копия трудовой книжки;
    5. копии приказов о переводе, повышении, снятии дисциплинарного взыскания и т. п.;
    6. должностная инструкции;
    7. аттестационные листы, копии свидетельств о повышении квалификации и т. д.;
  • связанные с прекращением трудового договора:
    1. копия приказа об увольнении.
    2. заявление об увольнении;
  • За оформление и ведение ЛД обычно отвечает сотрудник отдела кадров.

    В его обязанности входит формирование дела, заверка копий, хранение, ведение описи, внесение и изъятие документов и т.

    д. Процесс сбора сведений о подчиненном начинается с момента его приема на работу и продолжается в ходе всей его трудовой деятельности.

    Топ 5 Сайтов Знакомств

    В первую очередь для того, чтобі получить настоящие отзывы от пользователей, невыдуманные истории любви и разочарований, положительного и негативного опыта, только актуальную информацию о каждом дейтинг-сервисе.

    Команда topznakomstva.com вручную отбирает и просматривает популярные и не очень сайты знакомств, а затем оценивает их по следующим параметрам:

    • Бесплатный/платный доступ и функционал
    • Алгоритм поиска
    • Процент реальных анкет
    • Конфиденциальность информации об участниках, защита данных
    • Наличие/отсутствие анкет с аморальным содержанием, откровенных фото
    • Поведение участников, действия техподдержки

    На основании этих и других не менее важных критериев мы делаем выводы, которые превращаются в топ сайтов знакомств. Информация о ресурсах максимально полезна, правдива и позволяет сформировать объективное впечатление.

    Наш рейтинг сайтов знакомств — это рекомендация.

    А дальнейшее решение вы принимаете сами.

    Как вы, наверное, уже догадались, существует два типа сайтов знакомств: бесплатные, и те, за которые вы платите.

    Для бесплатных вам нужно только зарегистрироваться и заполнить основную личную информацию и загрузить несколько фотографий. Платные сайты обеспечивают аудитории только с серьезными намерениями.

    Выбирая услуги премиум-класса, вы открываете новые возможности, которые обычно включают в себя виртуальные и реальные подарки, обмен фотографиями, обмен мгновенными сообщениями, а также многие другие варианты.

    Одним из самых популярных сайтов знакомств для россиян является . Этот сайт послужил платформой для тысяч мужчин, чтобы встретить девушек, которые будут ценить их и найти любовь, которую они искали в течение всего времени.

    Как один из крупнейших сайтов, он заслужил доверие среди тысяч пользователей, которых он имеет в своей базе данных. – это сайт для общения, уютное и безопасное место знакомства для богатых мужчин и красивых девушек. Ориентируясь на интересы пользователей, он гарантирует постоянно растущую аудиторию, комфорт и поддержку.

    Альтернативой можно назвать .

    Платформа, которая оказалась очень успешной, немного похожа в своем функционале на , анализируя взаимные интересы пользователей и их происхождение. EmilyDates — это не просто сайт для общения, это безопасное и удобное место для встреч с богатыми мужчинами и красивыми женщинами.

    Кроме того, сайт уделяет особое внимание безопасности клиентов.

    Сайты знакомств часто становятся мишенью для мошенников, поэтому особенно следит за тем, чтобы пользователям не приходилось беспокоиться о своей безопасности на сайте.

    Внутренняя опись документов личного дела — образец

    В рассматриваемой форме внутренней описи предполагается указание:

    1. общего количества листов описи.
    2. порядковых номеров, индексов, дат составления, заголовков документов, номеров листов, примечаний;
    3. итогового количества документов в описи;

    Подписывается документ сотрудником, который его составил. О порядке составления описи читайте также в статье .

    Загрузить образец внутренней описи документов личного дела вы можете на нашем портале.

    Внутренняя опись — в большинстве случаев, необходимый элемент внутрикорпоративного документооборота, поскольку при работе с кадровой документацией недопустимы ошибки и неточности.

    Источник: http://dengi-pod-raspisku.ru/opis-lichnogo-dela-rabotnika-dou-obrazec-skachat-besplatno-85244/

    Как оформить личное дело сотрудника

    Иметь под рукой доступный и упорядоченный источник информации о каждом работающем специалисте весьма удобно. На государственной и муниципальной службе, а также в отношении военнослужащих надо вести личное дело работника. Остальные работодатели вправе отказаться от необязательной, но практичной формы систематизации всех данных о каждом работнике.

    Чтобы сформировать личное дело сотрудника, сначала определите, какие документы допустимо хранить в папке, а какие строго запрещено.

    После приема на работу нового специалиста заведите отдельную папку, куда включите соответствующий спектр документов. В процессе работы просто пополняйте папку новыми документами, которые непосредственным образом связаны с работой сотрудника.

    Размещайте все документы в определенной последовательности. Все папки в общем случае храните в кадровой службе.

    Правила для госслужащих

    Что включить в личное дело сотрудника, какие документы должны быть в нем, законом не определено. Исключение сделано только для государственных служащих.

    На них дела заводят в обязательном порядке, включая в папки соответствующие документы, персданные, ряд иных сведений о поступлении на госслужбу, ее прохождении, прекращении.

    Это необходимо для обеспечения деятельности госоргана с учетом ч. 3 ст. 42 Закона о государственной службе.

    Правила для коммерческих организаций

    В организациях коммерческого сектора порядок ведения делопроизводства, оформления и хранения папок для личных дел сотрудников определяют локальными актами.

    Что должно быть в папке

    • внутренняя опись всех документов дела;
    • личный листок по проведению учета кадров;
    • анкета;
    • дополнение к личному листку по ведению учета кадров;
    • автобиография сотрудника;
    • составленное заявление о приеме на должность;
    • должностная инструкция сотрудника;
    • полученные характеристики и предоставленные рекомендательные письма;
    • личные заявления, подаваемые сотрудником;
    • трудовой договор (ТД) и оформленные дополнительные соглашения к нему;
    • копии всех приказов по личному составу в отношении конкретного специалиста;
    • аттестационные листы;
    • результаты пройденных медосмотров;
    • отзывы должностных лиц о специалисте;
    • лист-заверитель дела.

    В процессе всего периода работы сотрудника кадровик должен пополнять папку новыми документами, которые непосредственным образом связаны с работой сотрудника. Последним документом в папке будет копия приказа об увольнении.

    Как оформить личное дело работника: образец

    Скачайте комплект документов для оформления

    Ответственным за ведение кадрового учета в организации назначена бухгалтер В.Н. Зайцева. Она оформила личное дело работника — главбуха А.С. Глебовой.

    Титульный лист личного дела работника (образец)

    Смотреть образец

    В документ включили внутреннюю опись, анкету сотрудницы, личный лист по проведению учета кадров, дополнение к нему, листок-заверитель.

    Какие документы нельзя помещать в папки для личных дел сотрудников

    В папке не храните документы, которые не связаны напрямую с работой сотрудника.

    При ведении дел соблюдайте требования по защите персданных. Копии личных документов, которые требуются при трудоустройстве, помещать в личное дело сотрудника (образец) небезопасно. При проведении проверки Роскомнадзор может расценить это в качестве нарушения правил обработки и хранения персданных. Подробнее: Проверки Роскомнадзора в 2019 году

    Собирайте и обрабатывайте персданные в соответствии с установленными правилами. Например, при трудоустройстве вы вправе только попросить соискателя показать в кадровой службе паспорт, военный билет, диплом и так далее.

    На их основании внесите все сведения в карточку, после чего оригиналы документов возвратите соискателю.

    Такие правила установлены статьей 65 ТК РФ (постановление Пятнадцатого арбитражного апелляционного суда от 14 марта 2014 года под № А53-12557/2013).

    Исключения установлены для государственного и муниципального сектора. В папки включают ряд документом, в том числе и ксерокопии паспортов. Основание: Положение, утвержденного Указом Президента от 30 мая 2005 года под № 609.

    Решив хранить ксерокопии документов в папках с делами сотрудников, получите их согласие не только на обработку, но и на хранение копий соответствующих документов.

    В согласии должна быть указана конкретная цель хранения ксерокопий документов. Кадровику стоит проверить нормативное обоснование для хранения таких ксерокопий.

    Судебная практика показывает, что нельзя хранить копии личных документов работников, если на это нет достаточных оснований.

    ★ Согласие на обработку персональных данных: скачать

    Внимание! Учитывайте, что должно быть в личном деле сотрудника. Если ксерокопии содержатся в папке без основания, цели и полученного согласия, организацию могут при проверке оштрафовать на крупную сумму. Основание: статья 13.11 КоАП. Эти копии обяжут немедленно уничтожить.

    Если при проверке выяснилось, что копии по-прежнему находятся в папке, их необходимо уничтожить в течение 30 дней после того, как была достигнута цель обработки. Например, в папке находится справка о рождении ребенка, а пособие уже выплачено. Порядок уничтожения таких документов законом не установлен. Работодатель вправе определить его самостоятельно.

    Оформление личного дела сотрудника: образец по ГОСТу. Внутренняя опись документов

    При оформлении папки сразу составьте ее внутреннюю опись. Сделать это рационально при приеме сотрудника на работу. Подшейте все дела, опишите.

    Добавляйте опись по мере поступления в папку новых документов вплоть до момента увольнения сотрудника. Если дела подшили без описи, составьте ее и приклейте с внутренней стороны обложки. Такой порядок указан в п. 4.30 Правил, утвержденных приказом Минкультуры от 31 марта 2015 года под № 526.

    Порядок ведения личных дел работников установлен Приложением под № 27 к Правилам, утвержденным приказом Минкультуры от 31 марта 2015 года под № 526.

    Подписывает внутреннюю опись сотрудник, которого назначили ответственным за ее составление. Перед сдачей дела в архив укажите количество документов, находящихся в деле, количество листов описи.

    Итоговую запись внесите на внутреннюю сторону описи. Такие правила установлены указанным Приложением.

    Образец внутренней описи

    Смотреть пример и использовать в работе

    ★ Эксперт журнала «Кадровое дело» расскажет, как правильно составить и использовать в работе опись личного дела. Из статьи вы узнаете, все ли документы нужно вносить в личное дело и как вносить сведения в уже сформированную опись.

    Как оформить документы при ведении личных дел работников

    Следуйте простым правилам, чтобы сохранить порядок в бумагах.

    Правило 1. Располагайте документы в деле по мере их поступления в хронологическом порядке.

    Правило 2. В папке должно находиться не более 250 листов. Если их больше, необходимо оформить второй том с учетом п. 4.20 Правил, утвержденных приказом Минкультуры от 31 марта 2015 года под № 526.

    Правило 3. Все листы личного дела пронумеруйте арабскими цифрами, используя простой графитный карандаш или нумератор. Учитывайте, что нельзя применять чернила и цветные карандаши.

    Правило 4. Нумерацию проставляйте на каждом листе. Не нужно пронумеровывать все страницы. Внутреннюю опись нумеруйте отдельно от документов, которые хранятся в папке.

    Где и сколько хранить папки для личных дел сотрудников

    Папки храните в отделе кадров на всех сотрудников, которые в настоящий момент продолжают работать в организации.

    Передайте в архив все дела тех, кто уже уволился из компании. Чтобы произвести передачу, личное дело работника прошейте на четыре прокола, поместив в твердую обложку, или переплетите.

    Сделать все нужно так, чтобы каждый лист легко можно было прочитать, при необходимости просмотреть соответствующие реквизиты. Перед подшивкой или переплетением удалите со всех документов скрепки. В начало подшейте бланк с внутренней описью, в конце разместите лист-заверитель.

    Лист-заверитель дела

    Смотреть и использовать

    На обложке запишите дату, когда его окончили вести. Укажите и количество листов, учитывайте все без исключения листы, включая опись и лист-заверитель. На обложке проставьте дату срока хранения.

    Сроки хранения

    Храните 75 лет дела, которые закончены делопроизводством до 1 января 2003 года.

    Храните 50 лет папки, которые закончены делопроизводством после 1 января 2003 года.

    Постоянно храните личные дела руководителей.

    Храните не менее 75 лет папки, которые создали в период госслужбы, не являющейся государственной гражданской службой. Их нужно хранить независимо от даты создания.

    ★ Эксперт «Системы кадры» расскажет, как сформировать и хранить личное дело сотрудника. В статье представлен порядок ведения и хранения дел, даны ответы на самые частые вопросы, задаваемые кадровиками.

    Личное дело работника: проведение ревизии

    Проведите ревизию всех дел, чтобы:

    1. Проверить данные в личных делах сотрудников.
    2. Правильно их оформить.
    3. Систематизировать.

    Результаты такой масштабной проверки оформите актом. Общий бланк такого акта законодательством не разработан.

    Поэтому воспользуйтесь бланками проверки отдельного ведомства. Например, актом проверки наличия и состояния архивных документов таможенных органов (смотрите приложение № 40 к приказу ФТС от 09 июля 2014 года под № 1331). Соответствующие отметки о проверке папок проставьте в дополнении к личному листку по ведению учета кадров.

    Вывод

    Иметь под рукой доступный и упорядоченный источник информации о каждом работающем специалисте весьма удобно. На государственной, муниципальной и военной службе надо вести личное дело работника. Коммерческие структуры и индивидуальные предприниматели вправе отказаться от необязательной, но практичной формы систематизации всех данных о каждом работнике.

    Источник: https://trudpravorf.com/oformlenie-lichnyh-del-sotrudnikov-v-dou/

    Водителю
    Добавить комментарий

    ;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: