Номенклатура дел назначение. Разработка номенклатуры дел: классика жанра. Специфика некоторых типов организаций

Виды номенклатуры дел, их особенности и назначение

Номенклатура дел назначение. Разработка номенклатуры дел: классика жанра. Специфика некоторых типов организаций

Организация эффективного документооборота на предприятии невозможна без формирования соответствующих для него условий. Одним из них выступает номенклатура дел в электронном виде или на бумажных носителях.

Если специалиста, чья деятельность связана с документами, попросить: “Назовите виды номенклатуры дел”, – то он должен безошибочно назвать их.

Дело в том, что такие работники обязаны знать классификацию для того, чтобы быстро ориентироваться в массиве документации.

Номенклатура дел: понятие, виды, содержание, значение

Прежде чем описывать порядок создания, следует разобраться с терминологией.

Виды номенклатуры дел представляют собой категории разработанных в установленной форме систематизированных перечней наименований комплексов документов, формируемых на предприятии в процессе его деятельности с указанием периодов хранения.

Они необходимы для оперативного поиска нужных актов. От качества номенклатуры будет зависеть скорость работы с бумагами. Перечни используются для распределения и группировки реализованных актов в папки, закрепления индексации, установления периодов хранения.

Они обеспечивают создание справочной картотеки и выступают как источник учетной информации. На практике используются такие виды номенклатуры дел, как типовая, примерная, индивидуальная. Предприятие обязано самостоятельно разработать перечень с учетом специфики своей деятельности.

Требования

Учитывая виды номенклатуры дел, их особенности и назначение, нормативными актами определены правила, применяемые при их составлении. При формировании перечней следует:

  1. Соблюдать единство подходов к организации учета, описанию, систематизации, поиску и хранению документации.
  2. Использовать индексацию. Она обеспечивает внесение изменений, исправлений и добавлений в соответствующие разделы перечней.
  3. Контролировать стабильность индексов.

Общая характеристика

Рассмотрим кратко назначение и виды номенклатуры дел, указанные выше. Индивидуальные перечни разрабатываются для конкретной организации. Они отражают документацию, используемую при повседневной ее деятельности. В одной отрасли, как правило, задействованы предприятия, использующие однотипные акты.

Для их унификации и группировки используются типовые и примерные номенклатуры дел. Последние обладают рекомендательным характером. Типовые виды номенклатуры дел являются обязательными. Ими обычно устанавливается единая индексация для предприятий всей отрасли (системы). Типовые и примерные номенклатуры составляются вышестоящими организациями.

Они выступают как основа для формирования индивидуальных перечней для конкретных предприятий. Они, в свою очередь, подлежат согласованию с вышестоящими структурами. Виды номенклатуры дел и их оформление находятся в ведении квалифицированных специалистов. Они привлекаются для составления перечней и организации работы с ними.

Сформированные номенклатуры должны быть согласованы с канцелярией и архивом предприятия.

Номенклатура дел должна присутствовать на каждом предприятии, вне зависимости от существования типового или примерного перечня. Для организации оптимальным считается разработка сводного документа.

В него включаются все виды номенклатуры дел подразделений. Сводный перечень согласовывается с соответствующим архивом.

После его утверждения руководителем в структурные подразделения передаются выписки разделов для применения в работе.

Специфика составления

Для сотрудников, разрабатывающих перечни, важно знать не только то, какие существуют виды номенклатуры дел, но и состав, количество документов, используемых на предприятии.

В своей деятельности специалисты используют положения об организации, действующие и прошлогодние списки актов, штатные расписания, классификаторы, описи, справочные картотеки и пр. Классификационная схема номенклатуры будет зависеть в первую очередь от структуры предприятия.

Немалое значение имеют и функции, которые реализует организация. В этой связи в качестве классификационных категорий могут выступать как внутренние подразделения, так и управленческие задачи.

Типы документов

Номенклатура дел должна содержать все акты, отражающие деятельность предприятия. Документы, которые используются общественными объединениями, включаются в перечни организации, при которой они были созданы.

В номенклатуре могут присутствовать и незавершенные дела, которые поступили от стороннего предприятия для решения, справочные картотеки. Не включаются в перечень печатные издания. К ним, в частности, относят сборники постановлений, бюллетени, справочники, реферативные журналы, брошюры, указатели и так далее.

Не включают в номенклатуры алфавиты и прочие вспомогательные материалы, которые не отражают основные направления работы организации.

Общий порядок

Текст номенклатуры дел оформляется в виде списка разделов и подразделов классификационной схемы. При этом указываются заголовки комплексов документов. Необходимые сведения из документов фиксируются в форме выписок. Впоследствии они применяются при формировании проекта номенклатуры. Перечень может выглядеть в виде таблицы. Например:

Номенклатура дел в коррекционной школе 8 вида

ИндексЗаголовокКоличество единицСрок храненияПримеч.
123456
Наименование раздела

Определение формулировок для заголовков

Оно осуществляется согласно установленным правилам. В частности, они должны:

  1. В обобщенной форме четко отражать содержание дела, состав документов, помещаемых в него, видовую и функциональную принадлежность.
  2. Включать обязательные элементы, расположенные в четкой последовательности:
  • Наименование типа или подтипа. Это может быть переписка, журнал, приказы, протоколы и так далее.
  • Название организации/структурного подразделения. Здесь указываются сведения о разработчике/авторе документа.
  • Наименование предприятия, которому будут адресованы или от которого предполагается получить акты, помещаемые в данное дело.
  • Краткое описание документов.
  • Наименование территории, с которой связано содержание актов.
  • Период (дата), к которому относится документация, помещаемая в дело. Здесь же приводится информация о наличии копий.

Акты по одному вопросу

При формулировании заголовков дел, в которых присутствуют такие бумаги, если они не связаны последовательностью выполнения, используется слово “документы”, а в конце (в скобках) указывают их основные типы. Это могут быть доклады, планы и пр. Формулировка, например, может быть такой: “Документы о проведении семинаров по архивному делу на предприятии (перечни рекомендуемых учебно-методических изданий, списки)”.

Переписка

Заголовки дел, в которых она содержится, включают соответствующий термин. После слова “переписка” указывают, по какому вопросу и с кем она велась. В заголовке дел, в которых присутствуют письма однородных корреспондентов, названия их не приводятся. Вместо этого указывают их общую видовую принадлежность.

Формулировка, например, может быть такая: “Переписка с филиалами организации по вопросам ежегодной отчетности и планирования”. Если в деле присутствуют письма разнородных корреспондентов, они также не перечисляются. В этом случае следует указывать только предмет общения. К примеру: “Переписка по вопросам, связанным с адаптацией персонала”.

Название конкретного корреспондента указывают только тогда, когда в деле содержатся письма только к нему и от него.

Документы, относящиеся к конкретным местностям

Если формируются дела из таких актов, то в заголовках указываются наименования соответствующих административно-территориальных единиц. При этом следует учитывать ряд нюансов:

  1. Если содержание комплекса документов касается нескольких однородных местностей, то их конкретные наименования не перечисляются. В этом случае приводится их общее типовое название. Формулировка может быть такой: “Документы по организации взаимодействия глав МО по борьбе с терроризмом”.
  2. Если содержание относится к одной административно-территориальной единице, ее наименование указывают в заголовке.

Дополнительно

В заголовках дел, в которые включатся документы по планированию/отчетности, указываются данные о периоде, за который они составлены. Это может быть квартал, год, полугодие. В заголовках дел, используемых для обобщения однородных документов, название последних указывается во множественном числе. К примеру: “Приказы о поощрении сотрудников организации”.

В случаях, когда предполагается, что дело будет формироваться из нескольких частей (например, при значительном объеме документации), в первую очередь формулируется общий заголовок, а после этого (при необходимости) – названия для его частей. Последние выполняют уточняющую функцию. Например: “Служебные записки за 2015 г.”, “Том 1.

Служебные записки за 1 полугодие 2015 г.”. По ходу формирования и оформления комплексов документов заголовки могут уточняться. При этом запрещено включение в них обтекаемых, неконкретных формулировок. В частности, не допускается использование таких слов, как “разное”, “общая переписка” и так далее.

Рекомендуется избегать применения сложных оборотов и вводных слов.

Упорядочение

Оно может осуществляться двумя способами:

  1. В процессе формирования номенклатуры всей организации в начало перечня выносят заголовки по делам, включающим организационно-распорядительные акты. Далее в порядке уменьшения их значимости указывают названия для прочих категорий (договорных, планово-отчетных и пр.). Объединение дел в структуре разделов, а также присвоение последним наименований осуществляется с учетом видовой и функциональной взаимосвязи актов внутри них.
  2. При формировании сводного перечня названиями разделов будут выступать непосредственно наименования подразделений, на основе классификационных схем которых он составляется. Названия располагают в соответствии со штатным расписанием.

Определение сроков

Предварительное установление периодов необходимо для обеспечения организации регулярного контроля их соблюдения, своевременной корректировки режимов хранения. К примеру, срок может измениться с временного на постоянный, если для этого имеются основания.

Установление периодов осуществляется в соответствии со сведениями типового (ведомственного) перечня документов, которые создаются в процессе работы предприятия. Если такой список отсутствует, используется примерная/типовая номенклатура.

Определение сроков хранения может также осуществляться по согласованию с уполномоченными органами Федерального архива.

Присвоение индексов

Оно осуществляется для оперативной и безошибочной идентификации дел, а также документов, включенных в них. Индекс представляет собой условное обозначение, выполненное с использованием арабских цифр.

Он может включать код подразделения с добавлением порядкового номера соответствующего дела (через дефис). Например, бухгалтерскому отделу присвоен код 05. В качестве документа, открывающего раздел, выступает годовой отчет.

Соответственно, делу, содержащему данный акт, в составе сводного перечня присваивается индекс 05-01.

Источник: https://FB.ru/article/284365/vidyi-nomenklaturyi-del-ih-osobennosti-i-naznachenie

Номенклатура дел: как навести порядок в документах. Часть I

Номенклатура дел назначение. Разработка номенклатуры дел: классика жанра. Специфика некоторых типов организаций

Перефразируя известное высказывание, напомним: порядок в документах – порядок в управлении. Первый шаг в этом процессе – разработка номенклатуры дел. О значении данного нормативного документа в вопросах систематизации информации рассказывает опытный специалист по делопроизводству В.С. Иритикова.

Номенклатура дел – систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке . В переводе с латинского nomenclature означает «перечень, роспись имен», а nomen – имя, название, наименование. 

Цель создания номенклатуры дел – закрепить структуру документального фонда организации и схему группировки документов, возникающих по всем вопросам деятельности, в первичные комплексы, т.е.

в дела с конкретными, точными и исчерпывающе понятными исполнителям названиями (заголовками дел).

Группировка документов в дела в соответствии с номенклатурой дел называется формированием дел и осуществляется с целью их систематизации, классификации, учета, быстроты поиска и обеспечения сохранности.

Номенклатура дел всегда является одним из основных классификационных справочников организации.

Она устанавливает систематизацию дел и документов в делах в соответствии с определенной классификационной схемой, которая закрепляется в форме главной таблицы номенклатуры дел.

Индексы, присвоенные делам по номенклатуре, могут быть непосредственно использованы как основа (часть индекса) в процессе регистрации поступающих и отправляемых документов при формировании их конкретных регистрационных номеров. 

На основе хорошо составленной номенклатуры дел могут быть разработаны другие классификаторы, необходимые в делопроизводстве организации, например, классификатор участков и вопросов деятельности для осуществления предварительного рассмотрения документов, схема классификации исполненных документов (в электронном документообороте – «навигаторы», «представления» по структурным подразделениям, вопросам, исполнителям и т.п.), классификатор документов, подлежащих обязательному контролю за исполнением, классификатор сроков хранения документов организации, список/классификатор ответственных за обеспечение сохранности и т.п. 

Номенклатура дел является также плановым документом, т.к. содержит заголовки дел, которые будут сформированы и учтены по направлениям деятельности или функциям организации в следующем году (и на перспективу, если эти направления деятельности не будут существенно изменяться в течение примерно 5 лет).

Плановый характер номенклатуры дел (как и её значение в качестве одной из форм классификации документов) был заложен исторически в определение этого термина: «номенклатура дел представляет собой список конкретных наименований дел, заводимых учреждением или его структурным подразделением на будущий год» («Основные правила постановки документальной части делопроизводства и работы архивов учреждений, организаций и предприятий СССР». М., 1964) 

На практике номенклатура дел рассматривается прежде всего как учетный документ, поскольку в ней каждому заголовку дела присваивается свой индекс (номер), а в конце года в итоговой записи номенклатуры дел о категориях и количестве дел, заведенных в конкретном делопроизводственном году, фиксируется, сколько дел и сколько томов каждого дела заведено, т.е. фиксируются итоговые количественные характеристики документального фонда организации или структурного подразделения.

По номенклатуре дел как учетному документу могут быть сданы в архив организации дела временного (до 10 лет включительно) срока хранения. На основании номенклатуры дел составляются описи дел постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения, опись дел по личному составу, акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению.

Следует отметить, что первый этап экспертизы ценности документов организации начинается в процессе разработки номенклатуры дел, когда формулируются заголовки дел и намечаются сроки их хранения.

Таким образом, номенклатура дел позволяет соблюдать принцип единства в учёте, систематизации, описании и поиске документов и в делопроизводстве, и в архиве организации. 

Номенклатуру дел можно рассматривать и в качестве организационного документа.

Классификационная схема (главная таблица) номенклатуры дел закрепляет организационный аспект формирования документального фонда организации, отражает или схему оргструктуры (но не всегда обязательно должна быть идентична ей) или основные направления (функции) её деятельности, фиксирует комплексы документов (дела), устанавливает сроки их хранения. 

Номенклатура дел является обязательным для составления локальным нормативом в государственных органах, их подведомственных территориальных организациях, и органах местного самоуправления, документы которых подлежат передаче в установленном порядке в государственные или муниципальные архивы. 

В негосударственных организациях номенклатура дел в полной мере выполняет свою роль многофункционального документа и инструмента управления документальным фондом, что соответствует концепции управления документами и требованиям ГОСТ Р ИСО 15489-1 – 2007.

Типы и виды номенклатур дел

Как классификатор номенклатура дел может быть структурного типа, производственно-отраслевого типа, функционального типа. 

Номенклатура дел структурного типа

Если названиями разделов номенклатуры дел (классами в её главной таблице) являются названия структурных подразделений организации, то она представляет собой классификационный справочник структурного типа. 

Названия разделов, которые представляют собой названия структурных подразделений в номенклатуре дел структурного типа, должны быть расположены по степени значимости подразделений в деятельности организации, в последовательности, соответствующей (но не идентичной) утвержденной схеме организационной структуры и штатному расписанию. Лучшие практики рекомендуют в качестве первого названия раздела (класса 01. в главной таблице) выделять название подразделения, в котором происходит группировка в дела организационно-распорядительной документации на уровне управления всей организацией, на уровне руководства.

Так, в государственных органах и органах местного самоуправления, которые в соответствии с требованиями Правил делопроизводства разрабатывают номенклатуры дел структурного типа, в качестве названия первого раздела могут быть использованы названия: «Управление делами», «Управление документооборота и контроля», «Департамент Генерального секретариата»,«Административное управление», «Секретариат», «Общий отдел» или другие, которые используются для названия службы делопроизводства. А завершает состав разделов номенклатуры дел обычно название общественной организации, например, «профсоюзный комитет», «профсоюзная организация», «организация ветеранов предприятия»

Например, организация имеет организационную структуру, закрепленную в штатном расписании. В главной таблице номенклатуры дел сначала должны быть перечислены так называемые «инфраструктурные» подразделения, которые обеспечивают общие функции управления, а далее – подразделения по основным направлениям деятельности по степени их значимости: 

Структура по штатному расписанию:

1. Генеральный директор 

2. Коммерческий директор 

3. Заместитель генерального директора по экономике и финансам 

4. Заместитель генерального директора по качеству 

5. Заместитель генерального директора по безопасности, режиму, гражданской обороне и чрезвычайным ситуациям 

6. Главный бухгалтер 

7. Отдел правового обеспечения и корпоративного управления 

8. Аппарат генерального директора 

9. Склад сырья и готовой продукции

10. Отдел кадров 

11. Отдел информационно-технологического обеспечения 

12. Отдел логистики 

13. Отдел бухгалтерского учета 

14. Отдел сетевых продаж 

15. Отдел региональных продаж 

16. Отдел маркетинга 

17. Финансовый отдел 

18. Планово-экономический отдел 

19. Лаборатория контроля качества сырья 

20. Отдел контроля качества готовой продукции 

21. Производственный отдел

таблица номенклатуры дел структурного типа: 

01. Аппарат 

02. Отдел правового обеспечения и корпоративного управления

03. Отдел внутреннего аудита 

04. Отдел кадров 

05. Планово-экономический отдел 

06. Финансовый отдел 

07. Отдел бухгалтерского учета 

08. Отдел информационно-технологического обеспечения 

09. Отдел маркетинга 

10. Производственный отдел 

11. Лаборатория контроля качества сырья 

12. Отдел контроля качества готовой продукции 

13. Склад сырья и готовой продукции 

14. Отдел логистики 

15. Отдел сетевых продаж 

16. Отдел региональных продаж 

Таким образом, при разработке номенклатуры дел структурного типа необходимо обращать внимание и на «гармонизацию» индексов, принять решение о том, в каких деловых процессах какие индексы должны применяться для идентификации документов.

Номенклатура дел производственно-отраслевого и функционального типа

В номенклатуре дел производственно-­отраслевого типа основаниями для классификации и названиями разделов в главной таблице являются направления деятельности организации, закрепленные уставом. Функции, выполняемые организацией, закрепляются в качестве названий разделов (классов) в главной таблице номенклатуры дел функционального типа. Например:

таблица номенклатуры дел производственно-отраслевого типа:

01. Организация деятельности

02. Управление кадрами

03. Правовое обеспечение

……………………

10. Производственная деятельность

10.1 ….по видам продукции

таблица номенклатуры дел  функционального типа:

01. Руководство

02. Подбор, прием, перемещение, увольнение и учет кадров

03. Контроль соблюдения действующего законодательства

………………………

10. Производство … вида продукции

11. Производство …. вида продукции

Номенклатуру дел структурного типа разрабатывать легче, но она подлежит более частому пересмотру и переработке в связи с каждым изменением структуры организации.

Номенклатуры дел производственно­-отраслевого и функционального типов разрабатывать сложнее, для этого необходимо знать основы организационного развития, процессного управления и построения организационных структур, но они более стабильны и могут пересматриваться, действительно, только 1 раз в 5 лет, как и другие документы, относящиеся к организационным. 

Различают три вида номенклатур дел: индивидуальная номенклатура дел конкретной организации, типовая и примерная

Индивидуальная номенклатура дел представляет собой систематизированный перечень конкретных заголовков дел, намеченных к заведению в делопроизводстве одной организации или ее структурного подразделения. Номенклатура дел организации, составленная на основе номенклатур дел ее структурных подразделений, называется также сводной номенклатурой дел

Типовая и примерная номенклатуры дел являются систематизированными перечнями однотипных (унифицированных) заголовков дел, заводимых в делопроизводстве определенной категории организаций с однотипным составом образующихся в процессе их деятельности документов. 

В типовой номенклатуре дел устанавливаются типовой состав дел, единая индексация этих дел, единые сроки хранения для однотипных документов. Типовая номенклатура дел является нормативным документом и имеет обязательный характер. 

Примерная номенклатура дел устанавливает примерный состав дел (с указанием их примерных индексов), заводимых в делопроизводстве организаций, на которые она распространяется, и имеет рекомендательный характер.

Источник: http://naar.ru/articles/Nomenklatura-del-kak-navesti-porjadok-v-dokumentah/

Водителю
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: