Подпись обязательный реквизит служебного документа. Место имеет значение. Особо о счетах-фактурах

Содержание
  1. Оформление подписи в документах
  2. Если подпись одна
  3. Когда подписывает заместитель 
  4. Если подписей несколько
  5. Косая черта недопустима
  6. Как правильно подписываются документы. Особо о счетах-фактурах. На чем не может быть факсимиле
  7. Необходимость подписи
  8. У кого есть полномочия подписи?
  9. Ип один за всех
  10. Подпись по доверенности
  11. Кому подписать документ, если директор отсутствует?
  12. Подписывает И.О
  13. На месте директора — подпись исполняющего его обязанности
  14. На чем не может быть факсимиле?
  15. Как оформляется реквизит «подпись»
  16. Элементы подписи
  17. Расположение подписи
  18. ИОФ или ФИО?
  19. Расшифровка подписей на счете-фактуре – Правовой мир
  20. Ошибки в счет-фактуре
  21. Подпись по доверенности
  22. Счет фактура подписывается
  23. Кто имеет право подписывать счета-фактуры?
  24. Кто подпишет счет-фактуру
  25. Подпись — это непросто
  26. Поставьте два автографа
  27. Реквизит «Подпись»: для каких случаев он обязателен
  28. Место имеет значение
  29. Состав реквизита
  30. Внешний вид и содержание
  31. Факсимиле
  32. Подписи третьих лиц

Оформление подписи в документах

Подпись обязательный реквизит служебного документа. Место имеет значение. Особо о счетах-фактурах

В оформлении этого реквизита мелочей не бывает, зато при неправильном составлении существуют непредсказуемые последствия. Как правильно оформить подпись в документе, рассказывает консультант по вопросам делопроизводства, автор и ведущий практических семинаров Ирина Мурнина.

В оформлении этого реквизита мелочей не бывает, зато при неправильном составлении существуют непредсказуемые (в том числе юридические) последствия. Как правильно оформить подпись в документе, рассказывает консультант по вопросам делопроизводства, автор и ведущий практических семинаров Ирина Мурнина.

Подпись на документе располагается ниже текста или реквизита «Приложение» через 3 межстрочных интервала. Это значит: место подписи практически в конце документа. Но в «рейтинге значимости» реквизитов она на одном из самых первых мест, так как ее наличие делает документ документом. Под подписью (правом подписи) понимается полномочие должностных лиц на подписание тех или иных документов.

Должностные лица имеют право подписывать документы в пределах должностной компетенции, что обычно определено учредительными документами, нормативными актами предприятия (положениями, инструкциями, приказами руководителя о делегировании права подписи).

В связи с тем, что именно подпись придает документу юридическую значимость, оформление этого реквизита требует особого внимания. Подпись нельзя отрывать от текста и печатать на отдельном листе. Если она не умещается после текста, последний абзац или несколько строк обязательно переносят вместе с подписью. При этом не следует забывать про нумерацию страниц.

Если подпись одна

В состав реквизита «Подпись» входят:

  • наименование должности лица, подписавшего документ (с указанием наименования организации, если документ оформляется не на бланке организации),
  • личная подпись,
  • расшифровка подписи (инициалы, фамилия).

Наименование должности пишется от левого поля документа, а расшифровка подписи дается на уровне ее последней сроки.

Например:

Генеральный директор ЗАО «Тор-инжиниринг»         Личная подпись                  М.А. Демченко 

Если документ оформлен на бланке, то наименование организации можно прочитать и вверху и повторять его после должности не стоит. И подпись будет выглядеть так:

Генеральный директор                            Личная подпись                                       М.А. Демченко 

Наименование должности указывается с заглавной буквы. Предполагается, что текст заканчивается точкой. Но даже если текст заканчивается таблицей писать должность одного из руководителей организации со строчной буквы никому не приходит в голову.

Наименование должности указывают строго по штатному расписанию организации. Есть такой документ, он хранится в кадровой службе или в бухгалтерии, как правило, делопроизводителям копии с него не дают по понятным причинам. В штатном расписании против каждой должности указан размер заработной платы.

Поэтому следует попросить выписку из штатного расписания и при указании должности регулярно сверяться с нею.

Наименование организации может быть отцентровано относительно наименования должности.

Личная подпись – на усмотрение должностного лица, подписывающего документ, но существует точка зрения, что в «цивилизованной» подписи должна прочитываться одна буква имени и три фамилии. Но на практике такие подписи встречаются нечасто. Многие руководители исповедуют другой принцип: «чем подпись «заковыристее, тем ее сложнее подделать».

Что ж вполне логично, но иногда бывает чрезвычайно трудно соотнести такой шедевр криптологии с фамилией конкретного человека. Расшифровка подписи содержит указание инициалов перед фамилией через точку, без пробела.

Просить паспорт у руководителя – неуместно, но расшифровка указывается строго по паспорту и, если в фамилию входит буква «ё», то две точки сверху – обязательны.

Когда подписывает заместитель 

Вот тут начинается настоящий полет фантазии, особенно если заместителей несколько. Пожалуйста, несколько вариантов на выбор, и все – неправильные

Первый Заместитель Генерального директора

1-й Заместитель Генерального директора

Первый зам. Генерального директора

Возможны и другие варианты, но  правильно(!) все-таки будет: 

Первый заместитель Генерального директора

С точки зрения русского языка, в этом примере должность первого руководителя «генеральный директор» следовало бы писать со строчной буквы, все-таки не «Президент Российской Федерации», но корпоративная культура многих организаций, а, зачастую, и уровень уважения сотрудников к своему руководителю, требует именно заглавной буквы. Да, кстати, советую избегать сокращений и в должности главного бухгалтера: «гл.бухгалтер» и еще хуже «гл.бух» -недопустимо. Все-таки надо с уважением относиться к человеку, который начисляет вам зарплату, отпускные, больничные и т.д.

Если подписей несколько

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в порядке субординации, через 1,5 межстрочных интервала.

Но подписание документа идет снизу вверх, т. е. первыми документ подписывают должностные лица, низшие по должности.

Директор                                    Личная подпись                                             Л.И. Киселев 

Главный бухгалтер                      Личная подпись                                         И.Д. Вильченко 

При подписании документа несколькими лицами, занимающими равные должности, представителями одной или разных организаций, их подписи располагают «в столбик» на одном уровне. Также располагают подписи при оформлении совместного документа от лица двух и более сторон, например, договора.

Первый лист договора оформляют не на бланке, а на чистом листе формата А4, но при этом в преамбуле, это первый абзац договора, обязательно перечисляются стороны договора. Для юридических лиц указывается наименование организации и должностное лицо (должность, фамилия, инициалы), действующее от имени организации, для физических лиц – фамилия, имя, отчество.

Порядок, указанный в преамбуле, строго сохраняется при оформлении подписей в конце договора, «в столбик», слева направо.

Директор ЗАО «Опал»                                                            Директор ЗАО «Стержень» 

А.П. Силин                                                                             С.И. Михеев 

В документах, составленных от имени комиссии, в реквизите подпись указывают не должности лиц, входящих в комиссию, а их обязанности в составе комиссии. Тем не менее, члены комиссии указываются в соответствии с фактически занимаемыми должностями, в порядке субординации. Например, акт проверки по результатам работы комиссии подписывают:

Председатель комиссии                                   Личная подпись                       С.И. Николаев 

Члены комиссии                                              Личная подпись                       П.С. Рахимова 

                                                                      Личная подпись                       Т.И. Кораблева 

                                                                      Личная подпись                       Р.Ю. Савельев 

Косая черта недопустима

Если должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте документа, отсутствует, то документ подписывает лицо, исполняющее его обязанности или его заместитель. При этом обязательно(!) указывается фактическая должность лица, подписавшего документ (например, «зам.»), а в расшифровке подписи – его инициалы и фамилия.

Исправления можно внести от руки или на компьютере, но, если позволяет ситуация, переделать документ, указав фактическую должность и расшифровку подписи лица, которому документ подается на подпись. Существует абсолютно законный способ внесения изменений в реквизит «Подпись» (об этом мы поговорим отдельно), но на практике он используется редко и поэтому всегда вызывает исключительное недоверие.

Не допускается подписывать документы с предлогом «За» или проставлением косой черты перед наименованием должности.

Исполнитель подготовил документ за подписью директора. Возникла необходимость срочно получить эту подпись, и тут неожиданно выяснилось, что директор надолго отбыл по делам, и будет только утром следующего дня. Исполнитель открывает дверь в кабинет его заместителя и тот, нисколько не сомневаясь, подписывает документ своей личной подписью. Получается:

/Директор                                 Темников                                                            С.С. Комиссаров 

Нотариальное заверение такого документа невозможно, его можно легко оспорить в судебных инстанциях.

И хорошо, если ошибка обнаружена сразу и подлежит исправлению, но необходимость нотариального заверения подписанного таким образом документа (с учетом сроков хранения документации) может возникнуть и через 5-10 и даже через 30 лет. Исправление, казалось бы, такой незначительной ошибки через столь продолжительный период времени потребует много сил, времени и нервов десятков людей, если вообще окажется возможным.

Как видите, в оформлении реквизита «Подпись» мелочей не существует, зато, при неправильном оформлении, существуют непредсказуемые, в т.ч. юридические последствия, о которых нужно думать своевременно.  

И.В. Мурнина

консультант по вопросам
делопроизводства, автор и ведущий семинаров

Источник: http://naar.ru/articles/oformlenie-podpisi/

Как правильно подписываются документы. Особо о счетах-фактурах. На чем не может быть факсимиле

Подпись обязательный реквизит служебного документа. Место имеет значение. Особо о счетах-фактурах

Это один из обязательных реквизитов, обеспечивающих состав удостоверения документа.

В состав реквизита «Подпись» входят:

Наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке, и сокращенное, если документ оформлен на бланке): Наименование должности печатается от границы левого поля (нулевое положение табулятора);

Личная подпись;

Расшифровка подписи (инициалы и фамилия. Пробел между ними не делают, его заменяют точки). Расшифровка дается без кавычек и скобок, от 6-го положения табулятора, всегда на уровне последней строки наименования должности.

Должностные лица подписывают документы в пределах их компетенции. На документе проставляются одна, две или несколько подписей в зависимости от вида документа, содержания, способов принятия.

Документ, принятый на основе единоначалия, – приказ, распоряжение, указание – всегда имеет одну подпись, как правило, руководителя организации, учреждения, предприятия.

Допускается также в реквизите «Подпись» в наименовании должности лица указывать ученую степень и звание.

Если документ оформляется на должностном бланке, то наименование должности лица, подписывающего документ, не указывают.

Документ, принятый коллегиальным органом (советом, коллегией), – постановление, решение – имеет две подписи.

Две подписи на документе означают, что за его содержание несут ответственность лица, его подписавшие.

Две подписи проставляются на документах денежно-финансового характера. Это подписи руководителя организации и главного бухгалтера, расположенные одна под другой с 2-4-межстрочным интервалом.

Если на документе две подписи и это подписи двух равных по должности лиц, то их располагают на одном уровне: первую подпись – от нулевого положения табулятора, вторую – от 4-5-го положения табулятора, причем дается полное наименование должностей, так как такие документы составляются на чистом листе бумаге, а не на бланке.

Документы, составляемые комиссией, например акты, подписывают все члены комиссии. При этом указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением. Первой всегда идет подпись председателя комиссии, а затем подписи всех членов комиссии в алфавитном порядке.

Как правило, подписывается только первый экземпляр документа. Два или несколько экземпляров подписывают, если это совместный документ (договор, контракт). Необходимое количество (от двух и более экземпляров) подписывают, если документ представляет собой акт проверки, ревизии и т.д. – по количеству лиц или организаций, которым необходимо предоставить данный акт.

Все экземпляры документа, на которых проставлены подлинные подписи, имеют равную юридическую силу.

Документ должен быть подписан тем должностным лицом, чья расшифровка фамилии проставлена. Документ теряет юридическую силу, если подписывается другим должностным лицом с проставлением косой черты или приписыванием ручкой букв «и.о.», «за» и т. д. перед должностью.

В случае отсутствия руководителя (отпуск, болезнь) должен быть приказом назначен исполняющий обязанности (и.о.) руководителя и подпись в документе в таких случаях оформляют с указанием его фактической должности и фамилии.

В связи с применением современных средств передачи информации может применяться электронная цифровая подпись. Особенности ее применения также регламентируются действующим законодательством, в частности Федеральным законом «Об информации, информатизации и защите информации».

14. оттиск печати.

Печать проставляется при необходимости заверения подписи должностного лица на определенных видах документов, например, на документах, связанных с получением денег и материальных ценностей, – гарантийном письме, доверенности, банковском чеке или поручении; на документах, удостоверяющих личность, трудовой стаж и квалификацию, – в паспорте, удостоверении личности, трудовой книжке, дипломе, свидетельстве, аттестационном листе и др.

Перечень таких документов, на которых необходимо проставление печати, оговаривается специальными нормативными актами, а порядок использования печатей в организации оговаривается в инструкции по делопроизводству, регламентах, распорядительных документах.

Печати бывают двух видов:

Гербовая печать (или приравненная к ней в коммерческих организациях);

Простая печать.

Гербовая печать имеет в центре изображение Государственного герба Российской Федерации или субъекта Российской Федерации.

Порядок воспроизведения на печатях Государственного герба Российской Федерации регламентируется Положением о Государственном гербе Российской Федерации и Постановлением Правительства Российской Федерации «Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации».

Требования к общему виду печати регламентированы. Так, например, требования к печати акционерных обществ описаны в п. 6 ст.

2 Федерального закона «Об акционерных обществах»: «Общество должно иметь круглую печать, содержащую его полное наименование на русском языке и указание на место его нахождения.

В печати может быть указано фирменное наименование общества на любом иностранном языке или языке народов Российской Федерации».

Простые печати не имеют изображения герба, вместо него воспроизводится название организации или структурной организации (управление делами, канцелярия и др.).

Иногда в простой печати указывают то, для чего предназначена печать (например, «для телеграмм»).

Простые печати бывают различной формы: круглой, квадратной, прямоугольной, треугольной.

Организация может иметь несколько простых печатей, использовать их для удостоверения подписей на пропусках, на справках, для изготовления больших тиражей копий официальных документов, при опечатывании пакетов, бандеролей и др.

Печать должна быть хорошо читаема и на организационно-распорядительных документах должна захватывать часть наименования должности лица, подписывающего документ. Печать не ставится на личную подпись. В отдельных видах документов печать ставится в строго определенном месте, например в платежном поручении.

Подпись удостоверяет подлинность документа и делает его действительным. Неправильная подпись может стать причиной оспаривания в суде и доставить много других неприятностей. Предпринимателям следует знать основные правила визирования документации, чтобы не попасть в неприятные ситуации, когда документ может быть признан не имеющим законной силы.

  • Кому принадлежит право ставить свою подпись на важной документации, и можно ли это право делегировать другим лицам?
  • Как разместить свою подпись в соответствии с правилами делопроизводства?
  • А если подписываться должны сразу несколько лиц?

Необходимость подписи

Вся хозяйственная жизнь организации сопровождается письменным документированием. Уставы, отчеты, декларации, договоры и другие документы имеют юридическую силу, если они совершены в письменной форме, а доказательством письменной формы является наличие на документах подписи сторон или ответственных лиц, имеющих необходимые полномочия.

У кого есть полномочия подписи?

Кто имеет право подписывать тот или иной документ, должно быть четко заявлено в соответствующих нормативных актах, в качестве которых могут выступать:

  • учредительные документы организации;
  • должностная инструкция;
  • локальные нормативные акты;
  • приказ;
  • распоряжение;
  • доверенность.

Абсолютным правом подписи (без доверенности или других специальных обоснований) обладает руководитель, то есть директор либо председатель правления. Его данные обязательно содержатся в госреестре (ЕГРЮЛ или ЕГРИП).

ВАЖНАЯ ИНФОРМАЦИЯ! Если руководитель при регистрации предприятия дает право подписи без доверенности наряду с собой другому лицу или лицам, эта информация также вносится в реестр.

Ип один за всех

Индивидуальный предприниматель, имеющий право выполнять и функции главного бухгалтера, может ставить свою подпись не только на документах, требующих директорской визы, но и расписываться в графе «главный бухгалтер», например, в товарно-транспортной накладной.

Подпись по доверенности

Доверенность – это письменный документ, которым делегируются те или иные полномочия. В нашем случае, это передача права ставить свою подпись. Такую может выдать только то лицо, которое обладает этим правом безоговорочно по учредительным данным, то есть, чаще всего, представитель руководства.

Формат доверенности и формат подписываемого документа должен совпадать. Например, если по доверенности будет подписана сделка, требующая заверения у нотариуса, то доверенность также должна быть нотариально удостоверена.

Если точно следовать правилам, то в документе обязательно должно быть указание на право подписанта выступать от имени организации: подпись на основании учредительных документов, приказа или распоряжения руководства, доверенности.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Если доверенность выдается от имени юридического лица, то выдавать ее должен директор либо другое лицо, указанное в учредительных документах.

Кому подписать документ, если директор отсутствует?

Если лицо, обладающее абсолютным правом подписи, по какой-либо причине отсутствует на своем рабочем месте в момент необходимости подписи, такой вариант следует предусмотреть заранее. Возможны несколько способов разрешить такую ситуацию:

  1. Предусмотреть в учредительных документах возможность подписи для заместителя директора или другого должностного лица.
  2. Выдать доверенность на подпись уполномоченному лицу (можно сделать это сразу на длительный срок, например, на год).
  3. Издать приказ или распоряжение на право подписать конкретный документ (единоразовый вариант).
  4. Использовать в случаях, когда это не противоречит законодательству.

Подписывает И.О

Если документ подписывает временно исполняющий обязанности директора или его заместитель, право подписи делегируется ему на основании вышеперечисленных документов. При этом в самой подписи указание на «и.

о» ставить не нужно, по правилам ГОСТа требуется только наименование должности, которая у сотрудника, временно взявшего на себя обязанности руководства, осталась прежней. Ее и нужно указать при визировании документа.

Недопустимо также применение косой черты и употреблении предлога «за» перед подписью.

ВАЖНАЯ ИНФОРМАЦИЯ! Документы, подписанные исполняющим обязанности с нарушением оформления данного реквизита (с буквами «и.о», слэша или предлога «за») невозможно заверить нотариально, они могут быть оспорены судебным порядком.

На месте директора — подпись исполняющего его обязанности

Если в бланке на месте, предназначенном для подписи, стоит должность директора, а подписывает и.о., то нужно зачеркнуть напечатанную фразу и вписать наименование реальной должности подписывающего. Так же следует поступить, если напечатана фамилия и инициалы отсутствующего руководителя. Исправления делаются в рукописной форме.

На чем не может быть факсимиле?

Оттиск-образец подписи, который так легко передать любому сотруднику и потому очень удобно использовать, можно оставлять далеко не на всех документах. Законные основания запрещают ставить такую подпись, которая не требует «живого» участия уполномоченного лица, на следующих документах:

  • связанных с банковскими расчетами;
  • различных ведомостях;
  • кадровых бумагах;
  • декларациях;
  • счетах-фактурах;
  • кассовых документах;
  • договорах, которые нужно регистрировать;
  • доверенностях.

Можно оставлять факсимильную подпись при обмене документами в рамках одного договора, если:

  • в договоре, подписанном обычным образом, предусмотрена такая возможность;
  • между партнерами действует соглашение о применении клише-факсимиле.

Такими бумагами могут быть коммерческие предложения, письма, акты, спецификации и т.п.

Как оформляется реквизит «подпись»

Казалось бы, что может быть проще – поставить свою подпись? Между тем, это такой же серьезный реквизит, как и название организации и ее банковские атрибуты. Поэтому правильность его оформления должна совпадать с требованиями, предъявляемыми к делопроизводству.

Элементы подписи

Подпись как реквизит состоит из трех частей.

  1. Наименование должности должно быть указано в полной форме в соответствии со штатным расписанием. Если подпись будет стоять не на официальном бланке, то к названию должности надо обязательно присовокупить и название организации. Пишется с большой буквы. Этот элемент расположен по левому краю документа.
  2. Личная подпись – то, что принято в обиходе называть росписью. К ней особых требований нет: это может быть как росчерк, так и фамилия с одним или несколькими инициалами. По негласным правилам, из росчерка должны быть понятны минимум одна буква из имени и три из фамилии.
  3. Расшифровка подписи – инициалы и фамилия. Она должна полностью совпадать с паспортными данными, вплоть до точек в букве ё, если они присутствуют в удостоверении личности. Размещается на уровне последней строки подписи.

Расположение подписи

Подпись неотделима от текста документа. Если текст заканчивается внизу страницы, то подпись не может быть перенесена на отдельный лист, если кроме нее другого текста на листе не будет. Принято переносить минимум последний абзац, при этом не забывать о правильной нумерации страниц.

Если предусмотрено несколько подписей, то они располагаются одна под другой в порядке убывания номенклатурной значимости должностей.

К СВЕДЕНИЮ! Если подписываются члены комиссии, то указывать нужно не их фактические должности, а их роль в составе комиссии («Председатель», «Член комиссии»). А вот располагать их требуется в порядке субординации.

ИОФ или ФИО?

Источник: https://www.trosnab.ru/kak-pravilno-podpisyvayutsya-dokumenty-osobo-o-schetah-fakturah-na-chem-ne-mozhet/

Расшифровка подписей на счете-фактуре – Правовой мир

Подпись обязательный реквизит служебного документа. Место имеет значение. Особо о счетах-фактурах

От того, насколько правильно заполнен счет – фактура зависит, примет ли налоговая инспекция у вас заявленный вычет НДС. Обязательные реквизиты для счета – фактуры установлены в ст. 169 НК РФ.  Раньше существовала практика, когда налоговики, придираясь к малейшим опискам в счете – фактуре, отказывали предпринимателю в вычете НДС.

Законодатель пошел навстречу бизнес – сообществу и несколько смягчил требования к заполнению счетов – фактур. С 1 января 2010 года начала действовать новая редакция п. 2 ст. 169 НК РФ.

Если ошибки в счете – фактуре не мешают налоговикам идентифицировать покупателя, продавца, название товара или услуги, ставку и сумму НДС, а также стоимость товаров, услуг, то такие ошибки не могут служить основанием для отказа в вычете НДС.

Эта норма распространяется только на те счет – фактуры, которые выписаны после 1 января 2010 г. и не имеет обратной силы.

Ошибки в счет-фактуре

Раньше отказывали в вычете по НДС только из-за того, что наименование продавца написано с маленькой буквы. Теперь неправильное применение заглавных или строчных букв не может служить основанием для непринятия счета- фактуры.

То же самое касается опечаток и пропущенных букв в наименовании продавца и покупателя. Но ни в коем случае нельзя ошибиться в указании ИНН и КПП организации, а также данных свидетельства о регистрации ИП.

Ведь именно по этим реквизитам налоговая инспекция находит в реестре организации и предпринимателей, идентифицирует их с указанными в счете – фактуре данными.

Еще одним реквизитом, с которым надо быть очень внимательным, является подпись. Счет – фактуру может подписывать только руководитель и главный бухгалтер организации, либо лично ИП. Если у организации  нет должности главного бухгалтера, то руководитель должен подписать счет – фактуру два раза. Если этого сделано не будет, то вычет по НДС могут и не предоставить.

И Вам придется оспаривать принятое решение уже в суде. В налоговом Кодексе РФ не указано, что должна обязательно присутствовать расшифровка подписи руководителя, главного бухгалтера, хотя в Правилах данное требование есть. Поэтому это может расцениваться как ошибка, не мешающая идентифицировать продавца. Но все-таки лучше указать фамилию и инициалы подписывающих счет – фактуру лиц.

Подпись по доверенности

Если в организации полномочия по подписанию счетов – фактур доверены каким-то другим сотрудникам, то должен быть соответствующий приказ либо доверенность, где четко указано на это полномочие.

Если счет – фактура подписывает уполномоченным приказом либо доверенностью лицом, то налоговая служба настоятельно рекомендует писать фразу: «За руководителя» либо «За главного бухгалтера» и обязательно после подписи прописывать фамилию и инициалы. Покупатель может попросить у Вас указать реквизиты доверенности либо приказа.

В этом случае стоит пойти ему навстречу, дабы не создавать проблем. Для ИП внутренняя доверенность недопустима. ИП может передоверять свои полномочия только в нотариальном порядке. Но счета – фактуры лучше не полениться и подписывать лично.

Нумерация, дата, наименование товара и услуги… В счет – фактуре все важно

Наименование товара, работ или услуг должно быть четко определено и понятноне только сотрудникам компании, но и проверяющему счет- фактуру налоговому инспектору.

Потрудитесь описать товар, работу или услуга так, чтобы было понятно, что Вы отгрузили, выполнили для своего покупателя.

В наименовании товара не ограничивайтесь только цифровыми артикулами, укажите предмет услуги (например, доставка и установка дверей по договору такому-то и т.п.)

Счет – фактуру по-прежнему можно заполнять от руки чернилами черного или синего цвета либо на компьютере. Допускается сочетание этих способов. В пустых графах счетов – фактур ставятся прочерки.

Но даже если их нет, а графа оставлена пустой, это не может быть основанием для отказа в вычете НДС. Нумерация счетов – фактур должна обязательно присутствовать. Она может сочетать в себе цифровые и буквенные символы.

Ни в коем случае нельзя писать б/н, либо нумеровать счета – фактуры с помощью одних букв.

Даты в счете – фактуре и отгрузочной накладной должны совпадать. Если окажется, что счет – фактура выставлен раньше накладной, то вычет НДС не будет считаться обоснованным. Письмо Минфина РФ от 17 февраля 2011 г. № 03-07-08/44.

Лучше доверьте работу о бухгалтерии юристу или адвокату. Поверьте, он знает тонкости и нюансы, которые помогут Вам не только сохранить время, но избежать критических ошибок. А найти опытных юристов из любого города России Вы сможете на ЮрПроводнике.

  • Найти юриста
  • Поиск по опытным юристам и адвокатам недалеко от Вас
  • Сравнить цены
  • Работайте с опытными юристами по фиксированным ценам

Вычет по НДС заявляется по всем счетам – фактурам, полученным в налоговом периоде. Нельзя оставить какой-нибудь счет – фактуру на потом. И даже если Вы о каком- то счете-фактуре забыли, то право на вычет по нему Вы утратили. Такой позиции придерживается Министерство финансов РФ (Письмо от 22 декабря 2010 г. № 03-03-06/1/794).

Источник: //JurProvodnik.ru/soveti/116-eshhe-raz-o-zapolnenii-schetov-faktur

Счет фактура подписывается

Пункт 6 статьи 169 НК РФ гласит, что все счета-фактуры в обязательном порядке должны быть подписаны. Подпись на счетах-фактурах должна быть оригинальной.

Проставление факсимиле не допускается, из-за этого налоговые органы могут снять суммы с возмещения НДС. Также налоговики снимут вычет, если счет-фактура подписан неизвестными или не уполномоченными на право подписи счетов-фактур физическими лицами.

В счете-фактуре, подпись должна принадлежать тому лицу, чья расшифровка указана после.

У юридического лица право подписи на счетах-фактурах имеют:

  • Руководитель (директор)
  • Главный бухгалтер
  • Иное лицо, которому через приказ или доверенность организации предоставили право подписи на счетах-фактурах

У индивидуального предпринимателя право подписи на счетах-фактурах имеют:

  • Индивидуальный предприниматель
  • Иное лицо, которому через нотариальную доверенность предприниматель предоставил право подписи на счетах-фактурах

Если у предпринимателя один вариант передоверия своей подписи (полномочий) – это нотариально удостоверенная доверенность, то организация может использовать два варианта – доверенность на подписание счета-фактуры или приказ, оформляются они на официальном бланке организации.

Кто имеет право подписывать счета-фактуры?

Пример текста в доверенности на право подписи в счетах-фактурах

ООО «АБВ» (далее – Общество), в лице директора Сидорова Тимофея Степановича, действующего на основании Устава Общества, настоящей доверенностью уполномочивает ведущего бухгалтера Общества Петрову Анну Андреевну (паспорт 99 00 563254, выдан ГОВД г. Сочи Краснодарского края), проживающей по адресу: г. Сочи, ул. Морская, д.7, подписывать за директора и главного бухгалтера от имени Общества счета-фактуры, выставляемые контрагентам.

  1. Срок действия доверенности: по 31 декабря 2018 года включительно.
  2. Доверенность выдана без права передоверия.
  3. Пример текста в приказе на право подписи в счетах-фактурах
  4. О подписании счетов-фактур
  5. В соответствии с пунктом 6 статьи 169 Налогового кодекса РФ
  6. ПРИКАЗЫВАЮ:
  1. Предоставить право подписи счетов-фактур от лица руководителя на Иванова Павла Александровича – финансового директора.
  2. Предоставить право подписи счетов-фактур от лица главного бухгалтера на Воронину Светлану Игоревну – заместителя главного бухгалтера.
  3. Контроль исполнения настоящего приказа оставляю за собой.

09.12.2017

Если вам понравилась статья — поделитесь!

Возврат к списку

Кто подпишет счет-фактуру

Неужели из-за простой подписи счет-фактура может быть признан проверяющими недействительным? Оказывается, и такое бывает. Чтобы разобраться в этом вопросе, придется не только изучить письма и рекомендации чиновников из Минфина и налоговой, но и проанализировать арбитражную практику.

Подпись — это непросто

Заявить о своем праве на вычет или на возмещение сумм НДС из бюджета возможно лишь при том условии, что счет-фактура составлен строго по правилам, указанным в ст. 169 Налогового кодекса. Если хотя бы одно из требований, предъявляемых к этому документу, будет нарушено, то вычета налогоплательщик не получит.

Пункт 6 ст. 169 указывает на то, что “счет-фактура подписывается руководителем и главным бухгалтером организации либо иными лицами, уполномоченными на то приказом по организации или доверенностью”. Вроде бы, все просто и ясно — но это лишь на первый взгляд.

На практике можно столкнуться с различными ситуациями, относительно которых законодательство внятных разъяснений не дает. Например, в малом бизнесе зачастую директор выполняет функции главбуха.

Сколько раз в этом случае ему надо расписываться в счете-фактуре: один или два? А если руководство временно отсутствует, должен ли сотрудник, уполномоченный подписывать счет-фактуру, указывать в ней свою должность и фамилию? Нет единого мнения и по поводу использования факсимильной подписи директора.

Будет ли счет-фактура, подписанный таким образом, признан действительным? Итак, попробуем со всем этим разобраться.

Поставьте два автографа

Рассмотрим вариант, когда директор фирмы является одновременно и ее главбухом. Подобная ситуация не является нарушением действующего законодательства по нескольким причинам. Во-первых, в нем не предусмотрено обязательное наличие в штате должности главного бухгалтера.

Во-вторых, Трудовой кодекс не содержит норм, запрещающих начальнику совмещать должности внутри организации. А в-третьих, согласно Закону о бухгалтерском учете “руководители организаций могут в зависимости от объема учетной работы вести бухгалтерский учет лично” (п. 2 ст. 6 Закона от 21 ноября 1996 г. N 129-ФЗ).

Такое совмещение должно быть отражено в учетной политике компании либо подтверждено соответствующим приказом по организации.

Обычно чиновники требуют, чтобы в случае, когда директор совмещает две должности, на счете-фактуре стояли две одинаковые подписи: в графе “руководитель организации” и в графе “главный бухгалтер”.

Отсутствие какой-либо из них может привести к тому, что такой счет-фактура будет признан недействительным (Письмо Минфина России от 29 ноября 2004 г. N 03-04-11/212).

А для того чтобы у проверяющих не возникло “лишних” вопросов, к подобному счету-фактуре целесообразно приложить выписку из учетной политики или копию приказа о совмещении должностей.

Если, к примеру, в выставленном счете-фактуре нет подписи главбуха или вместо нее поставлен прочерк, то для подтверждения права на вычет налога по такому документу, возможно, придется обращаться в суд.

Правда, арбитры в этом вопросе обычно встают на сторону налогоплательщика (Постановления ФАС Волго-Вятского округа от 16 января 2007 г. N А31-1856/2006-19, Дальневосточного округа от 9 февраля 2007 г.

N Ф03-А51/06-2/4966).

Внимание! Ссылка на законодательство

Приняв к вычету НДС по счету-фактуре, составленному с нарушением порядка, установленного ст. 169 Налогового кодекса, вы рискуете не только потерять вычет. Вам также грозят пени и штраф в размере 20% от неуплаченных сумм налога (ст. 75, п. 1 ст. 122 НК).

Источник: https://stepnoeadm.ru/samozanyatye/rasshifrovka-podpisej-na-schete-fakture.html

Реквизит «Подпись»: для каких случаев он обязателен

Подпись обязательный реквизит служебного документа. Место имеет значение. Особо о счетах-фактурах

Любая бумага становится официальным документом после того, как на ней появляется подпись. Этот реквизит имеет огромное значение в делопроизводстве и отчетности. Подпись может быть собственноручной и электронной, к ней применяются разные требования. Что входит в состав реквизита «Подпись» и как его правильно оформить в различных ситуациях, подскажет эта статья.

Казалось бы, в чем состоит сложность просто подписать документ? Если речь идет о типографском бланке какого-то отчета, так там вообще есть специальное поле для подписи.

Но нюансов на самом деле очень много, и реквизит «Подпись» требует серьезного и внимательного подхода. Ведь при неправильном применении могут возникнуть тяжелые юридические последствия.

Разберемся, как же правильно подписывать различные официальные документы.

Место имеет значение

Оформление реквизита «Подпись» всегда начинается с выбора правильного места для него. Обычно он всегда располагается под текстом, в самом конце бланка. Это связано с тем, что подписать бумагу означает удостоверить то, что в ней сказано. Вот типичный пример реквизита «Подпись», когда руководитель компании подписал официальное письмо к партнерам:

Обратите внимание, что для проставления подписи от текста нужно отступить 3 межстрочных интервала. Поскольку полномочия разных должностных лиц на подписание тех или иных документов отличаются, перед подписью принято указывать должность того, кто ее поставил. Должностные права и обязанности определяются учредительными документами, внутренними нормативными актами организации:

  • приказами;
  • положениями;
  • инструкциями.

Иногда автографов может быть несколько, тогда они располагаются одна под другой в соответствии с иерархией лиц, которые их поставили.

Интервал между такими автографами обычно составляет одну строчку. Если, например, договор или акт сверки подписывают должностные лица двух организаций, то их автографы со всеми сопутствующими данными располагаются на одной строчке по разным краям бланка. При этом сам автограф располагается на строчку ниже наименования должности вместе с расшифровкой.

Очень важно помнить, что подписывать нужно именно текст, поэтому отрывать его заверение от основного документа и располагать этот реквизит на отдельном листе категорически нельзя.

При недостатке места на другой лист переносится весь последний абзац написанного в бумаге. Страницы при этом должны быть пронумерованы.

От краев документа этот реквизит обычно расположен по центру, но в некоторых случаях (обычно в типографских бланках) может быть смещен к левому краю.

Состав реквизита

В состав реквизита «Подпись» всегда входят такие данные, их всего три:

  1. Название должности лица, которое ее поставило.
  2. Сама подпись.
  3. Инициалы и фамилия в качестве расшифровки.

Перед тем, как подписать, необходимо указать должность, отступая от левого поля документа, а расшифровка делается после:

Генеральный директор ООО «ВЕСНА» ИВАНОВ С.П. Иванов

При использовании фирменного бланка организации название фирмы можно не дублировать и указать только должность подписанта. Вне зависимости от этого обстоятельства должность всегда указывается с заглавной буквы.

Это не зависит от того, закончился ли текст точкой, таблицей или какими-то диаграммами и схемами. Название должности обязательно должно соответствовать штатному расписанию.

Если этим пренебречь, весь документ может быть признан недействительным, так как в нем указана несуществующая должность, а значит, и лицо, ее занимающее.

Между названием должности и расшифровкой необходимо оставить достаточно места для самого размашистого автографа.

Внешний вид и содержание

К самой личной подписи никаких требований нет, и быть не может. Каждый человек подписывается так, как считает нужным и удобным. Конечно, в идеале в любой закорючке должны быть намеки на первые буквы фамилии и имени, но это необязательно.

Более того, обычно облеченные властью граждане стараются сделать свой автограф максимально индивидуальным и сложным, чтобы его было сложнее подделать. Ставить точку после автографа не нужно. А вот расшифровка должна соответствовать паспортным данным.

Особенно это касается таких взаимозаменяемых букв, как «е» и «ё».

Факсимиле

Если документов, которые требуют визы руководства, в организации много, то для таких «поточных» бумаг в крупных компаниях принято использовать факсимиле, то есть заменитель личного автографа.

Оттиск ставят на письмах и претензиях, а также внутренних документах.

Законодательно этот вопрос никак не урегулирован, поэтому желательно избегать проставления факсимиле на отчетах и договорах, то есть на тех бумагах, которые имеют важное юридическое значение.

Что касается документооборота по уже подписанному договору, то в силу статьи 160 ГК РФ, регламентирующей письменную форму заключения сделок, в случаях, предусмотренных законами, иными правовыми актами или соглашением сторон, разрешено использование факсимильного воспроизведения личной подписи с помощью средств механического или иного копирования. То есть нужно прописать такое условие в самом договоре. Иначе налоговики могут забраковать все подписанные таким способом документы для целей налогообложения.

Подписи третьих лиц

Иногда руководителя нет на месте, факсимиле использовать нельзя, а заверить какой-либо документ нужно срочно. Казалось бы, для таких целей у директора есть заместитель или даже несколько. Но вот правом подписи он может и не обладать, если это не прописано специально.

Если в таких документах, как трудовой договор или учредительные документы, не сказано о праве заместителя заверять официальные бумаги, отбывая в командировку или отпуск, директор должен делегировать это право отдельным приказом с указанием точной должности и персоналии.

При указании такой должности в бумагах перед автографом ее нельзя сокращать. Например, неправильным будет такой вариант:

Первый зам. директора ООО «ВЕСНА» ВАСИН Г.Д. Васин

Нужно писать только так:

Первый заместитель генерального директора ООО «ВЕСНА» ВАСИН Г.Д. Васин

Если в компании принято, то словосочетание «генеральный директор» можно указать с заглавной буквы. Допустимы оба варианта. Другие названия должностей при заверении официальных бумаг сокращать также не нужно.

Отдельно нужно отметить практику, которая сложилась в некоторых организациях. При отсутствии нужного человека, например директора, за него бумагу может подписать другое лицо, например секретарь, поставив свой личный автограф, а перед должностью поместив косую черту, примерно так:

/Генеральный директор ООО «ВЕСНА» ВАСИН С.П. Иванов

Но такая косая черта недопустима! Также нельзя использовать предлог «за» перед должностью. Подписывать имеет право только тот человек, данные которого указаны в бланке.

С подписью другого лица бумага будет недействительной. Более того, этот вариант не заверит ни один нотариус, и его можно легко оспорить в суде.

Поэтому таких ситуаций, а также исправлений этого важного реквизита желательно не допускать.

Источник: https://ppt.ru/art/rabota/rekvizit-podpis

Водителю
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: