Распорядительная документация. Организационно-распорядительные документы. Указание об организации подписки

Организационно распорядительные документы: Виды, Функции, Составление

Распорядительная документация. Организационно-распорядительные документы. Указание об организации подписки

Организационно-распорядительные документы систематизированы по следующим функциям:

— Создание организации, предприятия;

— Реорганизация организации, предприятия;

— Ликвидация организации, предприятия;

— Приватизация государственных и муниципальных организаций, предприятий;

— Распорядительная деятельность организации, предприятия;

— Организационно-нормативное регулирование деятельности организации, предприятия;

— Оперативно-информационное регулирование деятельности организации, предприятия;

Оглавление

Виды
Функции
Составление
Правила оформления
По пожарной безопасности
Для защиты персональных данных

Виды

Административная система документирования по видам документов делится на три группы документов.

1. Организационно-распорядительная документация (ОРД) – положения, уставы, инструкции, приказы, решения, протоколы, штатное расписание, регламент и т.п.

2. Справочно-информационная документация (СИД) – письма, телеграммы, телефонограммы, докладные, служебные, пояснительные, объяснительные записки, справки, акты и т.п.

3. Документы по личному составу (ДЛС) – приказы, личные дела, заявления, трудовые книжки, характеристики, анкеты, резюме, договоры и т.п.

Функции

Основная функция распорядительных документов — регулятивная; целевое назначение — регулирование деятельности, позволяющее органу управления обеспечивать реализацию поставленных перед ним задач, получать ю аксимальний эффект от деятельности предприятийа.

Решение, зафиксированы в распорядительных документах, направлены на совершенствование организационной структуры, характера, содержания, средств и способов осуществления основной (производственной) деятельности учреждений, обеспечь ния организации финансовыми, трудовыми, материальными, информационными и другими ресурсам.

Распорядительные документы содержат решения, идущие сверху вниз по системе управления: от управляющего органа к управляемому, от вышестоящей организации в подведомственной, от руководителя организации к руководителю тока уктурного подразделения и работников данной организации и т.д. Именно эти документы реализуют управляемость объектов по вертиі.

В юридическом плане значительная часть распорядительных документов относится к нормативно-правовых актов В них содержатся конкретные, юридически властные предписания субъектов исполнительной власти Конкретность таких пре исив проявляется в том, что их адресатом выступают конкретные учреждения, структурные подразделения, должностные лица или работники; они являются юридическими фактами, которые влекут возникновение конкретных административных тивно-правовых относиин.

Составление

Стилю служебных документов должна быть присуща стилистическая строгость, нейтральность изложения.

Управленческие документы организации связаны с правовыми нормами, поэтому объективность в стиле изложения характеризуется эмпирическим и предписывающим характером документа.

В официально-деловом стиле не должно быть эмоциональности, субъективной оценочности и разговорности. Официально-деловой стиль документов должен отвечать требованиям:

краткость и компактность изложения официального документа;

точность и определенность формулировок;

однозначность и единообразие терминов;

последовательность.

Обязательно в распорядительных документах указание конкретных лиц ответственных за исполнение, а также лица контролирующего ход исполнения. Наличие даты, к которой распоряжение должно быть исполнено.

Правила оформления

Документы состоят из отдельных элементов, которые принято называть реквизитами (от лат. requisitum — требуемое, необходимое). Совокупность реквизитов документа отражает его форму.

Следовательно, для того чтобы документ отвечал своему назначению, он должен быть составлен в соответствии с формой, принятой для данной категории документов.

От полноты и качества оформления документов зависит их доказательная (юридическая) сила, так как они служат свидетельством, подтверждением конкретных фактов, явлении, событий.

Постановлением Госстандарта РФ от 31 июля 1997 г. № 273 принят и введен в действие с 1 июля 1998 г. ГОСТ Р 6.30-97 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации». Постановлением Госстандарта РФ от 21 января 2000 г.

№9 в настоящий стандарт внесены изменения вводящиеся в действие с 1 апреля 2000 г.

Этот стандарт определяет состав реквизитов организационно-распорядительных документов, правила их оформления и место расположения на документах, требования к изготовлению бланков и к учету бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации и гербов субъектов РФ.

В новом государственном стандарте, по сравнению с о стандартом действовавшим до 1997, года определено 29 реквизитов вместо 31. (Расположение их показано на схемах в прил. 1)

Документ имеет юридическую силу при наличии реквизитов, обязательных для данного вида документов. Например, обязательные реквизиты для письма — наименование организации, почтовый адрес, адресат, заголовок к тексту, дата, индекс, текст, подписи, фамилия исполнителя и номер его телефона.

В процессе подготовки и оформления документа состав реквизитов может быть дополнен другими реквизитами, если того требуют назначение документа, его обработка и т.д.

Следует отметить, что часто документы оформляются на бланках трех видов: бланке служебного письма, бланке для конкретного вида документа и общем бланке для всех других документов.

Эти бланки имеют установленный комплекс постоянных реквизитов с продольным или угловым расположением. Изготавливаются они в основном на бумаге форматов А4 (210 х 297 мм) и А5 (148 х 210 мм).

Допускаются бланки форматов A3 и А6.

Документы, составленные от имени двух или более организаций, оформляются без бланка.

По пожарной безопасности

Перечень документации по пожарной безопасности

Приказы пожарной безопасности

1. Приказ по организации «О назначении лица, ответственного за пожарную безопасность»;

2. Приказ по организации «Об определении мест для курения»;

3. Приказ по организации «О порядке обесточивания электрооборудования в случае пожара и по окончании рабочего дня»;

4. Приказ по организации «О назначении ответственного за электрохозяйство»;

5. Приказ по организации «Об определении порядка и сроков прохождения противопожарного инструктажа и занятий по пожарно-техническому минимуму, а также назначение ответственных за их проведение»;

6. Приказ по организации «О назначении ответственного лица за сохранность и готовность к действию первичных средств пожаротушения и пожарного инвентаря»;

7. Приказ по организации «Об утверждении Инструкции по пожарной безопасности и по действиям персонала организации в случае пожара»;

8. Приказ по организации «Об утверждении добровольной пожарной дружины»;

9. Приказ по организации «Об организации обучения пожарно-техническому минимуму».

Журналы пожарной безопасности

10. Журнал объектовый «Отработка плана эвакуации при пожаре»;

11. Журнал объектовый «Техническое обслуживание огнетушителей»;

12. Журнал объектовый «Проведение испытаний и перезарядки огнетушителей»;

13. Журнал объектовый «Регистрация нарядов-допусков на производство газоопасных работ»;

14. Журнал объектовый «Техническое обслуживание пожарной автоматики»;

15. Журнал объектовый «Учет проверок юридического лица, индивидуального предпринимателя, проводимых органами государственного контроля (надзора), органами муниципального контроля».

Инструкции пожарной безопасности

16. Инструкция объектовая «О порядке действия персонала при срабатывании пожарной автоматики»;

17. Инструкция объектовая «О закрытии производственных и вспомогательных помещений после окончания работы»;

18. Инструкция объектовая «По оказанию помощи пострадавшему»;

19. Инструкция объектовая «По электробезопасности»;

20. Инструкция объектовая «По ревизии (очистке) воздуховодов вентиляционных систем»;

21. Инструкция объектовая «О мерах пожарной безопасности на объекте»;

22. Инструкция объектовая «О мерах пожарной безопасности при проведении мероприятий на объектах с массовым пребыванием людей»;

23. Инструкция объектовая «Ответственному за пожарную безопасность»;

24. Инструкция объектовая «По эксплуатации внутреннего противопожарного водопровода»;

25. Инструкция объектовая «По требованиям к выбору и эксплуатации огнетушителей»;

26. Инструкция объектовая «По применению работниками (гражданами) бытовых пиротехнических изделий».

Разное

27. Положение о проведении противопожарных инструктажей;

28. Билеты для проведения зачета по пожарно-техническому минимуму;

29. Комплект лекций для проведения пожарно-технического минимума;

30. Тестовые задания по ПТМ;

31. План противопожарных мероприятий на год;

32. Программа вводного противопожарного инструктажа.

Для защиты персональных данных

Организационные меры защиты персональных данных включают в себя разработку организационно-распорядительных документов, а также реализацию мероприятий по защите персональных данных.

Источник: http://doc-up.ru/org/organizatsionno-rasporyaditelnye-dokumenty.html

Распорядительные документы: понятие, оформление, формы | Правоведус

Распорядительная документация. Организационно-распорядительные документы. Указание об организации подписки

В любой организации, независимо от ее организационно-правовой формы, производственной структуры и характера деятельности, может осуществляться исполнительно-распорядительное производство с изданием соответствующих документов. 

Распорядительным документом орган управления предприятия обеспечивает реализацию поставленных задач, в частности, он может касаться корректировки средств, усовершенствования организационной структуры, способов выполнения основной деятельности организации и многих других вопросов внутри предприятия, возникающих в процессе производства.

Решения, содержащиеся в распорядительных документах, представляют собой вертикальную систему управления, идущую от руководителя предприятия к структурным подразделениям и непосредственно, к исполнителям (работникам).

Распорядительный документ наделен юридической силой и относится к правовым актам, с помощью которых разрешаются вопросы в сфере управления.

Адресаты распорядительных документов: структурные подразделения, какие-либо конкретные учреждения, работники и должностные лица, с которыми возникают определенные административно-правовые отношения. В зависимости от действия распорядительные документы делятся на следующие виды: 

  1. Правовые акты органов федеральной исполнительной власти (акты, носящие межведомственный характер; акты, которыми регулируются отношения между органами исполнительной власти и предприятиями; акты, содержание которых затрагивает права и свободу граждан РФ ).
  2. Правовые акты субъектов федерации и их территориальных образований.
  3. Правовые акты государственных и коммерческих структур (предприятий).

Порядок оформления распорядительных документов

Одними из наиболее распространенных видов распорядительных документов считаются: 

  • постановления и решения (издаются коллегиальными органами управления);
  • приказы, распоряжения, указы (издаются органами управления на основе единоначалия).

Каждый документ должен соответствовать требованиям законодательных актов и не должен содержать положений, противоречащих закону.

Подготовка любых распорядительных документов осуществляется в аналогичном порядке и представляет собой процесс с различной конечной стадией оформления.

Порядок составления и оформления распорядительных документов рекомендуется отмечать в инструкции по делопроизводству в каждой организации.

Как правило, она содержит последовательность действий при работе над проектом документа и требования, которыми обеспечивается юридическая сторона документа.

Скачать бланк приказа о приеме на работу работника (свободная форма)

В целом, подготовку распорядительного документа можно разделить на несколько этапов: 

  1. Изучение вопроса, являющегося причиной для создания документа. На данном этапе определяется круг вопросов, которые будут отражены в документе; изучаются законодательные акты и правительственные решения, ранее действующие распорядительные документы по аналогичным вопросам, которые обеспечат правовую основу для распорядительного документа, его направленность и возможность реализации.
  2. Подготовка проекта распорядительного документа. Подготовка проекта документа, как правило, поручается одному или нескольким должностным лицам (либо структурным подразделениям). Работа над сложным проектом может осуществляться рабочими группами с привлечением ученых и практикующих квалифицированных специалистов.
  3. Обсуждение и принятие документа на заседании коллегиального органа (осуществляется при подготовке постановлений и решений).
  4. Согласование и подписание документа.

Вид распорядительного документа определяет характер его содержания, и при этом, он состоит из двух основных частей: 

  • Констатирующая – введение в суть рассматриваемого вопроса с перечислением фактов и событий, имеющих к нему прямое отношение.
  • Распорядительная – основная часть документа, которая излагается в повелительной форме и ее формулировки должны быть четкими в соответствии с требованиями законодательных актов; содержание этой части не должно противоречить смыслу распорядительных документов, изданных ранее, формулировки не должны отражать неконкретные выражения («улучшить», «повысить», «обратить внимание» и т.д.). Проверка исполнения распорядительного документа с вышеназванными формулировками может быть затруднена.

Распорядительные документы, адресованные руководству предприятий, чья деятельность основывается на принципах единоначалия, составляются от первого лица единственного числа (например, «приказываю», «предлагаю» и т.д.). Распорядительные документы, составленные коллегиальными органами, должны быть изложены от третьего лица единственного числа (например, «постановляет», «решил» и т.д.).

Данные слова отделяют констатирующую часть от распорядительной, печатаются крупным шрифтом на отдельной строке. В случаях, когда распорядительная часть предполагает исполнение различных действий с привлечением нескольких исполнителей, ее необходимо разделить на отдельные пункты нумерацией арабскими цифрами.

За выполнение каждого отдельного пункта должен отвечать конкретный исполнитель, что также отмечается в распорядительной части с отметкой предписываемого действия и срока исполнения документа. Срок исполнения документа должен соответствовать объему предполагаемых работ. При этом, обязательно учитывается время, необходимое для доведения информации до конкретных исполнителей.

Как правило, срок исполнения устанавливается для каждого отдельного задания, но также может иметь общий срок исполнения для всех пунктов, отмеченных в распорядительном документе. В конце текста распорядительной части указывается перечень документов, которые утратили силу либо подлежат изменению в связи с изданием нового акта.

В таких распорядительных документах, как решения, приказы и распоряжения, последним пунктом указывается лицо, ответственное за исполнение данного документа.

Скачать образец распоряжения (свободная форма)

Оформление и формы распорядительных документов

Оформление распорядительного документа зависит от характера содержания.

Так, для стандартных управленческих ситуаций, когда требуется издание приказа о создании, реорганизации или ликвидации организации, о распределении или изменении круга обязанностей, внесении изменений в устав организации и другое, существует унифицированная форма, которая предусматривает необходимое содержание и порядок расположения информации. Приказы, которые касаются личного состава, оформляются в соответствии с требованиями и унифицированными формами, которые утверждены Постановлением Госкомстата России от 30.10.1997 г. № 71а. С 2013 года использование данных унифицированных форм не является обязательным. Оформление распорядительных документов осуществляется на бланке общей формы размером А4. Состав реквизитов включает в себя: 

  • герб (эмблему);
  • наименование организации – автора распорядительного документа;
  • название документа;
  • номер, индекс и место составления;
  • основной текст;
  • подписи;
  • отметки о согласовании.

В завершении оформления распорядительного документа его необходимо согласовать со всеми заинтересованными лицами (либо организациями) и подписать.

До момента подписания проект согласовывается путем визирования на первом экземпляре непосредственно его автором и руководителем структурного подразделения, который внес данный проект на согласование, также документ согласовывается всеми исполнителями, отмеченными в документе, ответственными должностными лицами и юристом.

Проекты распорядительных документов, при исполнении которых требуется финансовое обеспечение, обязательно согласовываются с финансовыми службами. При несогласованном проекте любого распорядительного документа на нем должно стоять мотивированное заключение.

Перед подписанием в документе тщательно проверяется его содержание, в частности, особое внимание уделяется цифровым данным и ФИО всех заинтересованных лиц. Проекты распорядительных документов, которые принимаются коллегиальными органами (решения и постановления), согласовываются на заседаниях, в ходе которых содержание может быть изменено или дополнено. Доработанный проект документа утверждается на последующем заседании. 

  • приказы и распоряжения – руководителем организации или его заместителем;
  • решения и постановления – председателем и секретарем коллегиального органа.

Распорядительный документ вступает в силу с момента информирования исполнителя или с момента подписания. Доведение до сведения исполнителя (исполнителей) осуществляется посредством тиражирования и рассылки в соответствии с подготовленным авторами проекта списком заинтересованных лиц. Срок вступления в силу и срок действия документа указываются в каждом экземпляре акта.

Скачать образец решения учредителя организации

Источник: https://PravoVedus.ru/library/doc/rasporyaditelnyie-dokumentyi/

Водителю
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: