Служебная записка о командировании. Новый порядок оформления командировки. Какие документы заменяет служебная записка

Содержание
  1. Служебная записка на командировку
  2. Правила оформления командировки
  3. В каких случаях необходимо составлять данный документ
  4. Законодательное регулирование данной сферы
  5. Какие документы заменяет служебная записка
  6. Правила оформления и составления
  7. Что необходимо прикладывать к записке
  8. Правила и нюансы составление в различных ситуациях
  9. Поездка в командировку на личном/служебном автотранспорте
  10. Об отмене командировке
  11. Продление или сокращение сроков
  12. Особенности командировки директора организации
  13. Служебные командировки сотрудников: оформляем правильно
  14. Что признается служебной командировкой
  15. Документальное оформление служебной командировки
  16. 1. Служебное задание
  17. Служебная записка на командировку: образец 2020 – Дело
  18. Для чего нужна служебная записка на командировку
  19. Как составить служебную записку на командировку
  20. Образец служебной записки о командировке на 2019 год
  21. Основные нюансы заполнения служебной записки на командировку
  22. Подтверждение даты
  23. Законодательная база
  24. Образец и правила заполнения в зависимости от варианта
  25. О направлении
  26. На командировочные расходы
  27. Служебная записка на командировку 2019: образец скачать, как заполнить, пример
  28. Функции служебной записки о командировке
  29. служебной записки о командировке: образцы заполнения разделов
  30. Какие документы нужны для командировки в 2020 году
  31. 1. Выбор сотрудника
  32. 2. Согласование командировки
  33. 3. Составление заявления на выплату аванса
  34. 4. Выпуск приказа о командировке
  35. Служебные командировки: новый порядок оформления документов
  36. Какие факты требуют подтверждения
  37. Срок командировки
  38. Цель командировки
  39. Выполнение служебного задания
  40. Документооборот по новым правилам

Служебная записка на командировку

Служебная записка о командировании. Новый порядок оформления командировки. Какие документы заменяет служебная записка

В начале 2015 года изменились правила отправки сотрудника в поездку по командировочным документам. Теперь эта процедура значительно упрощена, т.к. изменения коснулись в отношении оформления бумажной рутины.

Уже нет необходимости выдавать командировочное удостоверение и служебные задания. С другой стороны командированный сотрудник по возвращению может не отчитываться в своих действиях во время поездки. Как же теперь оформляется на производстве отправка сотрудника в служебное путешествие?

Правила оформления командировки

Скачать бланк служебной записки на командировку, а также образец документа при поездке на автомобиле.

До начала 2015 года многие предприятия обязаны были составлять в случае направления своего работника в командировку такие документы:

  1. соответствующий приказ руководства;
  2. служебное задание, в котором исполнителю поручали выполнение определенных задач в конкретном месте в ограниченный период времени;
  3. командировочное удостоверение, где сотруднику проставляли дату прибытия и выбытия с партнерской организации.

К тому же сотрудник, бывший в служебном путешествии, должен был отчитаться в письменном виде о своих действиях и куда им были потрачены выданные ему на командировку деньги.

Отчеты он составлял как минимум в двух вариантах:

  • о выполнении работ во время поездки по заданию предприятия;
  • авансовый, о расходе выданной суммы для затрат во время выполнения производственных обязанностей в другом населенном пункте. К нему прилагались билеты, квитанции, чеки и т. д.

Теперь законодательство менее требовательно к оформлению командировочных документов. Но для оформления командировок в 2016 году предполагается немного видоизмененная процедура.

В каких случаях необходимо составлять данный документ

Поездка в командировку может быть инициирована самим работником или начальником его производственного подразделения.

В том или ином случае отправление его в поездку возможно только после документального оформления бумаг, которые подписывает руководитель организации работодателя.

Начальник отдела докладывает управляющему компанией о своем подчиненном, которого необходимо отправить в командировку и подтверждает ее цель имеющимися обоснованиями о том, что поездка позволит решить поставленные перед отделом производственные задачи. Он докладывает об этом в служебной записке на имя руководителя.

Если Вы еще не зарегистрировали организацию, то проще всего это сделать с помощью онлайн сервисов, которые помогут бесплатно сформировать все необходимые документы:

  • для регистрации ИП
  • регистрации ООО

Если у Вас уже есть организация, и Вы думаете над тем, как облегчить и автоматизировать бухгалтерский учет и отчетность, то на помощь приходят следующие онлайн-сервисы, которые полностью заменят бухгалтера на Вашем предприятии и сэкономят много денег и времени. Вся отчетность формируется автоматически, подписывается электронной подписью и отправляется автоматически онлайн.

  • Ведение бухгалтерии для ИП
  • Ведение бухгалтерии для ООО

Он идеально подходит для ИП или ООО на УСН, ЕНВД, ПСН, ТС, ОСНО.
Все происходит в несколько кликов, без очередей и стрессов. Попробуйте и Вы удивитесь, как это стало просто!

Законодательное регулирование данной сферы

В конце декабря было принято постановление Правительства РФ № 1595. Согласно ему теперь снизилось количество документации при оформление командировок. Его использование дает возможность отмены выдачи сразу трех документов во время отправки сотрудника в служебное путешествие: удостоверения, служебного задания и отчета о командировке.

Такая упрощенная процедура сделала работу кадровых отделов значительно более легкой по сравнению с предыдущими годами.

Однако для бухгалтеров этот процесс принес некоторые сложности, поскольку в положении закона №402-ФЗ от 6 декабря 2011г. № 402-ФЗ требования остались прежними в отношении документального подтверждения израсходования полученных на командировку средств.

Неизменным документом остался только приказ. Если в компании необходимо все же сохранить предыдущий порядок оформления документов, то поэтому поводу должно быть издано определенное распоряжение или положение о командировках (ст. 8 ТК РФ).

Какие документы заменяет служебная записка

На основании нового законодательства теперь служебная записка заменяет ряд документов:

  1. командировочное удостоверение;
  2. служебное задание;
  3. отчет о выполнении задач во время поездки.

Таким образом теперь сотрудникам ОК необходимо оформить значительно меньше документов.

Правила оформления и составления

Принятые в законодательстве изменения теперь заменяют часть документов и предполагают только подачу руководителю служебной записки, на основании которой издается приказ об отправлении сотрудника в командировку в другой город.

Составление служебной записки не представляет большой сложности.

Текст документа разделен на 2 поля:

  • На листе бумаги в верхнем правом углу вписываются должность руководителя компании и его фамилия и инициалы. Ниже в таком же порядке вписывают должность начальника подразделения и его личные данные.
  • В центре листа под заполненной информацией в правом углу пишут заголовок локального документа «Служебная записка».
  • Под заголовком излагают обращение к руководителю с просьбой направить сотрудника в служебную командировку. Обязательно нужно вписать цель поездки, период выполнения производственного задания.
  • Под основным текстом проставляют дату и роспись лица, составившего служебную записку.В тексте можно изложить предполагаемые денежные затраты, особенности поездки (например, сопровождение детей до пионерского лагеря или места проведения спортивных соревнований и т.д.).

Что необходимо прикладывать к записке

Строго определения в законодательстве по вопросу обязательного написания служебной записки о командировке в законодательстве нет.

Однако ее необходимо оформить в тех случаях, если поездка рассчитана на использование во время командировки личного, арендованного или служебного автотранспорта. При возвращении сотрудник должен указать срок своего пребывания в написанной им служебной записке.

Он ее представляет работодателю вместе с оправдательными документами о подтверждении использования транспорта:

  • путевой лист;
  • счет о проживании, расположении машины на автостоянке;
  • квитанции об уплате ремонтных работ во время поездки;
  • кассовые чеки и т. д.

Если командированный сотрудник по возвращении из поездки не имеет совсем расходных платежных чеков, подтверждающих его проезд и проживание в чужом городе, то ему нужно сдать служебную записку с указанием подтверждения от принимающей стороны о времени прибытия и выбытия. В приложении к ней ему необходимо приложить письмо или другие бумаги, в которых принимавшая сторона подтверждает о его присутствии в течении отведенного времени по месту командирования.

О правилах оформления служебных командировок на предприятиях смотрите в следующем видеоуроке:

Правила и нюансы составление в различных ситуациях

Следует отметить, что в отчетной служебной записке следует подробно описывать о расходе средств на командировку. Все затраты, превысившие размер выделенной суммы, должны быть компенсированы ему в полном объеме, что прописано в п. 11 положения №749.

К таким расходам относят:

  • денежные траты на использование транспорта, понесенные в ходе поездки;
  • оплата съемного жилья по необходимости;
  • другие повседневные затраты на питание, парковку, использование средств связи и прочее;
  • расходы, обусловленные выполнением производственных задач и личных нужд, которые произвел подчиненный на основании полученного согласия от руководителя.

На практике встречаются обстоятельства, когда командировка может носить суточный характер при направлении человека в поездку на небольшое расстояние от его дома.

Такие варианты поездок позволяют ему ежедневно возвращаться домой на личном или общественном транспорте. Руководству необходимо учитывать характер работы во время ежедневных суточных командировок.

Их выполнение должно позволять подчиненному приезжать в свое жилье ежедневно.

Поездка в командировку на личном/служебном автотранспорте

При выборе сотрудником автомобиля своего или служебного для поездки по заданию предприятия он должен подготовить для отчета ряд документов для подтверждения использования машины.

При сдаче дорожного отчета ему необходимо приложить следующее:

  • маршрутный лист;
  • оплаченные счета, квитанции чеки;
  • документы, подтверждающие его поездку по маршрутной схеме к пункту назначения.

К отчетной записке можно прилагать накладные с адресом поставщиков или покупателей.

Об отмене командировке

На предприятиях бывают случаи, когда нужно отменить поездку сотрудника в командировку.

Причины в таких обстоятельствах очень разные: задача, которую следовало решить во время поездки, была выполнена и необходимость в командировке отпала или из-за того, что сотрудник заболел.

О таких случаях нужно позаботиться заранее и внести соответствующий пункт в Положение о командировках.

Средства, полученные на поездку сотрудник должен возвратить в кассу предприятия.

В бухгалтерии предусмотрены сроки возврата командировочных денег:

  1. трудящийся обязан не позднее трех рабочих дней по истечении срока поездки или с момента возвращения отчитаться перед бухгалтерией организации.
  2. Если произошла отмена командировки, то срок возврата всех денежных средств целесообразно предусмотреть в соответствующем приказе.

Но здесь нужно обратить на некоторые нюансы.

Если при отмене поездки средства были частично израсходованы, а например, билеты на транспорт не удалось сдать или вернуть, то и работник не в состоянии возвратить деньги у в кассу. При этом он несет еще и убытки. В таких случаях нужно провозгласить приказ по вопросу компенсации работнику стоимости неиспользованных билетов.

Обратите внимание! Данный убыток можно вносить в бумаги в целях снижения налогообложения по прибыли, если есть два основных условия:

  • поездка к другому контрагенту должна быть связана с целью получения доходов;
  • причина отмены служебного вояжа не надуманная, а вызвана действительно обстоятельствами, которые не зависящими от самой организации.

Продление или сокращение сроков

В действующем законодательстве нет упоминания, как необходимо продлевать командировку. Как правило, выполняют все это оформлением приказа. Форма приказа произвольная. Издают этот документ о продлении командировки с обоснованием после получения от докладной записки от начальника подразделения, командируемого или руководителя.

Особенности командировки директора организации

В принципе директор также как и все сотрудники является работником одной организации и на него тоже должна составляться служебная записка о командировке, поскольку в действующих правилах в отношении руководителей нет особых пометок.

В этом можно убедиться прочитав п. 7 Положения, утвержденного Правительством РФ 13 октября 2008 г. в постановлении под порядковым № 749. Причем здесь даже не берется во внимание, сам ли директор управлял транспортным средством или он ездил в машине как пассажир.

Однако Роструд считает, что служебную записку директору нет нужды составлять, т.к. он же подписывает и служебную записку, и приказ о командировке.

Поэтому автоматически получается дублирование документов, поэтому от обязанности составлять служебную записку на себя руководителя можно освободить.

С целью уменьшения бумажных данных при отправлении руководителя  в служебную поездку можно указать специальный пункт в положении, в котором директора освободить от составления служебной записки.

О том, может ли служебная записка стать подтверждением командировки, рассказано в начале следующего видеосюжета:

Источник: http://www.DelaSuper.ru/view_post.php?id=9328

Служебные командировки сотрудников: оформляем правильно

Служебная записка о командировании. Новый порядок оформления командировки. Какие документы заменяет служебная записка

1. Какие поездки сотрудников признаются служебными командировками

2. Что изменилось в порядке оформления служебных командировок в 2015 году.

3. Какими документами оформляется служебная командировка.

Несмотря на огромное количество средств дистанционного общения, без личного присутствия при решении рабочих вопросов иногда просто не обойтись.

Поэтому служебные командировки сотрудников практикуются не только в крупных организациях, имеющих филиалы и обособленные подразделения, но и в сравнительно небольших компаниях. При этом, независимо от масштабов организации-работодателя, направление сотрудников в командировки должно быть оформлено по всем правилам.

С 2015 года требования законодательства к документальному оформлению служебных командировок несколько смягчились: заполнять командировочное удостоверение, служебное задание и отчет о его выполнении стало не обязательно (Постановление Правительства РФ от 29.12.

2014 № 1595 «О внесении изменений в некоторые акты Правительства Российской Федерации»). Однако в остальном придется соблюдать установленные нормы. Как оформить командировки сотрудников с учетом указанных изменений, — читайте в статье.

Что признается служебной командировкой

Согласно ТК РФ, служебной командировкой признается поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы (ст. 166 ТК РФ).

Место постоянной работы сотрудника определяется трудовым договором с ним, и не всегда оно совпадает с местом расположения самой организации.

Поэтому к командировкам относятся, в том числе, следующие служебные поездки работников:

  • поездка в обособленное подразделение (представительство, филиал) командирующей организации, которое находится вне места постоянной работы сотрудника;
  • поездка из обособленного подразделения, в котором работает сотрудник, в головную организацию;
  • поездки дистанционных работников и надомников в головную организацию.

Как следует из самого определения, в служебные командировки могут направляться только сотрудники, с которыми заключены трудовые договоры.

Например, поездка, в которую направляется исполнитель по гражданско-правовому договору, не является служебной командировкой.

Также командировками не признаются служебные поездки сотрудников, имеющих разъездной характер работы, или работа которых осуществляется в пути (ч. 1 ст. 166 ТК РФ).

! Обратите внимание: При направлении сотрудника в служебную командировку необходимо учитывать ограничения, установленные Трудовым кодексом:

  • Нельзя направлять в командировки работников, даже при наличии их согласия, относящихся к следующим категориям (ст. 259, 268 ТК РФ):
    • беременные женщины;
    • работники в возрасте до 18 лет.
  • Можно направлять в командировки только с письменного согласия и при отсутствии медицинских противопоказаний работников из следующих категорий (ст. 259, 264 ТК РФ):
    • женщины, имеющие детей до трех лет;
    • работники, воспитывающие без супруга (супруги) детей в возрасте до пяти лет;
    • работники, имеющие детей-инвалидов;
    • работники, осуществляющие уход за больным членом семьи в соответствии с медицинским заключением.

Если указанные работники откажутся от командировки, работодатель не вправе командировать их в принудительном порядке. В противном случае работодателя ждет административная ответственность по ч. 1 ст. 5.

27 КоАП РФ за непредоставление гарантий, предусмотренных трудовым законодательством. Для юридических лиц наказание довольно существенное – штраф от тридцати до пятидесяти тысяч рублей.

Поэтому выгоднее знать нормы трудового права и не нарушать их.

Документальное оформление служебной командировки

Итак, если поездка сотрудника соответствует рассмотренным критериям служебной командировки, ее необходимо оформить надлежащим образом, чтобы выплаты сотруднику и расходы, связанные с такой поездкой, были обоснованы.

Порядок документального оформления служебных командировок, как правило, устанавливается в соответствующем локальном акте, например, в Положении о служебных командировках.

Работодатель вправе самостоятельно определять количество и формы необходимых документов в зависимости от масштабов деятельности, организационной структуры и других факторов. Рассмотрим документы, которые обычно используются при оформлении служебных командировок.

1. Служебное задание

С 8 января 2015 года составлять служебное задание для направления работника в служебную командировку и отчет о его выполнении не обязательно (пп. б п. 2 Изменений, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 29.12.2014 № 1595).

Однако если работодатель все-таки решил продолжать использование данного документа, это необходимо прописать в локальном акте, где также устанавливается форма служебного задания: унифицированная (№ Т-10а) или самостоятельно разработанная.

Использовать служебное задание для направления в командировку может быть удобно в организациях с большим количеством структурных подразделений и разветвленной иерархией.

Руководитель структурного подразделения составляет служебное задание для направления в командировку подчиненного ему сотрудника, в котором обосновывается необходимость командировки: основание, цель, место назначения, срок.

Затем на основании этого документа руководитель организации принимает окончательное решение и издает приказ о направлении в командировку.

Очевидно, что небольшим организациям намного удобнее обходится без оформления служебного задания, поскольку вся информация, содержащаяся в нем, присутствует также и в других документах (например, в приказе о направлении работника в командировку), а сокращение «бумажной работы» позволит ускорить процедуру оформления служебных командировок.

Скачать

Источник: http://buh-aktiv.ru/sluzhebnye-komandirovki-sotrudnikov-oformlyaem-pravilno/

Служебная записка на командировку: образец 2020 – Дело

Служебная записка о командировании. Новый порядок оформления командировки. Какие документы заменяет служебная записка

Служебная записка на командировку потребуется, чтобы учесть и обосновать расходы. Оформить ее следует независимо от того, куда сотрудник едет и каким транспортом. Оформить все правильно помогут рекомендации и образцы служебных записок на командировку в 2019 – 2020 году для разных случаев.

Налоговики изобретают новые претензии к первичке: как защитить свои расходы

Для чего нужна служебная записка на командировку

Служебная записка — это документ, который подтверждает время нахождения работника в командировке, а также дату отъезда и прибытия из нее. Поэтому в первую очередь служебка нужна для того, чтобы начислить суточные. Ведь именно для их расчета важно знать время, которое сотрудник находился в служебной поездке.

Кроме того, наряду с другими первичными документами (путевыми листами, чеками, квитанциями), служебная записка подтверждает сами командировочные расходы. В частности, затраты на проезд и нахождение в пути, на бензин, парковку и пр. Какие расходы на командировки примет налоговая инспекция

Раньше срок командировки сотрудники подтверждали командировочным удостоверением. Период определяли по отметкам о дате приезда в место командирования и дате выезда. Теперь срок подтверждают проездными документами.

Но когда работник отправляется в командировку на служебном транспорте либо личной или арендованной машине, таких документов у него нет. Поэтому документ для подтверждения размера суточных — это служебная записка.

А вот оформлять служебную записку о направлении в командировку не обязательно. Действующее законодательство не требует составлять такой документ.

Но если руководитель компании решит, что составлять служебки целесообразно, это правило можно закрепить внутренним документом (п. 3 Положения, утв. постановлением Правительства от 13.10.2008 № 749).

Например, приказом директора или Положением о командировках. Составлять такие документы власти не запрещают.

Перед тем как отправить сотрудника в командировку, проверьте отели, в которых компания забронировала номера. Иначе есть вероятность, что налоговики не примут командировочные расходы.

Как составить служебную записку на командировку

Оформляется служебная записка по возвращении сотрудника из командировки. К ней сотрудник прикладывает оправдательные бумаги и весь пакет документов передает работодателю (п.7 Положения, утв. постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749). Чтобы потом не было проблем со списанием расходов, бухгалтеру важно знать, как должна быть оформлена служебная записка.

Единой формы служебки нет. Компании и предприниматели должны разработать собственный бланк. Работники по возвращении из поездки будут просто заполнять необходимые поля. За основу можно взять служебную записку на командировку нашего образца.

Роструд рекомендует не перегружать служебку лишними сведениями. Когда разрабатываете бланк, помните, что этот документ подтверждает не использование автомобиля, а период нахождения в месте командирования. Как оформить изменение срока командировки

Служебная записка на командировку требуется, чтобы начислить суточные и подтвердить расходы на поездки. Поэтому она должна содержать обязательные для первички реквизиты (ч. 2 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ).

Среди них: наименование и дата документа, наименование компании, содержание хозяйственной операции, величина натурального измерения — количество дней поездки, подпись работника.

Также советуем отразить сведения, которые обычно содержатся в любом проездном документе: время и место отправления и прибытия.

Образец служебной записки о командировке на 2019 год

Ниже мы привели актуальные примеры служебок для различных ситуаций. В частности, как сотрудник едет по работе на личном транспорте, надо подтвердить срок командировки, если нет других документов. 

Основные нюансы заполнения служебной записки на командировку

Перед отправкой сотрудника в командировку отдел кадров должен подготовить соответствующую документацию за подписью руководителя и командированного лица. Служебная записка выступает основанием для всего процесса.

Ее составление требуется, если:

  1. Работник отправляется для исполнения задания на служебном, арендованном или личном авто.
  2. Если работник не имеет других документальных доказательств, свидетельствующих о выполнение служебного задания.

Служебная записка выступает в роли документа-основания для начисления суточных и подтверждения объема расходов сотрудника.

Подтверждение даты

Согласно изменениям в законодательстве, период, проведенный в командировке, а значит, и точные даты подтверждаются посредством проездных документов, при их утере — дубликатами.

Однако если работник отбыл в рабочую поездку на транспорте предприятия или личном, то период пребывания его в поездке подтверждается служебной запиской, которую он обязан составить и предоставить работодателю вместе с оправдательной документацией на использование транспорта сразу по возвращению.

Законодательная база

  • Данные относительно всей процедуры оформления командировки и пребывания работника в ней указаны в Положении, утвержденном Постановлением Правительства РФ от 2014 года №1595.
  • Кроме этого, существует Указ Президента РФ от 2014 года №765 о порядке и условиях командирования лиц, находящихся на служебных и государственных постах.
  • Также произошла отмена инструкций, сформированных еще в период существования СССР, Приказом Минфина России №147 и Минтруда России №1044 от 2014 года.
  • Введено в действие новое Положение относительно процесса командирования лиц, утвержденное Постановление Правительства РФ №749 от 2008 года.

Для бланка служебной записки допустимо брать обычный лист формата А4, при этом форма отчетного листа разрабатывается каждым предприятием самостоятельно, так как унифицированного образца не имеет. Работник впоследствии сразу по прибытию должен вписать в нее все необходимые данные.

Структура документа следующая:

Читайте так же:   Бланк и образец командировочного удостоверения на 2019 год

  1. В правом верхнем углу формируется шапка, в нее вносятся ФИО руководителя предприятия, ФИО непосредственного начальника, если он имеется, ФИО работника.
  2. По центру листа вписывается название.
  3. В теле документа оформляется в произвольной форме обращение к работодателю с описанием цели поездки, дат приезда/отъезда, а также основных фактов. При этом если поездка была выполнена посредством применения транспорта, необходимо указать все идентификационные данные этого авто.
  4. Перечень прилагаемых документов.
  5. Дата и подпись сотрудника.

Образец и правила заполнения в зависимости от варианта

Служебные записки, связанные с направлением работника в необходимую местность, существуют двух вариантов:

  1. Согласно которым формируется приказ, они являются основанием для поездки сотрудника.
  2. Документация, заполняемая собственноручно работником после выполнения задания.

О направлении

Данный вариант записки является основанием для издания приказа и может составляться непосредственным начальником командируемого лица.

Главное в данном случае является аргументация необходимости отправки работника в поездку.

Отдел бухгалтерии ООО «Пион»

руководителю Горбань О. О.

Служебная записка

об организации командировки

от 02.02.2018 №208/07

  1. Уважаемый Олег Олегович!
  2. В связи с производственной необходимостью прошу с 5 февраля 2018 года младшего бухгалтера Головко Алину Сергеевну командировать на служебном авто Toyota Mark II, госномер А234 АА546 в город Омск для составления бухгалтерского баланса филиала предприятия.
  3. Кроме этого, прошу в связи с командировкой выделить:
  • 6000 рублей для проживания в гостинице;
  • 6000 рублей в качестве суточных;
  • 6000 рублей на топливо для заправки авто.

Начальник бухгалтерского отдела Сазонова Е. Е.

На командировочные расходы

Данная отчетная документация составляется самим работником после выполнения задания и по прибытию на предприятие и выступает в качестве основания для восполнения расходов, связанных с поездкой.

В документе также излагаются основные факты:

  • цель поездки;
  • дата отбытия и прибытия;
  • данные об авто.

Кроме этого, перечнем указываются реквизиты всех оправдательных документов на расходы.

Отдел бухгалтерии ООО «Пион»

руководителю Горбань О. О.

Служебная записка

о командировочных расходах

02.02.2018 №208/07

Уважаемый Олег Олегович!

Источник:

Служебная записка на командировку 2019: образец скачать, как заполнить, пример

Служебная записка о командировке подтверждает факт проезда и проживания работника. Документ также потребуется в случае поездки на личном, служебном и арендованном авто либо когда человек задержался в командировке. Рассмотрим образцы служебок на 2019 год.

Внимание! Чтобы оформить командировку в соответствии со всеми требованиями законодательства вам обязательно потребуются:

Работать с документами удобно в программе БухСофт. Она подходит для организаций и ИП. Программа автоматически сформирует и выведет на печать всю необходимую первичку. Также она включает в себя выгрузку проводок в 1С, автоматическое формирование любой отчетности и многое другое.

Сравнить тарифы и цены ⟶

Функции служебной записки о командировке

Она позволяет удостоверить факт пребывания работника на месте назначения, дату приезда и возвращения. Ее составляют:

  1. Когда работник едет в командировку или возвращается из нее на личном, служебном или арендованном авто. В данном случае в документе указывают фактический срок пребывания в месте командирования. По возвращении он представляет служебку работодателю вместе с документами, которые подтверждают использование авто:
  • путевой лист;
  • счета, квитанции, кассовые чеки и т. д.
  1. Когда работник не может представить документы, подтверждающие проезд и проживание. В этой ситуации оформляют служебку, которая содержит подтверждение принимающей стороны о моменте прибытия и выбытия к ней работника. В качестве приложения составляют документ о том, что принимающая сторона подтверждает время нахождения по месту командирования. Работник оформляет его самостоятельно по прибытии.
  2. При направлении в командировку. Служебную записку о направлении в командировку оформлять не обязательно. Но ее разработка и применение не запрещены. Если компания решит, что составление документа целесообразно, данное правило закрепляют в локальных нормативных актах.
  3. Когда работник задержался в командировке по уважительной причине. Такой причиной может быть производственная необходимость, отсутствие проездных билетов и т. п.). Служебка на имя директора позволяет продлить срок командировки.

Важная функция служебной записки о командировке — подтверждение затрат работника за время командировки.

Также она потребуется для начисления суточных. Ведь для определения их суммы требуется знать количество времени, проведенного в поездке.

служебной записки о командировке: образцы заполнения разделов

служебки зависит от целей ее составления. При этом форма может быть единой (типовой шаблон). Законодательство это никак не регулирует. Компания вправе закрепить положения о составлении служебок в локальных нормативных актах, в приказе руководителя либо в положении о командировках.

Важно включить в служебку следующие реквизиты:

  • ФИО директора фирмы в дательном падеже (в правом верхнем углу);
  • ФИО руководителя подразделения и ФИО специалиста, составившего записку (ниже);
  • Наименование документа (в центре бланка);
  • Ниже — содержание документа (указывают дату отъезда и приезда, цель поездки, марку, модель машины, регистрационный номер и т. п.
  • Перечень прилагаемых документов (внизу бланка)
  • Дату составления и подпись работника с расшифровкой.

Источник: https://okarb.ru/otchetnost/sluzhebnaya-zapiska-na-komandirovku-obrazets-2020.html

Какие документы нужны для командировки в 2020 году

Служебная записка о командировании. Новый порядок оформления командировки. Какие документы заменяет служебная записка

Командировка — это поездка по делам компании,в ходе которой работник должен выполнить служебное поручение.Командировка проходит вдалеке от обычного места работы,а ее срок оговаривается работодателем. Не считаетсякомандировкой работа проводника поезда или курьера.

Согласно статье 167 ТК РФ, на время командировкиза работником сохраняется место (его нельзя уволить)и средний заработок. Статья 168 Кодекса обязывает работодателякомпенсировать траты сотрудника на жилье, проезд, а такжеоплатить другие расходы, связанные со служебной поездкой.

В каждой компании в дополнение к трудовомузаконодательству может быть составлен локальный акт, регулирующийпроцесс командирования сотрудников. В нем указывают:

  • что может быть целью рабочей поездки;
  • кого могут отправлять в командировку;
  • каков размер суточных для командировочных по Россиии за границей;
  • какие виды расходов покрывает фирма, в том числедополнительные (например, расходы на деловые ужины, трансфер,такси).

Перед рабочей поездкой важно ознакомиться с положениемо командировках в компании, чтобы точно знать, какиерасходы возместят, а какие нет.

Процесс оформления деловой поездки в каждой компании имеетсвои нюансы. Но есть и общие моменты, которые характерныдля большинства организаций.

1. Выбор сотрудника

Согласно российскому законодательству, не все работникиобязаны ездить по делам компании. Нельзя направлятьв служебные поездки беременных, даже если они не против(статья 259 ТК РФ). Командировать сотрудникас ограниченными физическими возможностями можно, если емуобеспечиваются соответствующие его потребностям условия труда(например, колясочнику нужны пандусы).

Кого нельзя отправить в командировку

Категория сотрудниковИсключенияСсылкана законодательство
БеременныеИсключений нетстатья 259 ТК РФ
НесовершеннолетниеМожно, если речь идето спортсменах и творческих работникахстатья 268 ТК РФ
Сотрудники, работающиепо ученическому договоруМожно, только если командировкасвязана с ученичествомстатья 203 ТК РФ
Сотрудники с ограниченнымифизическими возможностямиМожно, если командировкане противоречит индивидуальной программе реабилитациистатья 23 Федерального закона№ 181‑ФЗ «О социальной защите инвалидов в РоссийскойФедерации» от 24.11.1995 г.

Также есть ограничения при направлении в командировкуследующих категорий сотрудников.

  • женщины, имеющие детей до 3 лет;
  • отцы и матери (опекуны), единолично воспитывающие детейдо 5 лет;
  • родители, имеющие детей с ограниченными физическимивозможностями;
  • сотрудники, которые ухаживают за больными членами семьи(болезнь должна быть подтверждена медицинским заключением).

Направить этих сотрудников в служебную поездку можно толькос письменного согласия. Об этом говорится в статьях259 и 264 ТК РФ.

Кроме того, сотрудника не могут послатьв командировку, пока он находится в отпуске илина больничном. Чтобы вызвать работника с отдыха,понадобится заручиться его согласием в письменной форме.

В остальных случаях работник, отказавшийсяот командировки, рискует получить дисциплинарное взысканиевплоть до увольнения.

2. Согласование командировки

В некоторых организациях, чтобы согласовать рабочую поездкуи сопутствующие траты, принято составлять служебную запискуначальству — обычно это делает руководитель командированного.В документе прописываются сроки и цель поездки, ФИОи должность командировочного.

Пример служебной записки:

Однако оформлять служебную записку по закону необязательно.Во многих компаниях процесс согласования командировок упрощени автоматизирован — сотрудник создает заявкув корпоративной системе, после чего задача на оформлениедокументов «падает» на ответственных сотрудников:в секретариат, отдел кадров, бухгалтерию.

3. Составление заявления на выплату аванса

Следующим шагом сотрудник должен написать заявлениена перечисление авансовых средств, чтобы он мог купитьбилеты и забронировать гостиницу.

Сумма рассчитывается исходяиз примерной стоимости аренды жилья и транспортныхрасходов. Кроме того, в авансовый платеж включаются суточные.

Не забудьте свериться с положениемо командировках — не стоит бронировать люксв пятизвездочном отеле, если лимит на гостиницусоставляет 2000 рублей в сутки.

Пример заявления на выплату аванса:

4. Выпуск приказа о командировке

После согласования поездки готовится приказ, который сотрудникдолжен подписать. Документ составляется в свободной форме,принятой в компании, или по унифицированной официальнойформе Т-9 или Т-9а (если командированных несколько).

Раньше такжетребовалось оформлять служебное задание и командировочноеудостоверение, но Постановление ПравительстваРФ от 29.12.2014 № 1595 сделало применение этихдокументов необязательным.

Хотя некоторые компании используютих и по сей день, это не запрещено.

В приказе пишут:

  • кого отправляют в командировку (ФИО сотрудника, должность,подразделение);
  • куда;
  • в какие даты и на сколько календарных дней;
  • зачем (цель поездки).
  • кто финансирует поездку (работодатель).

Источник: https://b2b.tutu.ru/content/article/business_trip_docs/

Служебные командировки: новый порядок оформления документов

Служебная записка о командировании. Новый порядок оформления командировки. Какие документы заменяет служебная записка

Порядок оформления «командировочных» документов зафиксирован в постановлении Правительства РФ от 13.10.08 № 749 «Об особенностях направления работников в служебные командировки» (далее — Положение о командировках). И до недавнего времени (новая редакция утв.

постановлением Правительства РФ от 29.12.14 № 1595, которое вступило в силу 08.01.15) этот документ предусматривал следующий документооборот. Сначала оформлялось служебное задание, где указывались цель, время и место командировки.

На основании этого документа издавался приказ о направлении сотрудника в командировку, который служил основанием для оформления командировочного удостоверения, где в дальнейшем фиксировались дата (время) фактического прибытия в пункты назначения и выбытия из них.

Бухгалтерия же на основании приказа выдавала сотруднику подотчет денежные средства на проезд, проживание и суточные.

По окончании командировки сотрудник отчитывался как за потраченные деньги (авансовый отчет и подтверждающие документы), так и за выполнение работы (отметки в командировочном удостоверении и отчет о командировке).

Как видим, каждый шаг командированного был документально зафиксирован, что полностью соответствовало требованиям Федерального закона от 06.12.11 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете».

Напомним, что статья 19 этого закона требует от каждой организации осуществлять внутренний контроль финансово-хозяйственной деятельности с тем, чтобы каждый расход имел документальное подтверждение.

Да и для налоговых целей документы никогда лишними не бывали.

Теперь же законодатель решил, с одной стороны, упростить жизнь предпринимателям, избавив их от части бумажной волокиты. Но обязанностей, установленных бухгалтерским и налоговым законодательством, при этом никто не отменял. Давайте посмотрим, что можно предпринять в сложившейся ситуации.

Какие факты требуют подтверждения

Как мы уже говорили, правительство отменило три документа: командировочное удостоверение, служебное задание и отчет о командировке. Эти документы содержали в себе информацию о том, куда, зачем и на какой период направляется сотрудник, а также подтверждали тот факт, что сотрудник реально был в месте командировки и выполнял там работу.

Соответственно теперь эти факты хозяйственной деятельности придется подтверждать другими документами. И вот как это можно сделать.

Срок командировки

Проще всего подтвердить срок командировки — его видно из проездных документов.

Так что в этой части командировочное удостоверение с печатями о прибытии и убытии было, действительно, лишним документом.

Тот факт, что срок командировки всегда нужно определять по проездным документам, находит свое подтверждение и в Положении о командировках — об этом прямо говорится в пункте 4 этого документа.

Единственная проблема, которая возникает в связи с отменой командировочного удостоверения, — как определить срок командировки, если проездных документов нет? Например, если работник использовал личный транспорт.

Ответ опять же находим в Положении о командировках: срок командировки в подобной ситуации указывается работником в служебной записке, к которой он должен приложить оправдательные документы (путевой лист, счета, квитанции, кассовые чеки и др. – п. 7 Положения).

Цель командировки

Следующий «выпадающий» факт — цель командировки, которая ранее фиксировалась в служебном задании. Теперь, с отменой этого документа, суть командировки — служебное задание, которое нужно выполнить вне места постоянной работы — придется указывать непосредственно в приказе о направлении в командировку (п. 3 Положения о командировках).

К сожалению, унифицированная форма приказа о направлении в командировку (№ Т-9 или Т-9а) не содержит такого реквизита как служебное задание.

Поэтому бухгалтеру придется разработать и утвердить у руководителя собственную, дополненную, форму такого приказа, предусмотрев в ней место для указания цели командировки.

(В скобках напомним, что, по мнению Роструда, негосударственные организации вправе использовать формы первичных учетных документов, разработанные ими самостоятельно — см. письма от 09.01.13 № 2-ТЗ, от 23.01.13 № ПГ/10659-6-1 и от 14.02.13 № ПГ/1487-6-1).

Это право, кстати, можно использовать, если по каким-то причинам требуется полностью сохранить в организации «старый» документооборот по командировкам. Компания вправе продолжить оформлять и служебные задания, и командировочные удостоверения, и отчеты.

Для этого достаточно предусмотреть в локальном акте положение об оформлении этих документов, а также их формы (ч. 1 ст. 8, ч. 1 ст. 22 ТК РФ).

Применять можно как унифицированные формы, так и самостоятельно разработанные (например, дополнить унифицированные формы своими реквизитами или, наоборот, удалить лишние).

Также желательно взять за правило копию такого приказа передавать в бухгалтерию. Документ, в котором отражена и цель поездки, и место назначения, и период командирования, позволит бухгалтеру быстрее проверить авансовый отчет.

Выполнение служебного задания

Раз имеется документ, в котором сотруднику ставится задание, логично предположить, что должен быть документ, где фиксируется, что это задание выполнено (или не выполнено). Раньше таким документом был отчет, который сотрудник составлял непосредственно на бланке служебного задания. Теперь его отменили и формально работодатель требовать отчет не обязан.

В принципе, в этой части подход законодателя логичен: ведь работники не составляют отчеты о своей ежедневной работе в месте нахождения организации.

Почему такая же работа вне офиса должна требовать специального отчета? Поэтому по общему правилу тот факт, что работник вернулся из командировки и работодатель не потребовал от него каких-либо объяснений, будет свидетельствовать, что задание выполнено надлежащим образом.

А вот если задание не выполнено, то должен запускаться стандартный механизм привлечения к дисциплинарной ответственности. И начинается он как раз с истребования объяснений сотрудника.

То есть отчет о командировке из регулярного документа превращается в экстраординарный, и составляется в тех случаях, когда задание не выполнено, или выполнено не в полном объеме, или некачественно.

Документооборот по новым правилам

Итак, резюмируя, опишем новый стандартный «командировочный» документооборот. Все начинается с издания приказа (распоряжения) руководителя о направлении сотрудника в командировку, где теперь указывается и цель командировки.

На основании приказа бухгалтерия выдает сотруднику подотчет деньги на проезд, проживание и суточные. По возвращении работник представляет авансовый отчет и подтверждающие (в т.ч.

 проездные) документы, на основании которых происходит окончательный расчет.

Источник: https://www.Buhonline.ru/pub/comments/2015/3/9644

Водителю
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: