Учетно регистрационная документация что к ней относится. Курсовая работа: Организация регистрации документов на предприятии. Рассмотрим несколько конкретных примеров, связанных с регистрацией документов

Содержание
  1. Регистрация документов
  2. Глава 7. Контроль за сроками исполнения документов………….24
  3. Введение
  4. Глава 2 Формы и порядок регистрации документов
  5. Организация регистрации документов. характеристика современных регистрационных форм., Документоведение и архивоведение – Курсовая работа
  6. Выдержка из текста
  7. Список использованной литературы
  8. Регистрация документов, ее функции и виды. Курсовая работа: Организация регистрации документов на предприятии Документы не подлежащие регистрации
  9. Требования к регистрации документов
  10. Системы регистрации документов
  11. Перечень документов, подлежащих утверждению
  12. Перечень документов, на которых ставится печать
  13. Перечень документов, не подлежащих регистрации
  14. Организация регистрации документов
  15. Введение
  16. Глава 1. Теоретические вопрос регистрации документов
  17. 1.2. Формы и порядок регистрации документов

Регистрация документов

Учетно регистрационная документация что к ней относится. Курсовая работа: Организация регистрации документов на предприятии. Рассмотрим несколько конкретных примеров, связанных с регистрацией документов

Введение……………………………………………………………… 3

Глава 1 Регистрация документов как один из видов документационного обеспечения деятельности организации……………………………5

1.1 Общие положения………………………………………………. 5

Глава 2 Формы и порядок регистрации документов……………..8

Глава 3 Индексация докумекнтов…………………………………..12

Глава 4. Формы автоматизации регистрации документов……….14

Глава 5. Организация справочно-информационной работы…….20

Глава 6. Журналы регистрации документов………………………22

Глава 7. Контроль за сроками исполнения документов………….24

Заключение……………………………………………………………25

Список литературы…………………………………………………..27

Приложение №1……………………………………………………….29

Приложение №2……………………………………………………….30

Приложение №3……………………………………………………….31

Введение

Цель моей курсовой работы – изучить и проанализировать технологию регистрации документов (учет документов, контроль за их исполнением, справочная работа по документам).

В любой сфере общественной деятельности особое значение для целей управления имеет информация, носителем которой является документ, и то, насколько она оперативно оформляется и перерабатывается.

Система документооборота является технологической основой деятельности компании по принятию и исполнению решений.

Поэтому всякое повышение эффективности работы с документами непосредственно сказывается на эффективности выполнения организацией своих функций, будь то улучшение обслуживания граждан государственным либо муниципальным учреждением или повышение конкурентоспособности коммерческого предприятия.

Сегодня организация, которая хочет получить современное решение для создания автоматизированной технологии документооборота, имеет достаточно широкий выбор – от отдельных частных технологий до готовых комплексных систем.

Отечественная практика предполагает обязательную регистрацию каждого документа с момента его появления в организации, а также регламентированное (и контролируемое) движение документа вплоть до его исполнения. Сама идея подобного учета, регламентации и централизованного контроля вполне адекватна современным мировым реалиям управления с использованием компьютерных сетей.

Использование компьютерных технологий ускоряет документооборот, повышает исполнительскую дисциплину сотрудников, совершенствует управление организации в целом.

Компьютеризация делопроизводственных процессов позволяет отказаться от ручных форм учета и перейти на современную форму регистрации документов с помощью ПЭВМ.

Тем более что постоянно возрастает объем регистрируемых документов на любых предприятиях, внедряются системы автоматизации в смежных областях, и в связи с этим целесообразно использовать новые технологии для автоматизации регистрации документов.

Задачи регистрации документов:

  1. Раскрыть понятие;
  2. Выявить все преимущества и освоить малоизвестные стороны данной темы;
  3. Показать важность регистрации документов.

Глава 1 Регистрация документов как один из видов документационного обеспечения деятельности организации

Регистрация документов согласно ГОСТ Р 51141-98 определяется как «запись учётных данных о документе по установленной форме, фиксирующий факт его создания, отправления или получения».

Регистрация необходима для учёта, контроля исполнения и поиска документов, придания им юридической силы.

Процесс регистрации позволяет создать базу данных о документах и тем самым заложить основы информационно-поисковой системы организации по всем документам.

Регистрации подлежит не вся документация, поступающая в организацию. Регистрируют документы, поступающие из вышестоящих федеральных и местных органов и направляемые им в их адрес.

Регистрируют также письма депутатов Государственной Думы, важнейшие внутренние документы – приказы, распоряжения, протоколы, планы, отчёты, докладные и объяснительные записки, справки и доклады, характеризующие отдельные стороны деятельности организации, предложения, заявления и жалобы граждан, договоры, корреспонденцию от других организаций, требующую решения или ответа, материалы  постоянного хранения. Регистрируется ценная и заказная корреспонденция.

На документы, не подлежащие регистрации, составляется специальный перечень.

Не подлежат регистрации первичные документы бухгалтерского, материального и статистического учёта и отчётности, поздравительные письма и телеграммы, приглашения, прейскуранты, нормы расхода материалов, малозначительная переписка по кадровым и другим вопросам, повестки дня, заявления о приёме на работу, увольнения, а также документы, поступающие в копиях для сведения, и некоторые других.

Перечень документов, не подлежащих регистрации, составляет секретарь руководителя или начальник канцелярии. Перечень утверждает руководитель организации.

На практике в настоящее время находят применение три системы регистрации документов:

– централизованная, при которой регистрация всех документов организации производится в канцелярии, на малых предприятиях – у секретаря руководителя;

– децентрализованная, при которой регистрация документов осуществляется в структурных подразделениях секретарями подразделений;

– смешанная, сочетающая в себе элементы централизованной и децентрализованной систем.

Практика показывает, что наиболее эффективной среди рассматриваемых выше является последняя, смешанная система.

При этом централизованно регистрируется документация, поступающая из федеральных и местных органов власти, или направляемые в их адрес важнейшие внутренние документы (приказы по основной деятельности и личному составу, протоколы, акты, докладные записки и др.), а также предложения и жалобы граждан.

Специализированную документацию (учётно-финансовую, арбитражную, кадровую) регистрируют в соответствующих структурных подразделениях.

Важнейшим принципом регистрации документов является однократность. Каждый документ должен регистрироваться в организации только один раз. Входящие документы регистрируют в день поступления, исходящие и внутренние документы – в день подписания.

Регистрацией документов должен заниматься опытный сотрудник канцелярии или секретарь руководителя. Для этого надо знать делопроизводственный процесс, функции структурных подразделений, состав документации, циркулирующей в организации, уметь выделить и чётко изложить основную мысль регистрируемого документа в случае, если отсутствует заголовок, владеть компьютером и т.д.

Глава 2 Формы и порядок регистрации документов

В практической деятельности делопроизводственных служб наибольшее распространение получили две формы регистрации документов – журнальная и карточная. В настоящее время начинает внедряться автоматизированная форма регистрации.

Журнальная форма может быть использована эффективно в организациях с небольшим объемом документооборота – до 1000 документов в год, а также для учета специальных видов документации, требующей особого внимания к их сохранности.

Назовем основные виды журналов, необходимых для полноценного учета документов. Это журналы: входящих документов; исходящих документов; внутренних документов; документов конфиденциального характера.

В качестве примера приведём форму журнала регистрации входящих документов (Таблица 2.1).

Таблица 2.1

Форма журнала регистрации входящих документов

Дата поступления и индекс документаКорреспондент, дата и индекс поступившего документаКраткое содержаниеРезолюция или кому направлен документОтметки об исполнении
12345

При всей надежности и простоте журнальной формы учета документов, она имеет целый ряд недостатков.

Нарушен основной принцип регистрации – ее однократность, так как возникает необходимость повторной регистрации документа в процессе его передачи из подразделения в подразделение.

Поиск информации при журнальной форме усложнён, поскольку инициативный документ, например, зарегистрирован в одном журнале, а ответ на него в другом. Журнальная форма негибка для справочной работы в архиве.

При количестве учётных единиц документов свыше тысячи целесообразно использовать карточную форму регистрации.

Карточная регистрация всех категорий документов осуществляется на единой форме регистрационной карточке (Таблица 2.2).

Форма регистрационной карточки

Таблица 2.2

Лицевая сторона

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31*
Корреспондент (организация –Автор документа)
Дата  поступленияИ индекс документаДата и индекс организации – Автора  документа
Краткое содержание
Резолюция или кому направлен документ
Отметка об исполнении документа

Примечание

*- Срок исполнения (обводится кружком)

Бланки карточек желательно изготавливать типографским способом на плотной бумаге формата А5 (148х210 мм) или А6 (105х148 мм). Допускается цветовое различие карточек.

Все графы лицевой стороны карточки по содержанию соответствуют содержанию реквизитов документов. На оборотной стороне регистрационной карточки в графе «контрольные отметки» фиксируют отметки о контроле, которые должны содержать дату проверки и конкретные причины задержки исполнения документа. В ней также делают записи, отражающие движение (передачу) документов.

На карточках регистрации входящих и внутренних документов в данной графе указывают должность и фамилию сотрудника, подготовившего документ, и лиц, завизировавших его.

Продолжение таблицы 2.2

Оборотная сторона

Контрольные отметки
Дата передачиПодразделение или должность и  фамилия лица, которому передан документРасписка в получении (при необходимости)
Фонд №Опись №Дело №

Графы «Фонд №», «Опись №», «Дело №» заполняются в архиве, куда регистрационные карточки сдаются вместе с документами по истечении срока их хранения в текущей работе.

Количество экземпляров регистрационной карточки на документ обычно составляет 2-3 экземпляра. Один помещается в сроковую картотеку, другой – в информационно-справочную, третий может быть передан исполнителю вместе с документом.

Применение карточек для регистрации заметно повысило оперативность поиска документа и одновременно сократило трудоемкость процесса регистрации по сравнению с журнальной формой.

Компьютеризация делопроизводственных процессов позволила заменить ручную карточную форму регистрации документов на современную автоматизированную. При этом большинство программ построено на занесении в электронную карточку, выводимую на экран компьютера, как традиционных реквизитов, так и ряда дополнительных.

Компьютерная регистрация документов позволяет:

– внести значительно больше сведений о документах, учитывающих специфику организации;

– организовать децентрализованную (на рабочих местах) регистрацию документов непосредственно в структурных подразделениях с объединением сведений о документах в единой базе данных организации;

– организовать на основе базы данных информационно-справочную работу;

– организовать эффективный контроль за исполнением документов.

Выводимые на экран компьютера регистрационные формы входящих, исходящих и внутренних документов имеют небольшие отличия, но вносимые в общую базу данных сведения позволяют осуществлять обобщенный поиск сведений по всем документам организации.

Источник: https://student.zoomru.ru/delo/registraciya-dokumentov/123886.976128.s1.html

Организация регистрации документов. характеристика современных регистрационных форм., Документоведение и архивоведение – Курсовая работа

Учетно регистрационная документация что к ней относится. Курсовая работа: Организация регистрации документов на предприятии. Рассмотрим несколько конкретных примеров, связанных с регистрацией документов

ВВЕДЕНИЕ 3

ГЛАВА

1. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ АСПЕКТЫ СИСТЕМЫ РЕГИСТРАЦИИ ДОКУМЕНТОВ 5

1.1. Сущность и история развития регистрации документов 5

1.2. Автоматизированные системы регистрации документов 10

ГЛАВА

2. АНАЛИЗ СИСТЕМЫ РЕГИСТРАЦИИ ДОКУМЕНТОВ В ООО «МЕТАЛЛОШТАМП» 16

2.1. Общая характеристика ООО «Металлоштамп» 16

2.2. Система регистрации документов в ООО «Металлоштамп» 19

2.3. Основные пути по совершенствованию системы регистрации документов в ООО «Металлоштамп» 26

ЗАКЛЮЧЕНИЕ 31

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ 33

ПРИЛОЖЕНИЕ 1 36

ПРИЛОЖЕНИЕ 2 37

Выдержка из текста

ВВЕДЕНИЕ

В рамках документационного обеспечения управления любой организации, особые требования предъявляют к документированию управленческой деятельности, так как степень рациональности именно этого процесса влияет на успех управления в целом.

Совершенствование документирования управленческой деятельности предполагает отсутствие затруднений и скорость в оформлении документов, придания им юридической силы, в расположении их реквизитов путём использования унифицированных форм и унифицированных языковых средств, быстроту передачи информации на оперативном этапе создания и оформления документов, что в совокупности обуславливает экономию временных, трудовых и материальных ресурсов.

В настоящее время среди выше перечисленных операций наиболее важной становится регистрация документов.

Так как регистрация документов является подтверждением факта создания или получения документа в организацию, что позволяет создать базу данных о всех документах организации для последующего контроля и информационно-справочной работы.

От того как налажена работа регистрации документами, во многом зависят оперативность и качество принимаемых решений, эффективность их выполнения и деятельность организации в целом.

В эпоху передовых технологий ручная регистрация документов отходит на второй план.

Вместо этого делопроизводственные службы или просто секретари-референты используют автоматизированные системы регистрации, которые изначально заложены в автоматизированных системах документационного оперативного управления «АСДОУ». На основании всего вышесказанного тема данной курсовой работы на сегодняшний день является очень важной и актуальной.

Объектом исследования является ООО «Металлоштамп».

Предметом исследования является выявление особенностей в системе регистрации документов в ООО «Металлоштамп».

Целью курсовой работы является анализ автоматизированной системы регистрации документов в ООО «Металлоштамп» и разработка предложении по ее совершенствованию.

Для достижения поставленной цели необходимо разрешить следующие задачи:

1. Изучить теоретические аспекты регистрации документов: сущность и историю возникновения;

2. Рассмотреть автоматизированные системы регистрации документов, применяемых в современном делопроизводстве;

3. Дать краткую характеристику компании ООО «Металлоштамп»;

4. Проанализировать постановку регистрации документов в ООО «Металлоштамп»;

5. Предложить основные направления по совершенствованию системы регистрации документов в ООО «Металлоштамп».

Для решения поставленных задач в работе были использованы следующие методы: анализ теоретических и периодических источников, анализ отчетной документации организации.

При подготовке курсовой работы для реализации поставленных задач было использовано федеральное законодательство по организации делопроизводства, нормативные правовые акты, организационные документы, регламентирующие организацию документационного обеспечения управления предприятия.

Помимо опубликованных источников при написании курсовой работы были использованы неопубликованные источники: Устав, организационно-распорядительные документы ООО «Металлоштамп».

Структура работы обусловлена логикой исследования, его целями и задачами. Данная работа состоит из введения, двух глав, заключения, списка использованных источников и литературы, приложений.

Список использованной литературы

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ

1 Российская Федерация. Конституция(1993)Конституция Российской Федерации: Основной закон. — М.:Проспект,2010-32с.

2 Федеральный закон РФ от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» // Собрании законодательства Российской Федерации от

3. июля 2006 г. № 31 (часть I) ст. 3448.

3 Федеральный закон от 6 апреля 2011 г. № 63-ФЗ «Об электронной подписи» // Собрание законодательства Российской Федерации от

1. апреля 2011 г. N 15 ст. 2036.

4 Федеральный закон от

2. октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» // Собрание законодательства Российской Федерации от

2. октября 2004 г. № 43 ст. 4169.

5 Постановление Правительства Российской Федерации от15.06.2009 №

47. «Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти» //Собрание законодательства Российской Федерации. 2009. № 25. ст.3060.

Источник: https://referatbooks.ru/kursovaya-rabota/organizatsiya-registratsii-dokumentov-harakteristika-sovremennyih-registratsionnyih-form/

Регистрация документов, ее функции и виды. Курсовая работа: Организация регистрации документов на предприятии Документы не подлежащие регистрации

Учетно регистрационная документация что к ней относится. Курсовая работа: Организация регистрации документов на предприятии. Рассмотрим несколько конкретных примеров, связанных с регистрацией документов

Регистрация документов является одной из важнейших функций делопроизводства.

Ее главное назначение – придание документу юридической силы, то есть подтверждение факта его создания или получения.

Пока документ не зарегистрирован, не имеет своего номера, учреждение не берет на себя ответственности за него, поскольку не подтверждено факта его создания или поступления.

Основная цель регистрации – учет документов, контроль за их исполнением и справочная работа по документам.

Регистрация документов – это запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения путем указания на нем даты и регистрационного Индекса с последующей записью в регистрационных формах необходимых сведений о документе.

Требования к регистрации документов

Во время регистрации документов необходимо придерживаться таких основных правил:

o регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и дальнейшего использования в справочных целях;

o документы регистрируются независимо от способа их доставки, передачи или создания;

o документы (как входящие, так и исходящие) регистрируют в учреждении только один раз (в службе делопроизводства или структурным подразделениям);

o регистрация документов осуществляется по регистрационным документопотоками (входящие документы – один поток, выходные – второй, внутренние – третий; в каждом из документопотоков могут выделяться определенные трупы документов); для входящих, исходящих и внутренних документов создаются отдельные регистрационные формы с предоставленными им регистрационными номерами;

o регистрация документов осуществляется: входящие – в день поступления, внутренних – в день подписания или утверждения, выходных – в день отправки;

o в пределах групп документов регистрация осуществляется по названиям видов документов, в зависимости от авторов и содержания.

Как правило, отдельно регистрируются:

o законы Украины, акты и корреспонденция Верховной Рады Украины, Президента Украины, Кабинета Министров Украины;

o приказы (распоряжения) по основной деятельности;

o приказы (распоряжения) по административно-хозяйственным вопросам;

o приказы (распоряжения) по личному составу (согласно их видов и сроков хранения);

o решения коллегиальных органов;

o акты ревизий финансово-хозяйственной деятельности;

o бухгалтерские документы;

o заявки на материально-техническое снабжение;

o служебная переписка;

o обращения граждан и т.д.

Не подлежат регистрации в делопроизводственной службой следующие виды документов:

1. Письма, поступившие в копии к сведению;

2. Телеграммы и письма о разрешении на командировки и отпуска;

3. Сообщение о заседания, совещания, собрания и повестку дня;

4. Графики, наряды, заявки, разнарядки;

5. Сводки и информация, присланные к сведению;

6. Учебные планы, программы (копии);

8. Прейскуранты (копии);

9. Нормы расходов материалов;

10. Поздравительные письма и приглашения;

11. Печатные издания (книги, журналы, бюллетени);

12. Научные отчеты по темам;

13. Месячные, квартальные, полугодовые отчеты;

14. Формы статистической отчетности.

Документы, указанные в пунктах 4, 6, 11, 12, 13,14, подлежат специальному учету в соответствующих структурных подразделениях учреждений (бухгалтерии, отделе кадров, библиотеке, отделе научно-технической информации) .

Системы регистрации документов

Регистрация документов может осуществляться централизованно и децентрализовано. Наиболее рациональной является централизованная система регистрации документов, когда документы регистрируются в одном месте – службе делопроизводства.

Применение децентрализованной системы регистрации документов в учреждениях с объемом документооборота свыше 10 тыс. документов в год, с территориально разобщенными структурными подразделениями и в случаях, вызванных спецификой деятельности учреждения.

На практике наиболее распространенной является смешанная (комбинированная) система регистрации документов: документы, полученные от органов высшего уровня, и документы на имя руководства, распорядительные документы и переписка за подписью руководства регистрируются в службе делопроизводства, другие документы по направлениям деятельности структурных подразделений – в этих структурных подразделениях. Например, приказы по личному составу регистрируются в кадровой службе, бухгалтерскую документацию – в бухгалтерию, документацию по обучению в учебной части; переписка в адрес структурных подразделений может регистрироваться в соответствующих структурных подразделениях.

Вместе с тем децентрализация также должна основываться на единой системе регистрационных индексов, единых правилах регистрации, на общедоступных регистрационных данных, обычно с соблюдением всех положений о конфиденциальности информации.

Регистрация документа – это фиксация факта создания или поступления документа в организацию. Регистрация включает проставление регистрационного номера документа и запись сведений о документе в регистрационных формах.

Регистрация документа необходима для учета, контроля и поиска нужных документов.

Утверждение документов проводится должностным лицом (руководителем) соответствующего подразделения или руководителем предприятия или специально издаваемым документом для придания документу юридической силы.

В утвержденных документах присутствует гриф утверждения документа, содержащий слово УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименование должности, подпись инициалы и фамилию лица, утверждающего документ, и дата утверждения.

Перечень документов, подлежащих утверждению

  • Акты (проверок, ревизий, выполненных работ, списания, экспертизы, приема-передачи дел и т. д.)
  • Инструкции (должностные, по технике безопасности и т. д.)
  • Отчеты (о производственной деятельности, о командировках и т. д.)
  • Перечни (должностей, работников, документов и т. д.)
  • Планы (производственные, развития, внедрения новой техники и т. д.)
  • Положения (о структурном подразделении, премировании и т. д.)
  • Программы (проведения работ, мероприятий, командировок)
  • Структура и штатная численность
  • Сметы (расходов, использования средств и т. д.)

Перечень документов, на которых ставится печать

На документах, удостоверяющих права должностных лиц, фиксирующих факт расходования денежных средств и материальных ценностей, а также специально предусмотренных правовыми актами ставятся печать и подпись. Подпись должна быть заверена печатью предприятия.

Оттиск печати следует проставлять таким образом, чтобы он захватывал часть личной подписи должностного лица, подписавшего документ, и текст был разборчивым.

  • Акты (приема объектов, оборудования, выполненных работ, списания, экспертизы, приема-передачи дел и т. д.).
  • Архивные справки, а также копии (выписки) архивных документов.
  • Доверенности (на получение товарно-материальных ценностей, ведение дел в арбитраже и т. д.).
  • Договоры (о материальной ответственности, поставках, подрядах, совместной деятельности, аренде помещений, о производстве работ и т. д.).
  • Заявки (на оборудование и т. д.).
  • Заявление (на аккредитив, об отказе от акцепта и т. д.).
  • Командировочные и другие служебные удостоверения.
  • Лицензии на право ведения какой-либо деятельности.
  • Образцы оттисков печатей и подписей работников, имеющих право совершения финансово-хозяйственных операций.
  • Письма гарантийные (на выполнение работ, услуг и т. д.).
  • Поручения бюджетные, банковские, пенсионные, платежные (сводные в банк, на получение и перевод валюты, на импорт и т. д.).
  • Реестры (чеков, бюджетных поручений, представляемые в банк, на отправку международной корреспонденции).
  • Свидетельства об открытии представительств.
  • Смета расходов (на производство новых изделий на капстроительство, калькуляцию к договору и т. д.).
  • Совместные документы, подписанные руководителями предприятий.
  • Спецификации (изделий, продукции и т. д.).
  • Учредительные документы (устав, протокол и т. д.).
  • Характеристики.
  • Штатные расписания и изменения к ним.

Перечень документов, не подлежащих регистрации

В данный перечень включены документы, не подлежащие регистрации. Этот перечень может быть конкретизирован с учетом рода деятельности предприятия и доведен до секретарей-референтов, или лиц, ведущих журналы регистрации.

  • Сообщения о заседаниях, совещаниях и повестках дня.
  • Графики, наряды, заявки.
  • Сводки и информация, присланные для сведения.
  • Учебные планы, программы.
  • Рекламные извещения, плакаты, программы совещаний, конференций, пребывания и т. д.
  • Прейскуранты, прайс-листы.
  • Технические условия.
  • Нормы и нормативы расходов материалов.
  • Поздравительные письма.
  • Пригласительные билеты.
  • Печатные издания (книги, журналы, бюллетени, каталоги).
  • Формы статистической отчетности.
  • Корреспонденция, адресованная работникам предприятия с пометкой “лично”.
  • Объяснительные записки.

Регистрационный номер документа – реквизитмногофункциональный. Помимо своего основного предназначения – порядковойнумерации документов, индекс документа помогает решать самые разные задачи.

По конечнымпорядковым номерам в конце года можно проследить рост объема документопотоков,проходящих через организацию, а значит, через секретаря, чтосвидетельствует о росте персональной нагрузки и может стать основанием для законныхтребований о повышении заработной платы или увеличения штата секретариата.

ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации.Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требованияк оформлению документов» допускает на усмотрение организации дополнятьпорядковые регистрационные номера идентификационными индексами (п. 3.12),что способствует решению задач по оперативному поиску того или иного документа.

Так, нумерацию исходящих писем дополняют кодомподразделения, выступившего инициатором документа. Во избежание путаницы сопределением распорядительного документа кадровые приказы нумеруют сприсвоением индекса К (кадровый) или ЛС (по личному составу), номерраспоряжения принято дополнять литерой Р.

При поступлении запроса на поиск документа секретарь пономеру, точнее – по дополнительно присвоенному индексу, легко можетсориентироваться, в каком деле (папке) его искать, например:

№ 26-р – в распоряжениях;

№ 26-лс – в приказах по личному составу;

№ 26-опер – среди протоколов оперативных совещаний.

Дополнив порядковый номер поступившего документа литерой Ф(факс) или Э (электронная почта) можно решить проблему учета способа доставкиписьма в вашу организацию без увеличения регистрационных форм (журналов).

Регистрация документов строится на следующих основныхправилах.

  • Однократность регистрации.Документ в стенах одногоучреждения регистрируется единожды (при создании или получении). Путешествие изподразделения в подразделение документ совершает под своим уникальным номером,т.е. внутренние подразделения, получив документ, учитывают его подпервоначально присвоенным индексом, а не присваивают новый. Это правилораспространяется как на распорядительную документацию, так и на служебнуюпереписку.
  • Своевременность регистрации.

Источник: https://www.irkutskout.ru/pension/registraciya-dokumentov-ee-funkcii-i-vidy-kursovaya-rabota-organizaciya-registracii-dokumentov-na-pr/

Организация регистрации документов

Учетно регистрационная документация что к ней относится. Курсовая работа: Организация регистрации документов на предприятии. Рассмотрим несколько конкретных примеров, связанных с регистрацией документов

      СОДЕРЖАНИЕ  

Введение…………………………………………………………………………..5 

Глава 1 Теоретические вопросы регистрации документов……………………6

    1. Сущность и основные понятия регистрации документов………………6
    2. Формы и порядок регистрации документов……………………………..8
    3. Организация справочно-информационны работ………………………..10

Глава 2 Анализ регистрации документов в ООО «Снаб-Сбыт-Бизнес»……..12

    1. Характеристика организации…………………………………………….12
    2. Схема движения и технология обработки документов на ООО «Снаб-Сбыт-Бизнес»………………………………………………………………14
    3. Регистрация документов в ООО «Снаб-Сбыт-Бизнес»…………………16

 

Глава 3 Рекомендации по организации регистрации документов в ООО «Снаб-Сбыт-Бизнес»…………………………………………………………….21 

Заключение……………………………………………………………………….25 

Список использованной литературы……………………………………………26 

Приложение 1…………………………………………………………………….27 

Приложение 2…………………………………………………………………….28                  

Введение

       Цель моей курсовой работы – изучить и проанализировать организацию регистрации документов (учет документов, контроль за их исполнением, справочная работа по документам).

       В любой сфере общественной деятельности особое значение для целей управления имеет информация, носителем которой является документ, и то, насколько она оперативно оформляется и перерабатывается.

       Система документооборота является технологической основой деятельности компании по принятию и исполнению решений.

Поэтому всякое повышение эффективности работы с документами непосредственно сказывается на эффективности выполнения организацией своих функций, будь то улучшение обслуживания граждан государственным либо муниципальным учреждением или повышение конкурентоспособности коммерческого предприятия.

       Сегодня организация, которая хочет получить современное решение для создания автоматизированной технологии документооборота, имеет достаточно широкий выбор – от отдельных частных технологий до готовых комплексных систем.

       Отечественная практика предполагает обязательную регистрацию каждого документа с момента его появления в организации, а также регламентированное (и контролируемое) движение документа вплоть до его исполнения. Сама идея подобного учета, регламентации и централизованного контроля вполне адекватна современным мировым реалиям управления с использованием компьютерных сетей.

       Использование компьютерных технологий ускоряет документооборот, повышает исполнительскую дисциплину сотрудников, совершенствует управление организации в целом.

       Компьютеризация делопроизводственных процессов позволяет отказаться от ручных форм учета и перейти на современную форму регистрации документов с помощью ПЭВМ.

Тем более что постоянно возрастает объем регистрируемых документов на любых предприятиях, внедряются системы автоматизации в смежных областях, и в связи с этим целесообразно использовать новые технологии для автоматизации регистрации документов.

       Задачи регистрации документов:

    1. Раскрыть понятие;
    2. Выявить все преимущества и освоить мало известные стороны данной темы;
    3. Показать важность регистрации документов.

Глава 1. Теоретические вопрос регистрации документов

1.1. Сущность и основные понятия регистрации документов  

       В последние годы наряду с термином «делопроизводство» употребляется и синонимичный ему термин «документационное обеспечение деятельности организации».

Возникновение его связано с изменением организационно-технической основы делопроизводства и подходов к его совершенствованию, ставшее возможным благодаря активному внедрению в сферу работы с документами средств вычислительной техники и современных информационных технологий создания, сбора, обработки, накопления, хранения, поиска и использования информации.

       Одна из важнейших функций систем документационного обеспечения – функция учета документов.

Учет документов обеспечивается их регистрацией-записью учетных данных о документе по установленной форе, фиксирующей факт создания документа, его отправки или получения.

Наряду с функцией учета документов регистрация позволяет осуществлять контроль исполнения документов, вести поиск документов по запросам подразделений и работников учреждения.

       Как правило, регистрации подлежит не вся документация, поступающая в организацию. Регистрируют документы, поступающие из вышестоящих федеральных и местных государственных органов и направляемые им в их адрес.

Регистрируют также письма депутатов Государственной Думы, важнейшие внутренние документы, предложения, заявления и жалобы граждан, договоры, корреспонденция от других организаций, требующая решения или ответа, материалы постоянного срока хранения.

Регистрируется ценная и заказная корреспонденция.

       На документы, не подлежащие регистрации, составляется специальный перечень. Перечень документов, не подлежащих регистрации, составляет секретарь-референт или начальник канцелярии, и утверждает руководитель организации.

       На практике в настоящее время находят применение три системы регистрации документов:

       централизованная, при которой регистрация всех документов организации производится в журналах в службе ДОУ или у секретаря-референта;

       – децентрализованная, при которой регистрация документов осуществляется в журналах в структурных подразделениях секретарями подразделений;

       – смешанная, сочетающая в себе элементы централизованной и децентрализованной систем.

       Практика показывает, что наиболее эффективной среди рассматриваемых выше является последняя, смешанная система.

При этом централизованно регистрируется документация, поступающая из федеральных и местных органов власти или направляемые в их адрес, важнейшие внутренние документы (приказы по основной деятельности и личному составу, протоколы, акты, докладные записки и др.), а также предложения и жалобы граждан.

       Специализированную документацию регистрируют в соответствующих структурных подразделениях.

       Важнейшим принципом регистрации документов является однократность. Каждый документ должен регистрироваться в организации только один раз.

       В практической деятельности служб документационного обеспечения наибольшее распространение получили две формы регистрации документов – журнальная и карточная.

       Журнальная форма может быть использована эффективно в организациях с небольшим объемом документооборота, а также для учета специальных видов документации, требующей особого внимания к их сохранности. Как минимум, при такой форме регистрации используются журналы: входящих документов; исходящих документов; внутренних документов; документов конфиденциального характера.

       Документы внутреннего характера, в свою очередь, могут учитываться в журналах учета приказов по организации, протоколов, докладных записок на имя руководства, писем граждан и т.п.

       При всей надежности и простоте журнальной формы учета документов, она имеет целый ряд недостатков.

Так, возникает необходимость повторной регистрации документа в процессе его передачи из подразделения в подразделение.

Поиск информации при журнальной форме усложнен, поскольку инициативный документ, например, зарегистрирован в одном журнале, а ответ на него в другом. Журнальная форма негибка для справочной работы в архиве.

       Использование автоматического дублирования традиционных журнальных записей в ПЭВМ (электронные журналы) исправляет перечисленные недостатки, но при большом количестве учетных единиц документов более удобной является карточная форма регистрации.

       Карточная регистрация всех категорий документов осуществляется на единой по форме регистрационной карточке.

       Количество экземпляров регистрационной карточки на документ определяется числом справочных и контрольных картотек во всех структурных подразделениях и звеньях, в которых документ будет исполняться и контролироваться.

       Применение карточек для регистрации заметно повышает оперативность нахождения документа или группы документов и одновременно сокращает трудоемкость процесса регистрации по сравнению с журнальной формой.

       Условием успешной деятельности службы ДОУ (секретаря-референта) в области информационно-справочной работы является создание справочной картотеки, в которой регистрационные карточки расположены по определенной системе, что позволяет оперативно установить, в каком подразделении, у кого из исполнителей и в какой, стадии исполнения находится искомый документ, а также в каком документе находится конкретная информация по нужному вопросу.

       Карточки группируют в картотеке по признакам, которые полностью зависят от содержания и характера запросов, которые должны удовлетворяться с ее помощью.

            Контроль за исполнением документов и принятых решений – важная функция управления организацией. Работа по контролю за исполнением документов включает в себя проверку и регулирование хода исполнения, анализ результатов исполнения контролируемых документов.

Действия по контролю заключаются в обязательном учете определенных категорий документов, в соответствии с разработанным в организации перечнем и по указанию (резолюциям) руководства, в систематическом наблюдении за их фактическим исполнением, в принятии мер, способствующих своевременному исполнению.

       Под текущим контролем понимают ежедневную подготовку сведений о документах, срок исполнения которых истекает сегодня. Секретарь-референт ежедневно в начале рабочего дня докладывает руководителю о фактах неисполнения установленных сроков.

Суть предупредительного контроля заключается в своевременном за 2-3 дня предупреждении сотрудника о необходимости решения порученного ему вопроса. Если в ходе контроля выясняется невозможность в оставшееся время исполнить поручение, об этом также докладывается руководителю.

Текущий и предупредительный контроль помогает при планировании рабочего дня руководителя.

       Документы с длительным сроком исполнения (например, договор) контролируются по промежуточным этапам исполнения с занесением сведений в регистрационную карточку.

       Документ считается исполненным, если решены поставленные в нем вопросы, выполнены поручения, корреспонденту дан ответ по существу дела, в карточке и на документе-запросе сделана отметка об исполнении, удостоверенная подписью ответственного исполнителя, и карточка поступила секретарю-референту или в подразделение службы ДОУ, осуществляющее контроль. В регистрационную карточку при этом вносятся сведения о дате исполнения документа, и указывается номер дела по номенклатуре, в которое подшит исполненный документ.

       Что касается итогового контроля, то к нему относят аналитическую работу по обобщению исполнительской дисциплины в организации. Формой контроля является составление раз в месяц (квартал) перечня неисполненных документов по отдельным подразделениям или по организации в целом.

1.2. Формы и порядок регистрации документов

      В практической деятельности делопроизводственных служб наибольшее распространение получили две формы регистрации документов – журнальная и карточная. В настоящее время начинает внедряться автоматизированная форма регистрации.

      Журнальная форма может быть использована эффективно в организациях с небольшим объемом документооборота – до 1000 документов в год, а также для учета специальных видов документации, требующей особого внимания к их сохранности.

      Назовем основные виды журналов, необходимых для полноценного учета документов. Это журналы: входящих документов; исходящих документов; внутренних документов; документов конфиденциального характера.

Источник: https://www.stud24.ru/records-management/organizaciya-registracii-dokumentov/206484-603862-page1.html

Водителю
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: